6 načinov razvrščanja podatkov v Excelu

Ta vrsta nasvetov pokriva različne načine razvrščanja podatkov v Excelu. Posebne informacije najdete na naslednjih straneh:

1. Hitro razvrščanje po enem stolpcu s funkcijo Razvrsti in filtrira ali vroče tipke
2. Razvrsti na več stolpcev
3. Razvrsti po datumih ali časih
4. Razvrsti po dnevih v tednu, mesecih ali drugih seznamih po meri
5. Razvrsti po vrsticah - Ponovno dodeljevanje stolpcev

Izbiranje podatkov za sortiranje

Preden lahko podatke razvrstimo, mora Excel poznati točen razpon, ki ga je treba razvrstiti, in ponavadi Excel precej dober pri izbiri področij povezanih podatkov - dokler je bil vnesen,

1. v območju povezanih podatkov ni bilo nobenih praznih vrstic ali stolpcev ;
2. in prazne vrstice in stolpci so ostali med področji povezanih podatkov.

Excel bo celo dokaj natančno določil, če ima območje podatkov imena polj in izključi to vrstico iz zapisov, ki jih je treba razvrščati.

Vendar lahko Excelu, da izbere obseg, ki ga je treba razvrstiti, lahko tvegan - še posebej z velikimi količinami podatkov, ki jih je težko preveriti.

Če želite zagotoviti pravilne podatke, označite obseg, preden začnete.

Če je isti razpon vedno večkrat razvrščen, je najboljši način, da mu daste ime .

01 od 05

Razvrsti ključ in vrstni red vrstice

Sortiranje zahteva uporabo sortnega ključa in vrstnega reda.

Razvrsti ključ so podatki v stolpcu ali stolpcih, ki jih želite razvrstiti. Identificira se po naslovu stolpca ali polju. Na zgornji sliki so možne sortne tipke Student ID, ime , starost , program in mesec, ki se začne

V hitri vrsti, klikanje na eno celico v stolpcu, ki vsebuje tipko za razvrščanje, zadošča, če želite Excelu povedati, kakšen je ključni ključ.

Za besedilne ali številske vrednosti sta dve možnosti za vrstni red razvrščanja naraščajoča in padajoča .

Pri uporabi gumba » Razvrsti in filtriranje« na zavihku » Domača stran « se vrstni red naročila na spustnem seznamu spremeni glede na vrsto podatkov v izbranem obsegu.

Hitro razvrščanje z uporabo Sort & Filter

V Excelu lahko hitro izvedbo izvedete s tipko Razvrsti & filtriranje na zavihku Domov na traku .

Koraki za hitro razvrščanje so:

1. Kliknite na celico v stolpcu s tipko za urejanje
2. Če je potrebno, kliknite jeziček Domov na traku
3. Kliknite gumb Razvrsti & filter, da odprete spustni meni možnosti razvrščanja
4. Kliknite eno od dveh možnosti, ki jih želite razvrstiti v naraščajočem ali padajočem vrstnem redu
5. Preverite, ali so podatki pravilno razvrščeni

Razvrsti podatke z uporabo tipk vročih tipk

Za razvrščanje podatkov v programu Excel ni kombinacije tipk za bližnjico.

Kaj je na voljo, so vroče tipke, ki vam omogočajo, da uporabite kazalne ključe namesto miškinega kazalca, da izberete iste možnosti, navedene zgoraj na kartici Home na traku.

• Uporaba tipkovnice za dostop do možnosti traku se vedno začne s tipko Alt .

Razvrščanje v naraščajočem vrstnem redu z uporabo vročih tipk

1. Kliknite stolpec v stolpcu s tipko za razvrščanje
2. Na tipkovnici pritisnite naslednje tipke:
3. Alt HSS
4. Tabelo podatkov je treba razvrstiti od A do Z / najmanjše do največje v izbranem stolpcu

Vroče tipke se pretvorijo v:
Tipka "Alt"> "Domov"> Skupina »Urejanje«> Meni »Razvrsti in filtriraj«> »Najdi najmanjša do največja« možnost.

