Upoštevajte svoje navade pri pošiljanju e-poštnih sporočil
Pravila beleženja po e-pošti niso "pravila" v smislu, da bo policija za elektronsko bontiko prišla po vas, če jih ne boste spremljali.
To so smernice, ki pomagajo preprečevati napake (kot na primer kršiti nekoga, ko to ne mislite) in nesporazume (kot da ste užaljeni, če niste namenjeni).
Ta osnovna pravila e-poštnega bontona nam pomagajo komunicirati bolje prek e-pošte in se splača spoznati.
01 od 26
Bodite še preden začnete pošiljati sporočilo
Pošljite enkrat, dvakrat poglejte, in se izogibajte neprijetnim e-poštnim sporočilom, ki imajo napačno besedilo, da gredo do napačnega prejemnika (ali, žalostno, prejemnikov). Torej
- vsakemu sporočilu pustite vsaj nekaj minut počitka, potem ko ga dokončate
- preden tapnete ali kliknete Pošlji .
V Gmailu (in nekaterih drugih e-poštnih storitvah in programih) lahko omogočite funkcijo nesodelujoče, ki vam omogoča nekaj sekund, da lahko poškodujete škodo tudi po poąiljanju. Kjer to ni na voljo, poskusite zapustiti polje Za: prazno ali vnesti svoj e-poštni naslov, tako da vas bodo pred pošiljanjem opozorili na končni videz.
02 od 26
Ne privzeti za "Odgovori vsem"
Če je "odgovor" dober, mora biti "odgovor vsem" boljši. Ali je to prav? Več o tem »
03 od 26
E-poštna sporočila shranite na kratko
Ne prestraši prejemnikov s preveč besedila. Naj bo vaše sporočilo preprosto prebrati in razumeti namesto tega. Več o tem »
04 od 26
Pravilno oblikujte e-poštne odgovore (in bodite lažji)
Ali menite, da je citiranje izvirnega besedila v vaših e-poštnih odgovorih odlično, je veliko dela? Ne dovolite, da vas »prestraši«! Tukaj je zelo udoben, sproščen, hiter in še vedno čist in kompatibilen način odgovora. Več o tem »05 od 26
Napišite dobre e-poštne naslove
Ali naredite te neumne napake v predmetih e-pošte? Ključ do prejemanja vaših sporočil se izkaže, da ni pameten. Več o tem »
06 od 26
Očistite e-poštna sporočila pred pošiljanjem
Posredovanje e-poštnih sporočil je odličen način za izmenjavo idej, vendar se prepričajte, da prvotna ideja ni izgubljena v zanositvi. Več o tem »
07 od 26
Ko ste v dvomu, pošljite navaden e-poštni naslov, ne obogaten HTML
Vaši pošteno oblikovani e-poštni sporočili ne morejo vsi prejemati. Nekateri lahko celo reagirajo nenavadno. Če želite biti varni in ne žal, pošljite e-poštna sporočila samo v primeru dvoma. Več o tem »
08 od 26
Ne pošiljajte napačnih e-poštnih sporočil
E-poštne prevare pogosto vsebujejo zgodbe, ki so zanimive in zagotovo draži. Torej,
- ne pošljite po e-pošti nobene zgodbe, ki jo niste preiskovali sami, na primer,
- O mestnih legendah,
- Skeptoid ali
- Snopes.com.
09 od 26
Uporabite protivirusno programsko opremo, hranite do datuma in skenirate brezplačno
Prepričajte se, da ne pošiljajo črvov in virusov po elektronski pošti ali delujejo kot sredstvo za širjenje neželene pošte. Vse to lahko povzroči zlonamerna e-poštna sporočila. Na srečo obstaja zaščita:
- Vrhunska programska oprema za protivirusno zaščito Windows
- Programska oprema za protivirusno zaščito Mac
- VirusTotal za pregledovanje datotek in URL-jev na spletu.
10 od 26
Pojasnite, zakaj ste naprej
Več in boljša komunikacija omogoča boljše odnose. Če želite e-poštna sporočila in povezave posredovati na način, ki deli ustrezne podatke in spodbuja odnose,
- Na vrhu e-pošte vpišite, zakaj mislite, da bo prejemnik zanimiv, kaj delite.
