Dos in Dont je vnos podatkov v Excelu

01 od 08

Pregled vnosa podatkov Excel

Ta vadnica zajema nekatere osnovne DO in DON'Ts vnos podatkov v programe preglednice, kot so Excel, Google Spreadsheets in Open Office Calc.

Če vnesete podatke pravilno, se lahko pozneje izognete težavam in olajšate uporabo več Excelovih orodij in funkcij, kot so formule in grafikoni.

DO in DON'T so:

1. Načrtujte svojo preglednico
2. Ne pustite praznih vrstic ali stolpcev pri vnosu sorodnih podatkov
3. Shranite pogosto in shranite na dveh mestih
4. Ne uporabljajte številk kot stolpčnih naslovov in ne vključite enot s podatki
5. Ali uporabite referenčne celice in imenske obsege v formulah
6. Ne pustite celic, ki vsebujejo formule, odklenjene
7. Razvrsti podatke

Načrtujte svojo preglednico

Ko gre za vnos podatkov v Excel, je dobro, da naredite malo načrtovanja, preden začnete vnašati.

Če poznamo, za kaj bo uporabljen delovni list, bodo podatki, ki jih bo vseboval, in kaj bo s temi podatki močno vplivala na končno postavitev delovnega lista.

Načrtovanje pred tipkanjem bi lahko prihranilo čas kasneje, če bi bilo treba preglednico reorganizirati, da bi bila učinkovitejša in lažja za delo.

Točke za razmislek

• Kakšen je namen preglednice?
• Koliko podatkov bo imela preglednica?
• Ali so grafikoni potrebni?
• Ali bo preglednica natisnjena?

Kaj je namen preglednice?

• Namen preglednice bo pomagal določiti lokacijo podatkov, saj morajo biti najpomembnejše informacije vidne in lahko dostopne.
• Katere izračune so potrebne? Izračuni vplivajo na formule in funkcije, ki so potrebni in kje bodo nameščene.

Koliko podatkov bo imelo preglednico?

Količina podatkov, ki jih bo najprej imela preglednica, in koliko bo kasneje dodano, bo vplivalo na število uporabljenih delovnih listov.

• Ne razprostirajte podatkov preveč, saj lahko težko najdejo določene podatke, izračuni, ki zajemajo več listov ali delovni zvezki, lahko vplivajo na uspešnost podjetja Excel.
• Za velike delovne liste je včasih koristno prikazati pomembne vsote stolpcev nad naslovi stolpcev, namesto da bi prisilili uporabnike, da si ogledajo informacije, da se pomaknete na dno delovnega lista.

So potrebni grafikoni?

Če bi bili vsi ali del podatkov prikazani v grafikonu ali grafikonih, bi to lahko vplivalo na postavitev informacij,

• Odvisno od vrste grafikona je treba podatke morda razvrstiti drugače - na primer z uporabo povzetkovnega območja za krožne grafikone.
• Pri velikih preglednicah lahko grafikone premaknete na ločene strani, da olajšate množico

Ali bo preglednica natisnjena?

Na način, na katerega so urejeni podatki, je lahko prizadeto, če se natisnejo vsi ali nekateri podatki, odvisno od tega, ali je izbrana portretna ali krajinska postavitev in koliko je potrebnih listov.

• Če želite uporabiti pokončni pogled na običajnem papirju velikosti črk (8 1/2 X 11), razmislite o tem, da večino podatkov v vrstice postavite v nekaj stolpcev, tako da so vsi naslovi vidni na enem listu.
• Če so potrebni več listov, upoštevajte naslove stolpcev za tiskanje na vrhu vsake strani, da boste olajšali branje podatkov.
• Če je treba natisniti več stolpcev podatkov, lahko postavitev pokrajine vodi na vse strani na eni strani. Če je potrebno več listov, natisnite naslove stolpcev na vrhu vsake strani.
• Če želite grafike natisniti, jih lahko premaknete na poseben list, lahko poenostavijo nalogo.

