Shrani v Excelu z uporabo bližnjic

Prihranite zgodaj, prihranite pogosto!

Veliko dela ste vložili v preglednico Excel; ne pustite, da se zdrsne, ker ste ga pozabili shraniti! Uporabite te nasvete, da bo vaše delo varno in shranjeno, ko boste naslednjič potrebovali to datoteko.

Excel Save Bližnjične tipke

Poleg shranjevanja datotek v delovnem zvezku s funkcijo Shrani v meniju File ali ikono Shrani v orodni vrstici za hiter dostop lahko Excel omogoča shranjevanje bližnjičnih tipk na tipkovnici.

Ključna kombinacija za to bližnjico je:

Ctrl + S

• Če je bila datoteka že shranjena, se bo kazalec miške spremenil v ikono stekla, medtem ko bo shranjena.
• Če se delovna zveza prvič shrani, se odpre pogovorno okno Shrani kot.

Prvi čas Shrani

Ko se datoteka prvič shrani, morate v pogovornem oknu Shrani kot dati dve informaciji:

• Ime datoteke (do 255 znakov, vključno s presledki).
• Lokacija (mapa), kjer bo shranjena datoteka.

Shrani pogosto

Ker je uporaba bližnjičnih tipk Ctrl + S tako preprost način za shranjevanje podatkov, je prihranite pogosto - vsaj vsakih pet minut - da bi se izognili izgubi podatkov v primeru nesreče v računalniku.

Končaj shranjevanje lokacij

Od Excela 2013 je bilo mogoče pri Save As shraniti pogosto uporabljene shranjene lokacije .

Na ta način je lokacija zlahka dostopna na vrhu seznama zadnjih map. Ni omejitev števila lokacij, ki jih je mogoče pritrditi.

Če želite dodati shranjeno lokacijo:

1. Kliknite na datoteko> Shrani kot.
2. V oknu Shrani kot postavite miškin kazalec na želeno lokacijo pod Nedavne mape.
3. Na skrajni desni strani zaslona se za to lokacijo prikaže majhna horizontalna slika potisne žlice.
4. Kliknite na pin za to lokacijo. Slika se spremeni v sliko navpične slike potisnega čepa, ki označuje, da je lokacija zdaj pripeta na vrhu seznama zadnjih map.
5. Če želite odpreti lokacijo, znova kliknite na vertikalno potisno pinno sliko, da jo spremenite nazaj v vodoravni čep.

Shranjevanje datotek Excel v formatu PDF

Ena izmed funkcij, ki je bila prvič predstavljena v programu Excel 2010, je bila možnost pretvorbe ali shranjevanja datotek Excel v obliki PDF.

Datoteka PDF (Portable Document Format) omogoča drugim, da si ogledajo dokumente, ne da bi potrebovali prvotni program, kot je Excel, nameščen na njihovem računalniku.

Namesto tega lahko uporabniki odprejo datoteko s programom brezplačnega bralnika PDF, kot je Adobe Acrobat Reader.

Datoteka PDF vam omogoča tudi, da druge vidijo preglednice podatkov, ne da bi jim dali možnost spremeniti.

Shranjevanje aktivnega delovnega lista v formatu PDF

Ko shranjujete datoteko v formatu PDF, se privzeto shranjuje le trenutni ali aktivni delovni list - to je delovni list na zaslonu.

Koraki za shranjevanje Excelovega delovnega lista v formatu PDF s funkcijo Shrani kot vrsto datoteke so:

1. Kliknite zavihek Datoteka traku, da prikažete razpoložljive možnosti menija.
2. Kliknite možnost Shrani kot , da odprete pogovorno okno Shrani kot.
3. Izberite mesto za shranjevanje datoteke pod vrstico Save In na vrhu pogovornega okna.
4. Vnesite ime datoteke v vrstico Ime datoteke na dnu pogovornega okna.
5. Kliknite puščico navzdol na koncu vrstice Shrani kot vrsto na dnu pogovornega okna, da odprete spustni meni.
6. Pomaknite se po seznamu, da poiščete in kliknete na možnost PDF (* .pdf) , da bo prikazana v vrstici Shrani kot vrsto pogovornega okna.
7. Kliknite Shrani, da shranite datoteko v formatu PDF in zaprite pogovorno okno.

Shranite več strani ali celoten delovni zvezek v formatu PDF

Kot že omenjeno, privzeta možnost Save As shranjuje trenutni delovni list v formatu PDF.

Obstajata dva načina za spremembo shranjevanja več delovnih listov ali celotnega delovnega zvezka v obliki PDF:

1. Če želite shraniti več strani v delovnem zvezku, pred shranjevanjem datoteke označite jezičke v delovnem listu. Le te liste bodo shranjene v datoteki PDF.
2. Če želite shraniti celoten delovni zvezek:
   • Označite vse zavihke listov;
   • Odprite možnosti v pogovornem oknu Shrani kot.

Opomba : Gumb Options (Možnosti) postane viden le, ko je v vrsti pogovornega okna Shrani kot spremenjena oblika datoteke v datoteko PDF (* .pdf). Omogoča vam veliko izbire glede informacij in podatkov, shranjenih v formatu PDF.

1. Kliknite možnost PDF (* .pdf) , da bo gumb »Možnosti« prikazan v vrstici Shrani kot vrsto pogovornega okna;
2. Kliknite gumb, da odprete pogovorno okno Možnosti ;
3. V razdelku Publish what razdel izberite celotno delovni zvezek ;
4. Kliknite V redu, da se vrnete v pogovorno okno Shrani kot.