Razvrščanje po ujemajočem redu z uporabo vročih tipk

Koraki za razvrščanje v padajočem vrstnem redu z uporabo vročih tipk so enaki tistim, ki so navedeni za naraščajočo vrsto, razen kombinacije z vročimi tipkami:

Alt HSO

Vroče tipke se pretvorijo v:
Tipka "Alt"> "Domov"> Skupina »Urejanje«> Meni »Razvrsti in filtrira«> možnost »Največja in najmanjša«.

02 od 05

Razvrsti na več stolpcev podatkov v Excelu

Poleg hitrega razvrščanja, ki temelji na enem stolpcu podatkov, funkcija za razvrščanje po meri Excel omogoča, da se razvrstite v več stolpcev tako, da določite več tipk za sortiranje.

V vrstah z več stolpci so tipke za razvrščanje označene z izbiro naslovov stolpcev v pogovornem oknu Sort.

Kot pri hitro razvrstitvi so tipke za sortiranje opredeljene tako, da se v tabeli s tipko za razvrščanje identificirajo naslovi stolpcev ali imena polj .

Razvrsti na primer z več stolpci

V zgornjem primeru so bili uporabljeni naslednji koraki za razvrstitev podatkov v obsegu H2 do L12 v dveh stolpcih podatkov - najprej po imenu, nato pa po starosti.

1. Označite obseg celic, ki jih želite razvrstiti
2. Kliknite zavihek Domov na traku .
3. Kliknite ikono Sort & Filter na traku, da odprete spustni seznam.
4. V spustnem seznamu kliknite Razvrsti po meri, da odprete pogovorno okno Sortiraj
5. Pod naslovom Stolpec v pogovornem oknu izberite Ime s spustnega seznama, da podatke najprej razvrstite po stolpcu Ime
6. Možnost Sort On je nastavljena na Vrednosti - glede na to, da vrsta temelji na dejanskih podatkih v tabeli
7. V razdelku Sortiraj vrstni red izberite Z na A s spustnega seznama, če želite podatke imena izbrati v padajočem vrstnem redu
8. Na vrhu pogovornega okna kliknite gumb Dodaj raven, da dodate drugo možnost razvrstitve
9. Za drugi ključ za razvrščanje pod naslovom Stolpec v spustnem seznamu izberite starost Starost, da razvrstite zapise z podvojenimi imeni s stolpcem »Starost«
10. V razdelku Sortiraj vrstni red izberite možnost Največji do najmanjši od spustnega seznama, da podatke Starost spremenite v padajočem vrstnem redu
11. V pogovornem oknu kliknite OK (V redu), da zaprete pogovorno okno in razvrstite podatke

Zaradi opredelitve drugega ključa za razvrščanje, v zgornjem primeru sta bila dva zapisa z enakimi vrednostmi za polje Ime nadalje razvrščena v padajočem vrstnem redu z uporabo polja Starost , kar je povzročilo zapis za študenta A. Wilson, ki je bil star 21 let zapis za drugo A. Wilson, stari 19 let.

Prva vrsta: stolpnice ali podatki?

Obseg podatkov, izbranih za razvrščanje v zgornjem primeru, je vseboval naslove stolpcev nad prvo vrstico podatkov.

Excel je zaznal, da so v tej vrstici vsebovani podatki, ki so bili drugačni od podatkov v naslednjih vrsticah, zato je v prvi vrstici prevzel postavke stolpcev in jih nastavil v pogovornem oknu Sort, da jih vključi.

Eno merilo, ki ga uporablja Excel za ugotavljanje, ali prva vrstica vsebuje naslove stolpcev, je formatiranje. V zgornjem primeru je besedilo v prvi vrstici drugačna pisava in je drugačna barva od podatkov v ostalih vrsticah. Prav tako je ločen od spodnjih vrstic z debelim robom.

Excel uporablja takšno razliko pri odločanju o tem, ali je prva vrstica v vrstici vrstice, in to je zelo dobro, če ga dobite pravilno - vendar to ni neizogibno. Če gre za napako, pogovorno okno Sortiraj vsebuje potrditveno polje - Moji podatki imajo glave -, ki jih lahko uporabite za preglasitev te samodejne izbire.