02 od 08

Ne pustite praznih vrstic ali stolpcev v povezanih podatkih

Če pustite prazne vrstice ali stolpce v podatkovnih tabelah ali s tem povezanih obsegih podatkov, lahko zelo težko uporabite številne funkcije programa Excel, kot so grafikoni, vrtilne tabele in določene funkcije.

Tudi prazne celice v vrstici ali stolpcu, ki vsebujejo podatke, lahko povzročijo težave, kot je prikazano na zgornji sliki.

Odsotnost praznih prostorov bo tudi Excelu omogočila, da zazna in izbere vse sorodne podatke v razponu, če se uporabljajo funkcije, kot so razvrščanje , filtriranje ali samodejno sesanje .

Namesto da pustite prazne vrstice ali stolpce, uporabite meje ali oblikujte naslovi in ​​nalepke s krepko ali podčrtano, da razbijete podatke in jih olajšate branje.

Če je mogoče, vnesite svoj stolpec podatkov.

• Pri določanju vaše preglednice položite opisni naslov na vrh prvega stolpca tabele s spodnjimi podatki.
• Če je več podatkovnih nizov, jih v stolpcih (od leve na desno) vnesite eno za drugo z naslovom za vsako vrsto podatkov na vrhu.

Neodvisni podatki hranite ločeni

Medtem ko je hramenje povezanih podatkov skupaj pomembno, hkrati je lahko koristno, da ločimo nespremenjene razpone podatkov.

Če zapustite prazne stolpce ali vrstice med različnimi razponami podatkov ali drugimi podatki na delovnem listu, bo Excelu lažje odkriti in izbrati s tem povezane obsege ali tabele podatkov.

03 od 08

Ali shranite pogosto

Pomembnost varčevanja z vašim delom pogosto ne moremo preceniti - ali pa je prepogosto navedena.

Seveda, če uporabljate spletno preglednico - na primer Google Spreadsheets ali Excel Online - potem shranjevanje ni težava, saj noben program nima možnosti shranjevanja, ampak namesto tega deluje s funkcijo samodejnega shranjevanja.

Za računalniške programe, čeprav po dveh ali treh spremembah - ne glede na to, ali dodajate podatke, spremenite oblikovanje ali vnesete formulo - shranite delovni list.

Če se to zdi preveč, prihranite vsaj vsaka dva ali tri minute.

Čeprav se je stabilnost računalnikov in računalniške programske opreme drastično izboljšala v zadnjih nekaj letih, se programska oprema še vedno zruši, napake v električni energiji se še vedno zgodijo, drugi pa včasih potujejo preko napajalnega kabla in ga izvlečejo iz vtičnice.

In ko se zgodi, izgubo katere koli količine podatkov - velikih ali majhnih - samo poveča delovno obremenitev, ko poskušate rekonstruirati tisto, kar ste že storili.

Excel ima funkcijo samodejnega shranjevanja , ki ponavadi deluje zelo dobro, vendar je ne smemo zanemariti. Po navadi si zagotovite svoje podatke s pogostimi prihranki.

Bližnjica do shranjevanja

Shranjevanje ni nujno težka naloga premikanja miške na trak in klikov na ikonah, prihranite se ob uporabi kombinacije bližnjičnih tipk:

Ctrl + S

Shrani na dveh mestih

Drug vidik varčevanja, ki ga ne moremo preceniti, je pomen shranjevanja podatkov na dveh različnih lokacijah.

Druga lokacija je seveda rezervna kopija in večkrat je bilo rečeno: "Varnostne kopije so kot zavarovanje: imaš eno in verjetno ne bo treba, nimaš in verjetno boš".

Najboljša varnostna kopija je tista, ki je na drugačni fizični lokaciji od izvirnika. Konec koncev, kaj je smisel imeti dve kopiji datoteke, če so

• so na istem trdem disku, ki ne uspe?
• na istem računalniku, ki se ukrade?
• v isti stavbi, ki gori na tla?

