Obrazec za vnos podatkov Excel

Navodila za vnašanje podatkov po korakih

Uporaba Excelove vgrajene vnose za vnos podatkov je hiter in enostaven način za vnos podatkov v bazo podatkov Excel.

Z uporabo obrazca lahko:

• začeti novo tabelo zbirke podatkov ali dodati nove zapise obstoječi
• se enkrat po eno pomikate po zapisih podatkov
• iskanje zapisov, ki vsebujejo določene informacije
• po potrebi uredite ali izbrišite posamezne zapise

O Dodajanje ikone za vnos podatkov v orodno vrstico za hitri dostop

Obrazec za vnos podatkov je eno od vgrajenih podatkovnih orodij Excel. Če želite uporabiti vse, kar morate storiti, je zagotoviti naslove stolpcev, ki jih boste uporabili v svoji bazi podatkov, kliknite ikono Obrazec in Excel bo naredil preostanek.

Če želite stvari narediti bolj zahtevne, se od Microsoftovega Excela 2007 odločijo, da ne vključijo ikone obrazca na trak.

Prvi korak pri uporabi obrazca za vnos podatkov je dodati ikono obrazca v orodno vrstico za hitri dostop, da jo lahko uporabimo.

To je enkratna operacija. Ko je dodana, ikona obrazca ostane na voljo v orodni vrstici za hitri dostop.

Iskanje obrazca za vnos podatkov

Orodna vrstica za hitri dostop se uporablja za shranjevanje bližnjic pogosto uporabljenim funkcijam v Excelu. Prav tako lahko dodate bližnjice do funkcij programa Excel, ki niso na voljo na traku.

Ena od teh funkcij je obrazec za vnos podatkov.

Obrazec podatkov je hiter in enostaven način dodajanja podatkov v tabelo baze podatkov Excel.

Vendar se je Microsoft zaradi nekega razloga odločil, da ne bo dodal oblike na enega od zavihkov traku, ki se začne z Excelom 2007.

Spodaj so navedeni koraki, ki vam bodo pokazali, kako dodati ikono obrazca v orodno vrstico za hitri dostop.

Dodajanje podatkovnega obrazca v orodno vrstico za hiter dostop

1. Na koncu orodne vrstice za hitri dostop kliknite puščico navzdol, da odprete spustni meni.
2. Na seznamu izberite Več ukazov, da odprete pogovorno okno Prilagodi hitri dostop do orodne vrstice.
3. Kliknite puščico navzdol na koncu ukaza Izberi iz linije, da odprete spustni meni.
4. Na seznamu izberite Vse ukaze, da bi videli vse ukaze, ki so na voljo v Excelu 2007 v levem podoknu.
5. Po tej abecedni listi poiščite ukaz Form .
6. Kliknite gumb Add med ukaznimi ploščami, da v ukazno vrstico za hiter dostop dodate ukaz Form.
7. Kliknite V redu .

Gumb Obrazec bi zdaj moral biti dodan v Orodno vrstico za hiter dostop.

Dodajanje imen polja za bazo podatkov

Kot smo že omenili, vse, kar moramo narediti za uporabo obrazca za vnos podatkov v Excelu, je zagotoviti naslove stolpcev ali imena polj, ki jih bomo uporabili v naši podatkovni bazi.

Najlažji način, da dodate imena polj v obrazec, je, da jih vnesete v celice v vašem delovnem listu. V obrazec lahko vnesete do 32 imena polj.

V celice od A1 do E1 vnesite naslednje naslove:

StudentID
Priimek
Začetni
Starost
Program

Odpiranje obrazca za vnos podatkov

Odpiranje obrazca za vnos podatkov

1. Kliknite celico A2, da postanete aktivna celica .
2. Kliknite ikono obrazca, ki je bila dodana v orodno vrstico za hiter dostop na strani 2.
3. S klikom na ikono obrazca se iz Excela prikaže okno s sporočili, ki vsebuje številne možnosti, povezane z dodajanjem naslovov v obrazec.
4. Ker smo že vnesli imena polj, ki jih želimo uporabiti kot naslove, moramo v okencu za sporočila klikniti OK .
5. Obrazec, ki vsebuje vsa imena polja, mora biti prikazan na zaslonu.

Dodajanje podatkovnih zapisov z obrazcem

Dodajanje zapisov podatkov z obrazcem

Ko so podatkovni naslovi dodani v obrazec, ki dodaja zapise v bazo podatkov, je preprosto vprašanje vnašanja podatkov v pravilnem vrstnem redu v polja obrazca.

Primeri zapisov

V bazo podatkov dodajte naslednje zapise, tako da vnesete podatke v polja obrazca poleg pravilnih naslovov. Po vnosu prvega zapisa kliknite gumb Novo , da odstranite polja za drugi zapis.

