Excel Korak po korakih Basic Tutorial

Uporaba programa Excel ni tako težka, kot se zdi

Excel je elektronski programski tabel (aka programska oprema ), ki se uporablja za shranjevanje, organiziranje in manipuliranje podatkov.

Podatki so shranjeni v posameznih celicah, ki so običajno organizirani v nizu stolpcev in vrstic v delovnem listu. Ta zbirka stolpcev in vrstic se imenuje tabela. Tabele uporabljajo naslove v zgornji vrstici in po levi strani tabele, da prepoznajo podatke, shranjene v tabeli.

Excel lahko izračuna tudi podatke s pomočjo formul . In da bi lažje našli in prebrali podatke v delovnem listu, ima Excel več oblikovalnih funkcij, ki jih je mogoče uporabiti za posamezne celice, za vrstice in stolpce ali za celotne tabele podatkov.

Ker vsak delovni list v najnovejših različicah Excel vsebuje milijarde celic na delovni list, ima vsaka celica naslov, znan kot sklic na celico, tako da ga je mogoče navesti v formulah, grafikonih in drugih funkcijah programa.

Ta vadnica zajema korake, potrebne za ustvarjanje in oblikovanje osnovne preglednice, ki vsebuje tabelo podatkov, formule in oblikovanje, prikazane na zgornji sliki.

Teme, vključene v ta vadnica so:

• Vnos podatkov v tabelo
• Razširitev posameznih stolpcev delovnega lista
• Dodajanje trenutnega datuma in imenovanega razpona na delovni list
• Dodajanje odbitne formule
• Dodajanje formule neto plače
• Kopiranje formul z ročico za polnjenje
• Dodajanje oblikovanja številk v podatke
• Dodajanje oblikovanja celic

01 od 08

Zagon podatkovne tabele

Vnos podatkov v celice delovnega lista je vedno korak v treh korakih.

Ti koraki so:

1. Kliknite celico, kamor želite, da se podatki premaknejo.
2. Vnesite podatke v celico.
3. Pritisnite tipko Enter na tipkovnici ali z miško kliknite na drugo celico.

Kot je bilo omenjeno, je vsaka celica v delovnem listu označena s sklicem naslova ali celice , ki jo sestavljajo črka stolpca in številka vrstice, ki seka na mestu celice.

Pri pisanju sklica celice najprej napišemo črko stolpca, čemur sledi številka vrstice - npr. A5, C3 ali D9.

Pri vnosu podatkov za ta vadnik je pomembno, da podatke vnesete v ustrezne celice delovnega lista. Formule, vnesene v nadaljnjih korakih, uporabljajo celične reference za vnesene podatke.

Vnos podatkov o vadnicah

1. Če želite slediti tej vadnici, uporabite reference celic podatkov, ki so prikazani na zgornji sliki, da vnesete vse podatke v prazen delovni list Excel.

02 od 08

Razširitev stolpcev v Excelu

Privzeto širina celice omogoča prikaz le osem znakov katerega koli vnosa podatkov, preden se ti podatki prelivajo v naslednjo celico na desno.

Če so celice ali celice na desni prazne, so vneseni podatki prikazani na delovnem listu, kot je razvidno iz naslova delovnega lista Izračun izračunov za zaposlene, ki so vneseni v celico A1.

Če celica na desni vsebuje podatke, se vsebina prve celice skrajša na prvih osem znakov.

Več celic podatkov, vnesenih v prejšnji korak, kot je oznaka Deduction Rate: vnesena v celico B3 in Thompson A., vnesena v celico A8, so okrnjene, ker celice na desni vsebujejo podatke.

Če želite odpraviti to težavo, tako da so podatki popolnoma vidni, je treba razširiti stolpce, ki vsebujejo te podatke.

Kot pri vseh Microsoftovih programih obstaja več načinov razširitve stolpcev . Spodnji koraki zajemajo razširitev stolpcev z uporabo miške.

Širjenje posameznih stolpcev delovnega lista

1. Postavite miškin kazalec na vrstico med stolpci A in B v glavi stolpca .
2. Kazalec se bo spremenil v dvojno glavo.
3. Kliknite in držite levi gumb miške in povlecite dvostransko puščico na desni, da razširite stolpec A, dokler ni viden celoten vnos Thompson A.
4. Razširite druge stolpce, da po potrebi pokažete podatke.

Širina stolpcev in naslovnice delovnega lista

Ker je naslov delovnega lista tako dolg v primerjavi z drugimi oznakami v stolpcu A, če je bil ta stolpec razširjen, da bi prikazal celoten naslov v celici A1, bi bil delovni list ne le videti čudno, ampak bi otežil uporabo delovnega lista zaradi vrzeli med nalepkami na levi in ​​drugimi stolpci podatkov.