Spletne varnostne kopije

Še enkrat, varnostno kopiranje ni nujno zahtevna ali dolgotrajna naloga.

Če varnost ni težava - delovni list je seznam vaših DVD-jev - pošiljanje kopije s spletno pošto, tako da kopija ostane na strežniku, je verjetno zadostna.

Če je varnost težava, je spletno shranjevanje še vedno možnost - čeprav s podjetjem, ki je specializirano za takšno stvar in zaračunava pristojbino za to.

V primeru spletnih preglednic, verjetno lastniki programa varnostno kopirajo svoje strežnike - in to vključuje vse uporabniške podatke. Če želite biti varni, prenesite kopijo datoteke v svoj računalnik.

04 od 08

Ne uporabljajte številk kot stolpčnih naslovov in ne vključite enot s podatki

Uporabite naslove na vrhu stolpcev in na začetku vrstic za identifikacijo podatkov, saj naredijo postopke, kot so razvrstitev, veliko lažje, vendar ne uporabljajte številk, kot so - 2012, 2013 in tako naprej - storiti to.

Kot je prikazano na zgornji sliki, se lahko v izračune nehote vključijo naslovi stolpcev in vrstic, ki so samo številke. Če vaše formule vsebujejo funkcije , kot so:

• AutoSum ,
• AutoMax ,
• AutoAverage .

da samodejno izbere obseg podatkov za argument funkcije.

Običajno se takšne funkcije najprej iščejo za stolpce s številkami zgoraj, kjer se nahajajo in nato levo za vrsto številk, vsi izbrani naslovi pa bodo vključeni v izbrano območje.

Številke, uporabljene kot vrstice vrstic, lahko tudi zamenjate kot druge vrste podatkov, če so izbrane kot del razpona za grafikon in ne kot oznake osi.

Oblikujte številke v celicah naslova kot besedilo ali ustvarite oznake besedil pred vsako številko z apostrofom (') - na primer' 2012 in '2013. Apostrophe se v celici ne prikaže, vendar spremeni število v besedilne podatke.

Enote hranite v poglavjih

Ne: vnesite valuto, temperaturo, razdaljo ali druge enote v vsako celico s podatki o številu.

Če to storite, obstaja velika verjetnost, da bodo Excel ali Google Spreadsheets prikazali vse svoje podatke kot besedilo.

Namesto tega postavite enote v naslove na vrhu stolpca, ki bodo, kot se bo zgodilo, zagotovile, da bodo ti naslovi vsaj besedilni in da ne bodo ustvarili zgoraj opisane težave.

Besedilo na levo, številke na desni

Hitri način, če želite, ali imate podatke o besedilu ali številu, preverite poravnavo podatkov v celici. Besedilni podatki so privzeto poravnani na levi strani v Excelu in Google Spreadsheets, podatki o številu pa so v celici poravnani na desni strani.

Čeprav je to privzeto poravnavo mogoče enostavno spremeniti, se oblikovanje običajno ne uporablja, dokler niso vneseni vsi podatki in formule, zato lahko privzeta nastavitev na začetku pove, da je nekaj narobe na delovnem listu.

Odstotek in valutni simboli

Najboljša praksa za vnos vseh podatkov v delovni list je vnesti samo navadno številko in nato formatirati celico, da se pravilno prikaže številka - to vključuje odstotke in zneske v valuti.

Excel in Google Spreadsheets pa sprejemajo odstotne simbole, ki so vneseni v celico skupaj s številko, in oba prepoznata tudi simbole skupne valute, kot so znak dolarja ($) ali simbol britanskega funta (£), če so vneseni v skupaj s podatki o številu, drugi valutni simboli, kot je južnoafriški Rand (R), bodo verjetno razlagali kot besedilo.

Da bi se izognili morebitnim težavam, upoštevajte zgoraj omenjeno najboljšo prakso in vnesite znesek ter nato formatirajte celico za valuto in ne vnesite valutnega simbola.

