Oblikovanje negativnih, dolgih in posebnih števil v Excelu

01 od 04

Oblikovanje številk v Excelovem pregledu

Možnosti negativnega števila. © Ted Francoski

Informacije o določenih formatih številk najdete na naslednjih straneh:

Stran 1: Negativne številke (spodaj);
Stran 2: prikaz decimalnih števil kot frakcije;
Stran 3: Posebne številke - poštne številke in oblikovanje telefonske številke;
Stran 4: Oblikovanje dolgih številk - npr. Številke kreditnih kartic - kot besedilo.

Formatiranje številk v Excelu se uporablja za spreminjanje videza števila ali vrednosti v celici v delovnem listu.

Formatiranje številk je pritrjeno na celico in ne na vrednost v celici. Z drugimi besedami, oblikovanje številk ne spremeni dejanske številke v celici, temveč le tako, kot se zdi.

Na primer, uporaba valut, odstotkov ali oblikovanje številk v podatkih je vidna samo v celici, v kateri se nahaja številka. Če kliknete to celico, bo v vrstici s formulo nad delovnim listom prikazana navadna, neformatirana številka.

Splošno privzeto

Privzeta oblika za celice, ki vsebujejo vse podatke, je splošni slog. Ta slog nima posebne oblike in privzeto prikazuje številke brez znakov dolarja ali vejic in mešanih številk - številke, ki vsebujejo delno komponento, niso omejene na določeno število decimalnih mest.

Formatiranje števil lahko uporabite za eno celico, za celotne stolpce ali vrstice, za izbrani obseg celic ali za celoten delovni list .

Negativno oblikovanje številk

Privzeto so negativne številke identificirane z negativnim znakom ali pomišljajem (-) levo od številke. Excel ima več drugih možnosti za prikazovanje negativnih številk v pogovornem oknu Format Cells . Tej vključujejo:

Prikaz negativnih števil v rdeči barvi jih lahko lažje najde - še posebej, če gre za rezultate formul, ki jih je težko slediti na velikem delovnem listu.

Nosilci se pogosto uporabljajo za lažje prepoznavanje negativnih številk za podatke, ki jih je treba natisniti v črno-beli barvi.

Spreminjanje oblikovanja negativnega števila v pogovornem oknu Oblika celic

  1. Označite podatke, ki jih želite oblikovati
  2. Kliknite zavihek Domov na traku
  3. Kliknite pogovorno okno zaganjalnik - majhna navzdol usmerjena puščica v spodnjem desnem kotu skupine ikona Število na traku, da odprete pogovorno okno Format Cells
  4. Kliknite na številko pod razdelkom Kategorija pogovornega okna
  5. Izberite možnost za prikaz negativnih številk - rdečih, oklepajih ali rdečih in oklepajih
  6. Kliknite OK, da zaprete pogovorno okno in se vrnete na delovni list
  7. Negativne vrednosti v izbranih podatkih naj bodo zdaj oblikovane z izbranimi možnostmi

02 od 04

Oblikovanje številk kot frakcije v Excelu

Oblikovanje številk kot frakcije v Excelu. © Ted Francoski

Prikaži decimalne številke kot frakcije

Uporabite format Fraction, da prikažete številke kot dejanske frakcije, ne pa decimalne vrednosti. Kot je navedeno v stolpcu Opis na zgornji sliki, razpoložljive možnosti za frakcije vključujejo:

Format First, Data Second

Običajno je najbolje, da obliko delcev uporabite v celicah, preden vnašate podatke, da bi se izognili nepričakovanim rezultatom.

Na primer, če se frakcije s številkami med enim in dvanajstjo - npr. 1/2 ali 12/64 - vnesete v celice s splošno obliko, se bodo številke spremenile v datume, kot so:

Tudi frakcije s števci, večjimi od 12, bodo pretvorjene v besedilo in lahko povzročijo težave, če se uporabljajo pri izračunih.

Oblikujte številke kot delnice v pogovornem oknu Oblika celic

  1. Označite, da so celice oblikovane kot frakcije
  2. Kliknite zavihek Domov na traku
  3. Kliknite pogovorno okno zaganjalnik - majhna navzdol usmerjena puščica v spodnjem desnem kotu skupine ikona Število na traku, da odprete pogovorno okno Format Cells
  4. Kliknite Frakcijo v razdelku Kategorija pogovornega okna, da prikažete seznam razpoložljivih oblik zapisov na desni strani pogovornega okna
  5. Izberite obliko za prikaz decimalnih številk kot frakcije s seznama
  6. Kliknite OK, da zaprete pogovorno okno in se vrnete na delovni list
  7. Decimalne številke, vnesene v formatirani obseg, morajo biti prikazane kot frakcije

03 od 04

Oblikovanje posebnih številk v Excelu

Posebne možnosti oblikovanja številk. © Ted Francoski

Omejitve splošne in številčne oblike

Če uporabljate Excel za shranjevanje identifikacijskih številk - kot so poštne številke ali telefonske številke - boste morda našli številko, ki se spreminja ali prikaže z nepričakovanimi rezultati.