11 od 26
Ali so ljudje vedeli, da je njihova e-pošta prejeta
Ali je filter za neželeno pošto poje sporočilo? Vprašajte druge, ki so všeč, in jim sporočite, da ste dobili e-pošto. Več o tem »
12 od 26
Vprašaj, preden pošljete ogromne priloge
Ne zaprite e-poštnih sistemov ali pa to storite le z dovoljenjem.
13 od 26
Govorite o enem predmetu samo na e-pošto
Pomagajte svetu, da je manj zmede. Poskusite govoriti o enem subjektu samo na sporočilo. Za drugo osebo zaženite nov e-poštni naslov.
14 od 26
Ločila; v Emails Too
Comma, debelo črevo, vezaj in podpičje - vsi obstajajo z razlogom: olajšajo razumevanje predvidenega pomena stavka. Ne otežujte in morda manj zanimivo za prejemnike vaših e-poštnih sporočil. Plačite nekaj, čeprav ne preveč pedantično veliko pozornost ločil. Več o tem »
15 od 26
Uporabite akronimov redko
DYK? Niso znani vsi akronim, in te kratice ne prihranijo toliko časa. Torej,
- uporabite le zelo malo kratic, in morda le, če ste lahko prepričani, da prejemnik pozna njihov pomen.
- Bodite previdni z verskimi akronimi, kot je JFC . Nikoli ne veš, kako bo religija igrala po elektronski pošti.
16 od 26
Spreminjanje velikosti slik v priročne dele za e-pošto
Če vaše fotografije dobro izgledajo v vašem e-poštnem sporočilu, tudi vi izgledate dobro! Če želite poskrbeti, da slike ne bodo večje od zaslonov in poštnih predalov, jih spremenite v slogu - na spletu in brezplačno. Več o tem »17 od 26
Pisanje v vseh krogih je kot kričanje
Ne kliči v svojih e-poštnih sporočilih več, kot si misliš. Težko je prebrati tudi besedilo v vseh velikih črkah. Več o tem »
18 od 26
Bodite previdni z ironijo v e-poštnih sporočilih
Ne, res! Resno mislim. Iskreno!
Medij, ki ponuja malo konteksta, kot je e-pošta, ni primeren za ironijo in sarkazem, tudi če poznaš prejemnika.
19 od 26
Catch Typos s tiskanjem vaših e-poštnih sporočil
Naredite to za pomembne, formalne, e-poštne naslove za kariere in ljubezenske črke:
- natisnite osnutek, preden kliknete Pošlji .
Na natisnjeni kopiji in s svinčnikom v roki lahko pogosto najdete tipke ali napačne zapise niti črkovalnik za preverjanje črkovanja niti si sami ujete pri lektoriranju na zaslonu.
20 od 26
Kako se izogniti neprijetnim sporočilom
Izogibajte se neprijetnim e-poštnim sporočilom tako, da jih pošljete sami (privzeto). Lahko tudi
- pustite polja To , Cc in Bcc popolnoma prazna ali
- v polje »V« vnesite svoj naslov, dokler ne pošljete sporočila.
21 od 26
Nastavite sistemsko uro desno
Prepričajte se, da ne pošiljate sporočil od leta 1981; ali 3078. Več »
22 od 26
V Doubt, End Emails s "Hvala"
Če ne veste, kako se lahko pozdravite na koncu e-pošte, obstaja ena stvar, ki bo skoraj vedno ustrezna. Hvala. Več o tem »23 od 26
Kje položiti svoj podpis
Kako se odločite, kam naj se vaš e-poštni podpis namesti brez črke podkripta "podpišite tukaj"? Poglej tukaj. Več o tem »24 od 26
Se sprašujete: "Kako napisati to v pisanje", napišite "To"
Ste opazili, kako ljudje, ki jih dobro poznate, ko jih poslušate, postanejo kriptični, ko začnejo pisati?
Ne bodi tako kot oni. Povejte, kot je, in kako bi to rekli (ne kako si ga navajal, da bi ga napisal, morda v tehničnem, akademskem ali pravnem kontekstu).
25 od 26
Stiskanje datotek pred pošiljanjem prek e-pošte
Manjše je lepše, vsaj ko gre za priloge za e-pošto. Zato naredite datoteke manjše, preden jih pošljete po e-pošti. Več o tem »26 od 26
Izogibajte se sporočilom "Me Too"
"Tudi jaz" ni dovolj vsebine, vendar je preveč nadležnost.