Ker v vrstici 1 ni nobenih drugih vnosov, ni napačno, da bi naslov zapustili, ko se je prelil v celice na desno. Druga možnost je, da ima Excel funkcijo, imenovano merge in center, ki se bo uporabila v poznejšem koraku, da bi se center hitro preselil nad tabelo podatkov.

03 od 08

Dodajanje datuma in imenovanega obsega

Pregled funkcij datuma

Običajno je dodati datum v preglednico - pogosto navesti, kdaj je bil list zadnjič posodobljen.

Excel ima številne funkcije datuma, ki omogočajo preprost vnos datuma v delovni list.

Funkcije so le vgrajene formule v Excelu, da bi bilo enostavno dokončati pogosto opravljena opravila - na primer dodajanje datuma na preglednico.

Funkcija TODAY je preprosta za uporabo, ker nima nobenih argumentov - to so podatki, ki jih mora funkcija posredovati funkciji.

Funkcija TODAY je tudi ena izstopajočih funkcij programa Excel, kar pomeni, da se ob vsakem ponovnem izračunu samodejno posodablja - kar je ponavadi vedno odprtje delovnega lista.

Dodajanje datuma s funkcijo TODAY

Spodnji koraki dodajajo funkcijo TODAY na celico C2 na delovnem listu.

1. Kliknite celico C2, da postanete aktivna celica
2. Kliknite jeziček Formule v traku
3. Če želite odpreti seznam funkcij datuma, kliknite na možnost » Datum in čas « na traku
4. Kliknite funkcijo Danes, da odpre pogovorno okno funkcije
5. V pogovornem oknu kliknite OK (V redu), da vnesete funkcijo in se vrnete na delovni list
6. Trenutni datum je treba dodati v celico C2

Oglejte si ###### Simboli namesto datuma

Če se v celici C2 pojavijo vrstice simbola oznake oznake, namesto datuma po tem, ko se tej celici dodaja funkcija TODAY, je to zato, ker celica ni dovolj široka za prikazovanje formatiranih podatkov.

Kot smo že omenili, se neformatirane številke ali besedilni podatki prelivajo v prazne celice na desno, če je za celico preširoko. Podatki, ki so bili oblikovani kot specifična vrsta številke - kot so valuta, datumi ali čas, pa se ne prelivajo v naslednjo celico, če so širši od celice, kjer se nahajajo. Namesto tega prikažejo napako ######.

Če želite odpraviti težavo, razširite stolpec C z uporabo metode, opisane v prejšnjem koraku vadnice.

Dodajanje imenovanega obsega

Imenovan obseg se ustvari, ko je ena ali več celic dodeljeno ime, ki omogoča lažje prepoznavanje območja. Namenski obsegi se lahko uporabijo kot nadomestek za referenco celic, kadar se uporabljajo v funkcijah, formulah in grafikonih.

Najlažji način ustvarjanja imenskih obsegov je, da uporabite polje z imenom, ki se nahaja v zgornjem levem kotu delovnega lista nad številkami vrstic.

V tej vadnici bo celici C6 namenjena določitev stopnje odbitka, ki se uporablja za plače zaposlenih. Imenovano območje bo uporabljeno v formuli za odbitke, ki bo dodana v celice C6 do C9 na delovnem listu.

1. Izberite celico C6 v delovnem listu
2. Vnesite "stopnjo" (brez narekovajev) v polje Ime in pritisnite tipko Enter na tipkovnici
3. Celica C6 ima zdaj ime »stopnja«,

To ime se bo uporabljalo za poenostavitev oblikovanja formul za odtegljaje v naslednjem koraku vadnice.

04 od 08

Vstop v formulo za odbitke zaposlenih

Excel Formule Pregled

Formule Excel omogočajo izračune podatkov o številu, vnesenih v delovni list .

Formule Excel se lahko uporabijo za osnovno štrlečo številko, na primer dodajanje ali odštevanje, pa tudi bolj zapletene izračune, kot so določitev povprečja študenta pri rezultatih testov in izračun hipotekarnih plačil.

• Formule v Excelu se vedno začnejo z znakom enakosti ( = )
• Znak enakopravnosti je vedno vnesen v celico, v kateri želite, da se odgovor pojavi
• Formula se zaključi s pritiskom na tipko Enter na tipkovnici

Uporaba celičnih referenc v formulah

Običajni način ustvarjanja formul v Excelu je vnos podatkov v formulo v celice delovnega lista in nato s pomočjo referenčnih celic za podatke v formuli namesto samih podatkov.