1. StudentID : SA267-567
   Priimek : Jones
   Začetno : B.
   Starost : 21
   Program : Jeziki
   
   StudentID : SA267-211
   Priimek : Williams
   Začetno : J.
   Starost : 19
   Program : znanost

Nasvet: pri vnosu podatkov, ki so zelo podobni, kot so številke študentskih ID-jev (samo številke po pomišljaju so drugačne), kopirajte in prilepite, da pospešite in poenostavite vnos podatkov.

Če želite dodati preostale zapise v podatkovno bazo, uporabite obrazec za vnos preostalih podatkov, najdenih na zgornji sliki, v celice A4 do E11.

Dodajanje zapisov podatkov z obrazcem (con't)

Če želite dodati preostale zapise v podatkovno bazo, uporabite obrazec, da vnesete preostale podatke, ki jih najdete na sliki, v celice A4 do E11.

Uporaba orodij za podatke obrazca

Velika težava z bazo podatkov je ohranjanje celovitosti podatkov, ko datoteka pade v velikost. To zahteva:

• popravljanje napak pri podatkih ali posodabljanje posameznih zapisov.
• brisanje zastarelih ali podvojenih zapisov.

Obrazec za vnos podatkov vsebuje več orodij vzdolž desne strani, kar omogoča enostavno iskanje in popravljanje ali brisanje zapisov iz baze podatkov.

Ta orodja so:

• Gumbi » Find Prev» in » Find Next« vam omogočajo, da se hkrati premikate naprej in nazaj skozi bazo podatkov.
• Gumb Izbriši - to se uporablja za brisanje zapisov iz baze podatkov.
• Gumb Obnovi - ta gumb lahko uporabite za razveljavitev sprememb v zapisu, ki se ureja. Včasih naredimo napačne spremembe v zapisu ali celo popravimo napačen zapis v celoti. Če je tako, lahko uporabite gumb za obnovitev, da razveljavite te spremembe.
• Opomba: gumb Obnovi deluje le, dokler je zapis v obliki. Takoj ko dostopite do drugega zapisa ali zaprete obrazec, gumb za obnovitev postane neaktiven.
• Gumb Criteria vam omogoča iskanje baz podatkov za zapise, ki temeljijo na določenih merilih, kot so ime, starost ali program. Primer uporabe gumba Criteria je vključen v naslednji korak vadnice.

Iskanje zapisov z uporabo enega polja Ime

Gumb Criteria vam omogoča iskanje baz podatkov za zapise, ki uporabljajo eno ali več poljskih imen, kot so ime, starost ali program.

Iskanje zapisov z uporabo enega polja Ime

1. V obrazcu kliknite gumb Kriteriji .
2. Če kliknete gumb Kriteriji, počistite vsa polja obrazca, vendar ne odstranjujejo podatkov iz baze podatkov.
3. Kliknite na polje Program in vnesite Arts, kot želimo poiskati vse študente, ki so bili vključeni v program Arts na kolidžu.
4. Kliknite gumb Find Next . Zapisnik za H. Thompson se mora pojaviti v obliki, ko je vpisana v program Arts.
5. Drugi in tretji čas kliknite gumb Find Next in zapisi za J. Graham in W. Henderson se morajo pojaviti eno za drugim, saj so tudi vpisani v program Arts.

Naslednji korak tega vadnice vključuje primer iskanja zapisov, ki se ujemajo z več merili.

Iskanje zapisov, ki uporabljajo več imen polj

V tem primeru bomo iskali vse študente, ki so stari 18 let in se vpisali v program umetnosti na šoli. V obrazcu morajo biti prikazani samo tisti zapisi, ki se ujemajo z obema kriterijoma.

1. V obrazcu kliknite gumb Kriteriji .
2. Kliknite starostno polje in tip 18.
3. Kliknite polje Program in vnesite Arts.
4. Kliknite gumb Najdi še naprej . Zapisnik za H. Thompson se mora pojaviti v obliki, saj je oba stara 18 let in je vpisana v program Arts.
5. Pokažite gumb Find Next še enkrat in se prikaže zapis za J. Grahama, saj je tudi on star 18 let in je vpisan v program Arts.
6. Še tretjič kliknite gumb Find Next (Naslednji gumb) in zapis za J. Graham bi moral biti še vedno viden, ker ni drugih zapisov, ki bi ustrezali obema merilom.

Zapise za W. Henderson ne bi smeli biti prikazani v tem primeru, ker je, čeprav je vpisan v program Arts, star 18 let, zato se ne ujema z obema kriterijem iskanja.