05 od 08

Ali uporabite referenčne celice in imenske obsege v formulah

Tako lahko referenčne številke celic in imenovani obsegi uporabljamo v formulah, da bi bili hitrejši in enostavnejši za ohranjanje formule in razširitve, celotnega delovnega lista, brez napak in do datuma.

• Referenčne številke celic so kombinacija črke črke in vrstice celice - kot so A1, B23 in W987 - in se uporabljajo za identifikacijo lokacije podatkov v delovnem listu.
• Nazivno območje ali definirano ime je podobno kot referenca celice, saj se uporablja za identifikacijo celice ali obsega celic v delovnem listu.

Sklicevanje podatkov v formule

Formule se uporabljajo v Excelu za izračune - kot je dodajanje ali odštevanje.

Če so v formule vključene dejanske številke, kot so:

= 5 + 3

Vsakič, ko se podatki spremenijo - pravijo na 7 in 6, je treba formulo urediti in spremeniti številke, tako da formula postane:

= 7 + 6

Če se namesto tega podatki vnesejo v celice v delovnem listu, se lahko imena celic ali imena domen uporabljajo v formuli in ne v številkah.

Če je številka 5 v celico A 1 in 3 v celico A2, formula postane:

= A1 + A2

Če želite posodobiti podatke, spremenite vsebino celic A1 in A2, vendar formula ostane enaka - Excel samodejno posodablja rezultate formule.

Prihranki v času in naporu se povečajo, če delovni list vsebuje bolj zapletene formule in če več formul nanaša na iste podatke, saj je treba podatke spremeniti samo na eni lokaciji in vse formule, ki se nanašajo na to, bodo posodobljene.

S pomočjo referenčnih celic ali imenovanih obsegov je vaš delovni list varnejši, saj vam omogoča, da zaščitite formule pred nenamernimi spremembami, medtem ko zapustite podatkovne celice, ki se spreminjajo.

Kazanje na podatke

Druga značilnost programa Excel in Google Spreadsheets je, da vam omogočajo vnos celičnih sklikov ali imen domene v formule s kazanjem - kar pomeni, da kliknete celico, da vnesete referenco v formulo.

Kazanje zmanjšuje možnost napak, ki jih povzroči tipkanje napačne reference celic ali napačno črkovanje imena območja.

Za izbiro podatkov uporabite oznake z imeni

Z nameščanjem področja povezanih podatkov lahko ime veliko lažje izbere podatke pri izvajanju vrst ali filtriranja.

Če se velikost območja podatkov spremeni, lahko z imenom upravitelja imena preprosto uredite obseg imena .

06 od 08

Ne puščajte celic, ki vsebujejo nezaščitene formule

Po porabi toliko časa, ko so njihove formule točne in se uporabljajo pravilno referenčne celice, mnogi ljudje naredijo napako, da so te formule občutljive na naključne ali namerne spremembe.

Z dajanjem podatkov v celice v delovni list in nato z navedbo teh podatkov v formulah, omogoča, da so celice, ki vsebujejo formule, zaklenjene in, če je potrebno, zaščiteno z geslom, da jih varujejo.

Hkrati lahko celice, ki vsebujejo podatke, ostanejo odklenjene, tako da se lahko preprosto vnašajo spremembe, da se preglednica posodablja.

Zaščita delovnega lista ali delovnega zvezka je postopek v dveh korakih:

1. Poskrbite, da so pravilne celice zaklenjene
2. Uporabite možnost za zaščito stanja - in po želji dodajte geslo

07 od 08

Razvrsti podatke

Podatke razvrstite po končanem vnosu.

Delo z majhnimi količinami nerazvrščenih podatkov v Excelu ali Google Spreadsheetu običajno ni težava, toda zaradi večjega števila podatkov se težave z učinkovito delajo z njim.

Sortirani podatki so lažje razumljivi in ​​analizirani ter nekatere funkcije in orodja, kot sta VLOOKUP in SUBTOTAL, zahtevajo razvrščene podatke, da bi dobili pravilne rezultate.

Tudi razvrstitev podatkov na različne načine lahko olajša prepoznavanje trendov, ki v začetku niso očitni.