Glavna prednost tega pristopa je, da če je kasneje potrebno spremeniti podatke , je enostavno nadomestiti podatke v celicah in ne prepisati formule.

Rezultati formule se bodo samodejno posodobili, ko se bodo podatki spremenili.

Uporaba imenovanih območij v formulah

Alternativa referencam celic je uporaba imenovanih obsegov - na primer imenovan obseg območja, ustvarjen v prejšnjem koraku.

V enačbi imensko območje deluje enako kot referenca celice, vendar se običajno uporablja za vrednosti, ki se v različnih formulah uporabljajo večkrat - kot je stopnja odbitka za pokojnine ali zdravstvene koristi, davčna stopnja ali znanstvena konstantna - ker so referenčne celice bolj praktične v formulah, ki se nanašajo na določene podatke le enkrat.

V spodnjih korakih se pri ustvarjanju formul uporabijo reference celic in imenovan obseg.

Vstop v formulo za odbitke zaposlenih

Prva formula, ustvarjena v celici C6, bo pomnožila bruto plačo zaposlenega B. Smith s stopnjo odbitka v celici C3.

Končna formula v celici C6 bo:

= B6 * stopnja

Uporaba ukaza za vnos formule

Čeprav je mogoče v zgornjo formulo vnesti zgornjo formulo v celico C6 in se pojavi pravilen odgovor, je bolje uporabiti usmerjanje, da dodate reference celic v formule, da bi zmanjšali možnost napak, ustvarjenih s tipkanjem v napačni referenci celice.

Kazanje pomeni, da kliknete celico, ki vsebuje podatke z miškinim kazalcem, da dodate referenčno številko celice ali imensko območje v formulo.

1. Kliknite celico C6, da postanete aktivna celica
2. Vnesite enak znak ( = ) v celico C6, da začnete formulo
3. Kliknite celico B6 z miškinim kazalcem, da dodate referenco celice na formulo po enakem znaku
4. Vnesite simbol za množenje ( * ) v celico C6 po referenci celice
5. Kliknite na celico C3 z miškinim kazalcem, da v formulo dodate imenovan obseg
6. Za dokončanje formule pritisnite tipko Enter na tipkovnici
7. Odgovor 2747.34 mora biti prisoten v celici C6
8. Čeprav je odgovor na formulo prikazan v celici C6, klikanje na to celico prikaže hitrost formule = B6 * v vrstici s formulo nad delovnim listom

05 od 08

Vnos neto plačne formule

Vnos neto plačne formule

Ta formula je ustvarjena v celici D6 in izračuna neto plačo zaposlenega tako, da odšteje odbitni znesek, izračunan v prvi formuli iz bruto plače .

Končna formula v celici D6 bo:

= B6 - C6

1. Kliknite celico D6, da postanete aktivna celica
2. Vnesite enak znak ( = ) v celico D6
3. Kliknite celico B6 z miškinim kazalcem, da dodate referenco celice na formulo po enakem znaku
4. Vnesite znak minus ( - ) v celico D6 po referenci celice
5. Kliknite celico C6 z miškinim kazalcem na to celico s sklicevanjem na formulo
6. Za dokončanje formule pritisnite tipko Enter na tipkovnici
7. Odgovor 43.041.66 mora biti prisoten v celici D6
8. Če želite videti formulo v celici D6, kliknite na to celico, da prikaže formulo = B6 - C6 v vrstici s formulo

Relativne referenčne celice in formule za kopiranje

Do zdaj so bile formule za odtegljaje in neto plačo dodane samo eni celici, vsakemu v delovnem listu - C6 in D6.

Kot rezultat, je delovni list trenutno zaključen le za enega zaposlenega - B. Smith.

Excel v določenih okoliščinah omogoča, da ne presegajo zamudne naloge prenovitve vsake formule za druge zaposlene, ki jih je treba kopirati v druge celice.

Te okoliščine najpogosteje vključujejo uporabo specifične vrste referenčne celice - znane kot relativne referenčne celice - v formulah.

Referenčne številke celic, ki so bile v prejšnjih korakih vnesene v formule, so relativne referenčne številke celic in so v Excelu privzeti tip referenčne številke celic, da bi formule za kopiranje čim bolj jasne.

Naslednji korak v vadnici uporablja ročico polnjenja za kopiranje dveh formul v vrstice spodaj, da bi izpolnili tabelo podatkov za vse zaposlene.