Če prva vrstica ne vsebuje naslovov, Excel uporablja črko stolpca - kot sta stolpec D ali stolpec E - kot izbira v stolpcu v pogovornem oknu Sort .

03 od 05

Razvrsti podatke po datumu ali uri v Excelu

Poleg razvrščanja besedilnih podatkov po abecednem vrstnem redu ali številk od največjih do najmanjših, so možnosti za razvrščanje Excel-a vključevale sortiranje datumskih vrednosti.

Vrste naročil, ki so na voljo za datume, so:

• Naraščajoče stanje - najstarejše do najnovejše
• Padajoče zaporedje - najnovejše do najstarejše

Pogovorno okno za hitro razvrščanje glede na razvrstitev

Ker so datumi in ćasi samo formatirani podatki o śtevilkah, za vrste v enem stolpcu - na primer datum zadolżeni v primeru na zgornji sliki - se lahko hitro ujemanje uporabi za uspeśno.

Za vrste, ki vključujejo več stolpcev datumov ali krat, je treba uporabiti pogovorno okno Sort - tako kot pri razvrščanju številnih ali besedilnih podatkov v več stolpcev.

Razvrsti po datumu primera

Če želite izvesti hitro sortiranje po datumu v naraščajočem vrstnem redu - najstarejših do najnovejših - na primer na zgornji sliki, bi bili koraki:

1. Označite obseg celic, ki jih želite razvrstiti
2. Kliknite zavihek Domov na traku
3. Kliknite ikono Sort & Filter na traku, da odprete spustni seznam
4. Na seznamu kliknite Sortiraj najstarejša in najnovejša možnost, da podatke razvrstite v naraščajočem vrstnem redu
5. Evidence je treba razvrščati z najstarejšimi datumi v stolpcu Posojilo na vrhu tabele

Datumi in čas shranjeni kot besedilo

Če se rezultati razvrščanja po datumu ne izkažejo, kot je bilo pričakovano, lahko podatki v stolpcu s tipko za urejanje vsebujejo datume in čas, shranjene kot besedilne podatke in ne kot številke (datumi in časi so samo formatirani podatki o številu).

Na zgornji sliki je zapis za A. Petersona na koncu seznama, ko je na podlagi datuma zadolžitve - 5. novembra 2014 - zapis moral biti postavljen nad zapisnik za A. Wilsona, ki je prav tako ima datum zadolževanja 5. novembra.

Razlog za nepričakovane rezultate je, da je bil datum zadolževanja A. Peterson shranjen kot besedilo in ne kot številka

Mešani podatki in hitri tipi

Če uporabljate metodo hitre razvrstitve, če se zapisi, ki vsebujejo podatke o besedilu in številu, pomešajo skupaj, Excel sortira podatke o številu in besedilu posebej - postavitev zapisov z besedilnimi podatki na dnu razvrščenega seznama.

Excel lahko vključuje tudi naslove stolpcev v rezultatih razvrščanja - jih razlaga kot samo drugo vrsto besedilnih podatkov in ne kot imena polj za podatkovno tabelo.

Razvrsti opozorila - Razvrsti pogovorno okno

Kot je prikazano na zgornji sliki, če uporabljate pogovorno okno Sort , tudi za sorte v enem stolpcu, Excel prikaže sporočilo, ki vas opozarja, da je naletel na podatke, shranjene kot besedilo, in vam daje možnost, da:

• Razvrsti vse, kar je številka kot številka
• Razvrsti številke in številke, shranjene kot besedilo posebej

Če izberete prvo možnost, bo Excel poskušal dati besedilne podatke na točno lokacijo rezultatov razvrščanja.

Izberite drugo možnost in Excel bo postavil zapise, ki vsebujejo besedilne podatke na dnu rezultatov razvrščanja - tako kot pri hitrih vrstah.