Izbiranje podatkov za sortiranje

Preden lahko podatke razvrstimo, mora Excel poznati točen razpon, ki ga je treba razvrstiti, in ponavadi je Excel zelo dober pri izbiri področij povezanih podatkov - dokler je bil vnesen,

1. v območju povezanih podatkov ni bilo nobenih praznih vrstic ali stolpcev;
2. in prazne vrstice in stolpci so ostali med področji povezanih podatkov.

Excel bo celo dokaj natančno določil, če ima območje podatkov imena polj in izključi to vrstico iz zapisov, ki jih je treba razvrščati.

Vendar lahko Excelu, da izbere obseg, ki ga je treba razvrstiti, lahko tvegan - še posebej z velikimi količinami podatkov, ki jih je težko preveriti.

Uporaba imen za izbiranje podatkov

Če želite zagotoviti pravilne podatke, označite obseg, preden začnete.

Če je enak razpon redno razvrščen, je najboljši pristop, da ga dobimo aName.

Če je ime definirano za razpon, ki ga želite razvrstiti, vnesite ime v polje Ime ali ga izberite s pripadajočega padajočega seznama, Excel pa samodejno označuje pravilen obseg podatkov v delovnem listu.

Skrite vrstice in stolpci ter sortiranje

Skrite vrstice in stolpci podatkov med sortiranjem niso premaknjeni, zato jih je treba preden razvijejo .

Na primer, če je vrstica 7 skrita, in je del vrste podatkov, ki so razvrščeni, bo ostala kot vrstica 7 in ne bo premaknjena na ustrezno lokacijo kot rezultat te vrste.

Enako velja za stolpce podatkov. Sortiranje po vrsticah vključuje prerazporeditev stolpcev podatkov, vendar če je stolpec B skrit pred sortiranjem, ostane kot stolpec B in ne bo prerazporejen z drugimi stolpci v razvrščenem obsegu.

08 od 08

Vse številke morajo biti shranjene kot številke

Težava: Preverite, ali so vse številke shranjene kot številke. Če rezultati niso tisti, kar ste pričakovali, lahko stolpec vsebuje številke, shranjene kot besedilo in ne kot številke. Na primer, negativne številke, uvožene iz nekaterih računovodskih sistemov, ali številka, vnesena z vodilnim (apostrof), se shranijo kot besedilo.

Ko hitreje razvrstite podatke z gumbom AZ ali ZA, se lahko stvari dogajajo grozno narobe. Če v podatkih obstaja prazna vrstica ali prazni stolpci, se lahko del podatkov razvrsti, drugi podatki pa se prezrejo. Predstavljajte si nered, ki ga boste imeli, če se imena in telefonska številka ne ujemata več, ali če naročila gredo na napačne stranke!

Najlažji način, da se pred razvrščanjem izbere pravilen obseg podatkov, je, da mu daste ime.

Druga predpostavka vpliva točno na to, kar razvršča Excel. Če imate izbrano eno celico, Excel razširja izbiro, da izberete obseg (podobno kot pritisnete Ctrl + Shift + 8), omejen z enim ali več praznimi stolpci in vrsticami. Nato preišče prvo vrstico v izbranem obsegu, da ugotovi, ali vsebuje informacije o glavi ali ne.

To je, če lahko razvrščanje z orodji orodne vrstice postane zapleteno - vaš glava (ob predpostavki, da jo imate) mora izpolnjevati nekaj precej strogih smernic, da bi Excel to prepoznal kot glavo. Če na primer v prazni celici obstajajo prazne celice, lahko Excel misli, da ni glava. Prav tako, če je glava v formatu enaka kot druge vrstice v obsegu podatkov, potem morda ne bo prepoznala. Če pa vaša podatkovna tabela sestoji izključno iz besedila in vaša glava v glavi vsebuje le besedilo, bo Excel skoraj - ne more prepoznal glave vrstice. (Vrstica izgleda kot druga podatkovna vrstica v Excelu.)