06 od 08

Kopiranje formul z ročico za polnjenje

Pregledajte ročaj

Polnilo je majhna črna pika ali kvadrat v spodnjem desnem kotu aktivne celice .

Polnilni ročaj ima več uporab, vključno s kopiranjem vsebine celice v sosednje celice . polnjenje celic z vrsto številk ali besedilnih nalepk in kopiranje formul.

V tem koraku vadnice se bo polnilni ročaj uporabil za kopiranje tako formule za odbitne kot neto plače iz celic C6 in D6 do celic C9 in D9.

Kopiranje formul z ročico za polnjenje

1. Označite celice B6 in C6 v delovnem listu
2. Postavite miškin kazalec čez črni kvadrat v spodnjem desnem kotu celice D6 - kazalec se bo spremenil v znak plus +
3. Kliknite in držite levi gumb miške in povlecite ročico za polnjenje navzdol v celico C9
4. Spustite gumb miške - celice od C7 do C9 morajo vsebovati rezultate odštevalne formule in celice D7 do D9 formule neto plače

07 od 08

Uporaba oblikovanja številk v Excelu

Pregled formatiranja številk v Excelu

Formatiranje številk se nanaša na dodajanje valutnih simbolov, decimalnih markerjev, odstotkov znakov in drugih simbolov, ki pomagajo prepoznati vrsto podatkov, prisotnih v celici, in olajšati branje.

Dodajanje simbola odstotka

1. Izberite celico C3, da jo označite
2. Kliknite zavihek Domov na traku
3. Kliknite možnost Splošno , da odprete spustni meni za obliko števila
4. V meniju kliknite možnost Odstotek , da spremenite obliko vrednosti v celici C3 od 0,06 do 6%

Dodajanje valutnega simbola

1. Izberite celice D6 do D9, da jih označite
2. Na zavihku Domov na traku kliknite Splošno , da odprete spustni meni za obliko števila
3. V meniju kliknite Valuto, da spremenite oblikovanje vrednosti v celicah D6 do D9 v valuto z dvema decimalnima mestoma

08 od 08

Uporaba oblikovanja celic v Excelu

Pregled oblikovanja celic

Formatiranje celic se nanaša na možnosti oblikovanja, na primer krepko oblikovanje besedila ali številk, spreminjanje poravnave podatkov, dodajanje mej na celice ali uporabo funkcije združitve in centriranja, da spremenite videz podatkov v celici.

V tej vadnici bodo zgoraj omenjeni celični formati uporabljeni za posamezne celice v delovnem listu, tako da se bo ujemal z dokončanim delovnim listom, predstavljenim na strani 1 vadnice.

Dodajanje krepkega oblikovanja

1. Izberite celico A1, da jo označite.
2. Kliknite zavihek Domov na traku .
3. Kliknite na možnost Bold formatting, kot je prikazano na zgornji sliki, da bi krepili podatke v celici A1.
4. Ponovite zgornje zaporedje korakov, da se krepijo podatki v celicah A5 do D5.

Spreminjanje usklajenosti podatkov

Ta korak bo spremenil privzeto levo poravnavo več celic za poravnavo

1. Izberite celico C3, da jo označite.
2. Kliknite zavihek Domov na traku.
3. Kliknite srednjo možnost poravnave, kot je prikazano na zgornji sliki, da se osredotočijo podatki v celico C3.
4. Ponovite zgornje zaporedje korakov, da središčite podatke v celicah A5 do D5.

Merge in Centre Cells

Možnost Merge in Center združuje število izbranih v eno celico in centrira vnos podatkov v levi večini celic čez novo združeno celico. Ta korak bo združil in center naslovu delovnega lista - izračun odbitka za zaposlene ,

1. Izberi celice od A1 do D1, da jih označite.
2. Kliknite zavihek Domov na traku.
3. Kliknite možnost Merge & Center , kot je navedeno na zgornji sliki, da združite celice A1 do D1 in središčite naslov čez te celice.

Dodajanje spodnjih meja v celice

Ta korak bo v celice dodal spodnje meje pri vsebovanju podatkov v vrsticah 1, 5 in 9

1. Izberite združeno celico A1 do D1, da jo označite.
2. Kliknite zavihek Domov na traku.
3. Kliknite puščico navzdol poleg možnosti Border , kot je navedeno na zgornji sliki, da odprete spustni meni za meje.
4. Kliknite možnost Bottom Border v meniju, da dodate rob na dno združene celice.
5. Ponovite zgornje zaporedje korakov, da dodate spodnjo mejo na celice A5 do D5 in na celice od A9 do D9.