04 od 05

Razvrsti podatke po dnevih v tednu ali po mesecih v Excelu

Razvrsti po dnevih v tednu ali po mesecih v letu z uporabo istega vgrajenega seznama po meri, ki ga Excel uporablja za dodajanje dni ali mesecev v delovni list z uporabo polnilnega ročaja .

Ta seznam omogoča razvrščanje po dnevih ali mesecih kronološko, ne pa po abecednem vrstnem redu.

V zgornjem primeru so bili podatki razvrščeni do meseca, ko so dijaki začeli s svojim programom študija na spletu.

Kot pri drugih možnostih razvrščanja lahko razvrščanje vrednosti s seznama po meri prikazujete v naraščajočem obsegu (od nedelje do sobote / januarja do decembra) ali padajočem vrstnem redu (od sobote do nedelje / decembra do januarja).

Na zgornji sliki so sledili naslednjim korakom za razvrstitev vzorca podatkov v razponu H2 do L12 po mesecih leta:

1. Označite obseg celic, ki jih želite razvrstiti
2. Kliknite zavihek Domov na traku .
3. Kliknite ikono Sort & Filter na traku, da odprete spustni seznam.
4. V spustnem seznamu kliknite Razvrsti po meri, da odprete pogovorno okno Sortiraj
5. Pod naslovom Stolpec v pogovornem oknu izberite Mesec Začetek s spustnega seznama, če želite podatke razvrstiti po mesecih v letu
6. Možnost Sort On je nastavljena na Vrednosti - glede na to, da vrsta temelji na dejanskih podatkih v tabeli
7. V razdelku Sortiraj vrstni red kliknite puščico navzdol poleg privzete možnosti A do Z , da odprete spustni meni
8. V meniju izberite Seznam po meri, da odprete pogovorno okno po meri
9. V levem oknu pogovornega okna kliknite enkrat na seznamu: januar, februar, marec, april ..., da ga izberete

10. Kliknite V redu, da potrdite izbiro in se vrnete v pogovorno okno Sortiraj

11. Izbrani seznam - januar, februar, marec, april - bo prikazan pod naslovom Odredba

12. Kliknite OK, da zaprete pogovorno okno in razvrstite podatke po mesecih v letu

Opomba : seznami po meri so privzeto prikazani samo v naraščajočem vrstnem redu v pogovornem oknu Seznami po meri . Če želite razvrstiti podatke v padajočem vrstnem redu z uporabo seznama po meri, potem ko ste izbrali želeni seznam, da bo v pogovornem oknu Razvrsti pod naslovom za naročilo prikazan:

1. Kliknite puščico navzdol poleg prikazanega seznama - npr. Januar, februar, marec, april ..., da odprete spustni meni
2. V meniju izberite možnost po meri, ki je prikazana v padajočem vrstnem redu - npr. December, november, oktober, september ...

3. Kliknite V redu, da zaprete pogovorno okno in po seznamu po meri sortirate podatke v padajočem vrstnem redu

05 od 05

Razvrsti po vrsticah za preureditev stolpcev v Excelu

Kot je prikazano s prejšnjimi možnostmi razvrščanja, so podatki običajno razvrščeni z uporabo naslovov stolpcev ali imen polj, rezultat pa je prerazporeditev celotnih vrstic ali zapisov podatkov.

Manj znana in zato manj uporabljena možnost razvrščanja v programu Excel je razvrščanje po vrsticah, kar vpliva na preureditev vrstnega reda stolpcev na desni strani v delovnem listu

Eden od razlogov za razvrščanje po vrsticah je ujemanje vrstnega reda stolpcev med različnimi tabelami podatkov. S stolpci v istem vrstnem redu od leve proti desni je lažje primerjati zapise ali kopirati in premikati podatke med tabelami.

Prilagajanje naročila stolpcev

Zelo redko pa je, da so stolpci v pravilnem vrstnem redu enostavna naloga zaradi omejitev naraščajočih in padajočih možnosti razvrščanja za vrednosti.

Običajno je treba uporabiti vrstni red po meri, Excel pa vključuje možnosti za razvrščanje po celici ali barvi pisave ali s pogojnimi ikonami za oblikovanje .