Vse celice v delovnem listu Excel privzeto uporabljajo splošno obliko, značilnosti tega formata pa so:

Podobno je oblika številke omejena na prikaz števila dolžine 15 mest. Vsaka števila, ki presegajo to omejitev, se zaokrožijo navzdol do ničel

Da bi se izognili težavam s posebnimi številkami, je mogoče uporabiti dve možnosti, odvisno od vrste zapisa številke v delovnem listu:

Če se prepričate, da so posebne številke pravilno prikazane, ko jih vnesete, oblikujte celico ali celice, ki uporabljajo eno od obeh spodnjih oblik, preden vnesete številko.

Kategorija posebne oblike

Posebna kategorija v pogovornem oknu Oblika celic samodejno uporabi posebno oblikovanje na številke, kot so:

Locale Sensitive

Spustni seznam pod Locale daje možnosti za oblikovanje posebnih številk, primernih za določene države. Na primer, če je lokale spremenjeno v angleščino (v Kanadi), so na voljo možnosti Telefonska številka in številka socialnega zavarovanja, ki se za to državo običajno uporabljajo za posebne številke.

Uporaba posebnega oblikovanja za številke v pogovornem oknu Oblika celic

  1. Označite, da so celice oblikovane kot frakcije
  2. Kliknite zavihek Domov na traku
  3. Kliknite pogovorno okno zaganjalnik - majhna navzdol usmerjena puščica v spodnjem desnem kotu skupine ikona Število na traku, da odprete pogovorno okno Format Cells
  4. Kliknite Posebno v razdelku Kategorija pogovornega okna, da prikažete seznam razpoložljivih posebnih oblik na desni strani pogovornega okna
  5. Če je potrebno, kliknite možnost Locale , da spremenite lokacije
  6. Izberite eno od možnosti za prikazovanje posebnih številk s seznama
  7. Kliknite OK, da zaprete pogovorno okno in se vrnete na delovni list
  8. Ustrezne številke, vnesene v formatirano območje, morajo biti prikazane kot pri izbranem posebnem formatu

04 od 04

Oblikovanje številk kot besedilo v Excelu

Formatiraj dolge številke kot besedilo v Excelu. © Ted Francoski

Omejitve splošne in številčne oblike

Da bi zagotovili, da se dolge številke - na primer 16-mestne številke kreditnih kartic in bančnih kartic - pri vnosu pravilno prikažejo, celice ali celice formatirajte v obliki besedila - po možnosti pred vnosom podatkov.

Vse celice v delovnem listu Excel privzeto uporabljajo splošni format, ena od značilnosti te oblike pa je, da so številke z več kot 11 števkami pretvorjene v znanstveno (ali eksponentno) notacijo - kot je prikazano v celici A2 na zgornji sliki.

Podobno je oblika številke omejena na prikaz števila dolžine 15 mest. Vsaka števila, ki presegajo to omejitev, se zaokrožijo navzdol do ničel.

V celici A3 zgoraj se številka 1234567891234567 spremeni v 123456789123450, ko je celica nastavljena za oblikovanje številk.

Uporaba besedilnih podatkov v formulah in funkcijah

Nasprotno, če se uporablja oblikovanje besedila - celica A4 zgoraj - ista številka se prikaže pravilno, in ker je omejitev znakov na celico za besedilni format 1,024, je verjetno le iracionalno število, kot sta Pi (Π) in Phi (Φ) ki jih ni mogoče prikazati v celoti.

Poleg ohranjanja številke, ki je enaka načinu vnosa, se lahko v formulah uporabljajo številke, oblikovane kot besedilo, z uporabo osnovnih matematičnih operacij - kot je dodajanje in odštevanje, kot je prikazano zgoraj v celici A8.

Vendar jih ni mogoče uporabiti pri izračunih z nekaterimi funkcijami Excel-a, kot so SUM in AVERAGE , ker se celice, ki vsebujejo podatke, obravnavajo kot prazne in se vrnejo:

Koraki za oblikovanje celice za besedilo

Kot pri drugih oblikah, je pomembno, da pred celico vtipkate celico za besedilne podatke - v nasprotnem primeru bo to vplivalo trenutni oblikovanje celic.

  1. Kliknite celico ali izberite vrsto celic, ki jih želite pretvoriti v obliko besedila
  2. Kliknite zavihek Domov na traku
  3. Kliknite puščico navzdol poleg polja Oblika številke - prikaže splošno kot privzeto - da odprete spustni meni možnosti za oblikovanje
  4. Pomaknite se na dno menija in kliknite na možnost Besedilo - ni dodatnih možnosti za obliko besedila

Besedilo na levo, številke na desni

Vidni namig, ki vam pomaga določiti obliko celice, je pogled na poravnavo podatkov.

Privzeto v Excelu so besedilni podatki levo v celici in podatki o številu na desni. Če privzeta poravnava za razpon, ki je bila oblikovana kot besedilo, ni bila spremenjena, morajo biti številke, ki so vnesene v to območje, prikazane na levi strani celic, kot je prikazano v celici C5 na zgornji sliki.

Poleg tega, kot je prikazano v celicah od A4 do A7, bodo v zgornjem levem kotu celice prikazane tudi številke, oblikovane kot besedilo, ki kažejo, da so podatki lahko nepravilno oblikovani.