Vadnica baze podatkov Excel 2003

01 od 09

Pregled zbirke podatkov Excel 2003

Včasih moramo slediti informacijam in dobro mesto za to je v datoteki zbirke podatkov Excel. Ne glede na to, ali je osebni seznam telefonskih številk, seznam stikov za člane organizacije ali skupine ali zbirka kovancev, kartic ali knjig, datoteka datoteke Excel olajša vnos, shranjevanje in iskanje določenih informacij.

Excel je zgradil orodja, s katerimi lahko spremljate podatke in poiščete določene informacije, ko jih želite. Tudi z več sto stolpci in tisočimi vrsticami lahko Excelova preglednica vsebuje ogromno količino podatkov.

Oglejte si tudi povezano vadnico: Excel 2007/2010/2013 Korak za korakom po korakih .

02 od 09

Tabele podatkov

Osnovna oblika shranjevanja podatkov v podatkovni bazi Excel je tabela. V tabeli so podatki v vrstici. Vsaka vrstica je znana kot zapis .

Ko je tabela ustvarjena, lahko orodja za podatke Excela uporabite za iskanje, razvrščanje in filtriranje zapisov v bazo podatkov, da bi našli določene informacije.

Čeprav obstajajo številni načini uporabe teh podatkovnih orodij v Excelu, je najlažji način, da ustvarite tisto, kar je znano kot seznam podatkov iz tabele.

Če želite slediti tej vadnici:

• vnesite podatke, kot je prikazano na zgornji sliki.

Nasvet - Hitro vnesite ID študenta:

1. Vnesite prva dva ID-ja - ST348-245 in ST348-246 v celice A5 in A6 respectively.
2. Označite dve ID-ji, da jih izberete.
3. Kliknite na ročico za polnjenje in jo potegnite do celice A13.
4. Preostale ID-je Študentov pravilno vnesite v celice A6 do A13.

03 od 09

Vnašanje podatkov pravilno

Pri vnosu podatkov je pomembno zagotoviti, da je vpisana pravilno. Razen vrstice 2 med naslovom preglednice in naslovi stolpcev ne puščajte nobenih drugih praznih vrstic pri vnosu podatkov. Prav tako se prepričajte, da ne pustite praznih celic.

Napake podatkov, ki jih povzroča napačen vnos podatkov, so vir številnih težav, povezanih z upravljanjem podatkov. Če so podatki na začetku pravilno vneseni, je verjetneje, da vam bodo programi vrnili želene rezultate.

04 od 09

Vrstice so zapisi

Kot je omenjeno, vrstice podatkov v podatkovni bazi so znane kot zapisi. Pri vnosu evidenc upoštevajte ta navodila:

• V tabeli, ki se ustvarja, ne puščajte praznih vrstic, niti med poglavji in prvo vrstico podatkov.
• Zapis lahko vsebuje podatke o samo enem določenem elementu.
• Zapis mora vsebovati tudi VSE podatke v bazi podatkov o tem elementu. Informacije o elementu ne morejo biti v več vrsticah.
  

05 od 09

Stolpci so polja

Čeprav so vrstice v podatkovni bazi Excel označene kot zapisi, so stolpci znani kot polja . Vsak stolpec potrebuje naslov za identifikacijo podatkov, ki jih vsebuje. Ti naslovi se imenujejo poljska imena.

• Imena polj se uporabljajo za zagotovitev, da se podatki za vsak zapis vnesejo v isto zaporedje.
• Poskrbite, da bodo vsi podatki v stolpcu vneseni z istim formatom. Če začnete vnašati številke kot cifre (npr. 10 ali 20), nadaljujte. Ne spreminjajte se deloma in začnite vnašati številke kot besede (npr. Deset ali dvajset). Bodite dosledni.
• V tabeli ne pustite praznih stolpcev.