Te možnosti, kot je opisano na dnu te strani, so še vedno precej delovno intenzivne in ne tako enostavne za uporabo.

Verjetno najlažji način, da bi Excelu povedali vrstni red stolpcev, je dodati vrstico nad ali pod tabelo s podatki, ki vsebujejo številke 1, 2, 3, 4 ..., ki označujejo vrstni red stolpcev na desni.

Sortiranje po vrsticah postane preprosto vprašanje sortiranja stolpcev najmanjše do največje po vrstici, ki vsebuje številke.

Ko se vrstica izvede, se lahko dodana vrstica številk enostavno izbriše .

Razvrsti po vrsticah Primer

V vzorcu podatkov, uporabljenem za to serijo v možnostih za razvrščanje v Excelu, je bil stolpec Študent ID vedno najprej na levi, nato pa Ime in nato navadno starost .

V tem primeru, kot je prikazano na zgornji sliki, so bili stolpci prerazporejeni, tako da je stolpec programa najprej na levi, ki mu sledi mesec, začetek , ime itd.

Naslednji koraki so bili uporabljeni za spremembo vrstnega reda stolpca na tisto, ki je prikazano na zgornji sliki:

1. Vstavite prazno vrstico nad vrstico, ki vsebuje imena polj
2. V tej novi vrstici vnesite naslednje številke, ki se začnejo z desne proti desni
   stolpec H: 5, 3, 4, 1, 2
3. Označite območje od H2 do L13
4. Kliknite zavihek Domov na traku .
5. Kliknite ikono Sort & Filter na traku, da odprete spustni seznam.
6. V spustnem seznamu kliknite Razvrsti po meri, da odprete pogovorno okno Sortiraj
7. Na vrhu pogovornega okna kliknite Možnosti, da odprete pogovorno okno Sort Options
8. V razdelku Orientation tega drugega pogovornega okna kliknite na Razvrsti od leve proti desni, da na delovnem listu razvrstite vrstni red stolpcev na desni
9. Kliknite OK, da zaprete to pogovorno okno
10. S spremembo orientacije se naslov stolpca v pogovornem oknu Sort spremeni v vrstico
11. Pod naslovom vrstice izberite vrstico po vrstici 2 - vrstico, ki vsebuje številke po meri
12. Možnost Sort On je nastavljena na Vrednosti
13. V razdelku Sortiraj vrstni red izberite z najnižjimi na največji strani s spustnega seznama, da razvrstite številke v vrstici 2 v naraščajočem vrstnem redu
14. Kliknite OK, da zaprete pogovorno okno in razvrstite stolpce od leve proti desni s številkami v vrstici 2
15. Vrstni red stolpcev se mora začeti s programom, ki mu sledi Mesec, začetek , ime itd.

Uporaba možnosti Excel za izbiro po meri za preureditev stolpcev

Kot je omenjeno zgoraj, medtem ko so sorte na voljo v pogovornem oknu Sort v Excelu, te možnosti niso enostavne za uporabo, ko gre za preureditev stolpcev v delovnem listu.

Možnosti za izdelavo po meri vrstnega reda, ki so na voljo v pogovornem oknu Sort, so razvrstitev podatkov po:

• celična barva
• barva pisave
• ikona

In, razen če je vsak stolpec že uporabil edinstveno oblikovanje - na primer različne barve pisave ali celic, je treba to obliko dodati posameznim celicam v isti vrstici za vsak stolpec, ki ga je treba prerazporediti.

Na primer, če želite uporabiti barvo pisave, da spremenite stolpce na zgornji sliki

1. Kliknite na vsako ime polja in spremenite barvo pisave za vsako - na primer rdeča, zelena, modra itd.
2. V pogovornem oknu Razvrsti nastavite možnost Razvrsti na Barvno pisavo
3. Po naročilu ročno nastavite vrstni red barvnih imen za polja, da se ujemajo z želenim redom stolpcev
4. Po razvrščanju ponastavite barvo pisave za vsako ime polja