Šele po izbiri območja in določanju, ali obstaja glava v vrsti, bo Excel dejansko razvrščanje. Kako zadovoljni ste z rezultati je odvisno od tega, ali je Excel dobil tako izbiro obsega kot tudi določitev vrstice glave. Če na primer, če Excel ne verjame, da imate naslovno vrstico, in to storite, potem je vaš glava razvrščen v telo podatkov; to je na splošno slabo.

Če želite preveriti, ali je vaše območje podatkov pravilno prepoznano, uporabite bližnjico Ctrl + Shift + 8 in si oglejte, kateri izbere Excel; to bo tisto, kar bo sortirano. Če se ne ujema z vašimi pričakovanji, morate spremeniti značaj podatkov v svoji tabeli ali pa morate izbrati obseg podatkov pred uporabo pogovornega okna Sort.

Če želite zagotoviti, da je vaš naslov pravilno prepoznan, uporabite bližnjico Ctrl + Shift + 8, da izberete obseg podatkov, nato pa si oglejte prvo vrstico. Če ima glava prazne celice med tistimi, ki ste jih izbrali v prvi vrstici, ali je prva vrstica oblikovana tako kot druga vrstica ali če imate več kot eno glavo, potem Excel predpostavlja, da sploh nimate naslovne vrstice. Če želite to popraviti, naredite spremembe v vrstici z glavo, da preverite, ali jih Excel pravilno prepozna.

Nazadnje, vse stave so lahko izključene, če vaša podatkovna tabela uporablja glave z več vrstami. Excel jih težko priznava. Težavo ste povezali, ko pričakujete, da bo vseboval prazne vrstice v tem glavi; to preprosto ne more storiti samodejno. Vendar pa lahko preprosto izberete vse vrstice, ki jih želite razvrstiti, preden se lotite te vrste. Z drugimi besedami, bodite specifični v tem, za kaj želite Excel razvrstiti; Ne dovolite, da bi Excel predpostavke za vas.
Datumi in čas shranjeni kot besedilo

Če se rezultati razvrščanja po datumu ne izkažejo, kot je bilo pričakovano, lahko podatki v stolpcu s tipko za urejanje vsebujejo datume in čas, shranjene kot besedilne podatke in ne kot številke (datumi in časi so samo formatirani podatki o številu).

Na zgornji sliki je zapis za A. Petersona na koncu seznama, ko je na podlagi datuma zadolžitve - 5. novembra 2014 - zapis moral biti postavljen nad zapisnik za A. Wilsona, ki je prav tako ima datum zadolževanja 5. novembra.

Razlog za nepričakovane rezultate je, da je bil datum zadolževanja A. Peterson shranjen kot besedilo in ne kot številka
Mešani podatki in hitri tipi.

Pri uporabi metode hitrega razvrščanja zapisov, ki vsebujejo podatke o besedilu in številu, se pišejo skupaj, Excel sortira podatke o številu in besedilu - postavitev zapisov z besedilnimi podatki na dnu razvrščenega seznama.

Excel lahko vključuje tudi naslove stolpcev v rezultatih razvrščanja - jih razlaga kot samo drugo vrsto besedilnih podatkov in ne kot imena polj za podatkovno tabelo.
Razvrsti opozorila - Razvrsti pogovorno okno

Kot je prikazano na zgornji sliki, če uporabljate pogovorno okno Sort, tudi za sorte v enem stolpcu, Excel prikaže sporočilo, ki vas opozarja, da je naletel na podatke, shranjene kot besedilo, in vam daje možnost, da:

Razvrsti vse, kar je številka kot številka
Razvrsti številke in številke, shranjene kot besedilo posebej

Če izberete prvo možnost, bo Excel poskušal dati besedilne podatke na točno lokacijo rezultatov razvrščanja.

Izberite drugo možnost in Excel bo postavil zapise, ki vsebujejo besedilne podatke na dnu rezultatov razvrščanja - tako kot pri hitrih vrstah.