06 od 09

Ustvarjanje seznama

Ko so podatki vneseni v tabelo, jih lahko pretvorite na seznam . Narediti tako:

1. Označite celice A3 do E13 v delovnem listu.
2. V meniju kliknite Podatki> Seznam> Ustvari seznam, da odprete pogovorno okno Ustvari seznam .
3. Medtem ko je pogovorno okno odprto, je treba celice A3 do E13 na delovnem listu obkrožati z mrtvimi mravljicami.
4. Če mrtve mravlje obkrožajo pravilen obseg celic, kliknite Ok v pogovornem oknu Ustvari seznam .
5. Če maratonske mravlje ne obkrožajo pravilnega razpona celic, označite pravilno območje na delovnem listu in kliknite Ok v pogovornem oknu Ustvari seznam .
6. Tabelo mora biti obdano s temno stranjo in imenovano puščico spustiti poleg imena vsakega polja.

07 od 09

Uporaba orodij za baze podatkov

Ko ustvarite bazo podatkov, lahko z orodji, ki se nahajajo pod puščicami spustnega seznama, poleg imena polj, da razvrstite ali filtrirate podatke.

Sortiranje podatkov

1. Kliknite puščico spustnega menija poleg polja Ime zadnjega imena.
2. Kliknite možnost Sortiraj, če želite bazo podatkov sortirati po abecedi od A do Z.
3. Ko bo razvrstil, bi moral Graham J. biti prvi zapis v tabeli, Wilson R. pa mora biti zadnji.

Filtriranje podatkov

1. Kliknite puščico spustnega menija poleg polja Ime programa .
2. Kliknite možnost Business za filtriranje vseh študentov, ki niso v poslovnem programu.
3. Kliknite V redu.
4. Samo dva študenta - G. Thompson in F. Smith bi morali biti vidni, saj sta edina dva vpisana v poslovni program.
5. Če želite prikazati vse zapise, kliknite puščico spustnega menija poleg polja Ime programa .
6. Kliknite na možnost Vse .
   

08 od 09

Razširitev baze podatkov

Če želite v bazo podatkov dodati dodatne zapise:

• Prazna vrstica z zvezdico (celice A14 do E14) se doda na dno baze podatkov, ko je ustvarjena.
• Dodatne podatke lahko dodate v bazo podatkov s to prazno vrstico.
• Dodajte naslednje podatke:
  
  Podatki celice
  A14 - ST348-255
  B14 - Christopher
  C14 - A.
  D14 - 22
  E14 - Znanost

09 od 09

Dokončanje oblikovanja baz podatkov

Opomba : Ta korak vključuje uporabo ikon, ki se nahajajo na orodni vrstici Oblikovanje , ki se navadno nahaja na vrhu zaslona Excel 2003. Če ni prisotna, preberite, kako najti orodne vrstice Excel, da boste lažje našli to.

1. Označite celice A1 do E1 v delovnem listu.
2. Kliknite na ikono Merge in Center v orodni vrstici za oblikovanje, da bi center naslov.
3. S celicami A1 do E1 še vedno izberete, kliknite ikono Popolni barv na orodni vrstici za oblikovanje (izgleda kot barva), da odprete spustni seznam barve ozadja.
4. Iz seznama izberite Sea Green, da spremenite barvo ozadja celic A1 - E1 do temno zelene barve.
5. Kliknite ikono Barva pisave na orodni vrstici za oblikovanje (velika črka »A«), da odprete spustni seznam barv.
6. Izberite White s seznama, da spremenite barvo besedila v celicah A1 - E1 na belo.
7. Označite celice A2 - E2 v delovnem listu.
8. Kliknite ikono Popolnite barvo na orodni vrstici za oblikovanje, da odprete spustni seznam barve ozadja.
9. Izberite svetlo zeleno s seznama, da spremenite barvo ozadja celic A2 - E2 v svetlo zeleno.
10. Označite celice A3 - E14 na delovnem listu.
11. V meniju izberite Format> AutoFormat, da odprete pogovorno okno za samodejno oblikovanje .
12. Izberite seznam 2 s seznama možnosti za oblikovanje celic A3 - E14.
13. Označite celice A3 - E14 na delovnem listu.
14. V središču opcije Opcije kliknite na orodni vrstici za oblikovanje, da se besedilo osredotoči v celice A3 do E14.
15. Na tej točki, če ste pravilno sledili vsem korakom v tej vadnici, mora biti preglednica podobna preglednici, ki je prikazana v 1. koraku te vaje.