Dolga e-poštna sporočila lahko izgledajo zastrašujoče in dolga zaporedja dolgih odstavkov, po možnosti vključno z dolgotrajnimi stavki, ki se ne zdi, da se ustavijo, vendar se ne zdi, da bi šli nikjer bodisi - stavki, napolnjeni z drugimi besedami, ki ne vsebujejo pomena, ampak služijo zamenjati z večplastnimi in včasih nasprotujočimi možnimi interpretacijami, lahko povzroči, da je prejemnik prebral manj kot če bi bilo sporočilo samo, uh, približno 3 stavke, trije duhoviti, jedrnati in natančni stavki.
Če niste prebrali odstavka zgoraj, ste dobili to točko.
E-poštna sporočila shranite na kratko
Zato je običajno dobra ideja, da
- e-pošto čim krajša.
Seveda to ne pomeni, da bi morali prekiniti sporočila za vsako ceno.
Napišite toliko kot je potrebno
Napišite tako dolgo in toliko, kolikor je potrebno in primerno. Za poslovne e-pošte je bolj pomembno, da so jedrnat.
Osebna e-poštna sporočila so lahko cvetlična in dolgočasna. Za jasnost je manj in enostavnejših besed še vedno boljše.
Uporabite Bullet točke
Če imate veliko za pisanje:
- Prelomite svoje sporočilo v oznake.
- Začnite vsako točko s kratkim povzetkom dejanja, ki ga želite sprejeti.
- Prepričajte se, da pomembne informacije niso skrite v sporočilu ali v nobenem mesu točke .
Ena akcija na sporočilo
Ne kombinirajte ničesar, kar potrebujete, ali želite prejemniku povedati v eno sporočilo. Še posebej:
- Za vsako večje dejanje, ki ga zahtevate od prejemnika, začnite novo sporočilo.
To olajša prejemniku, da dobi e-poštno sporočilo in opravi potrebne ukrepe. Z nastavitvijo precedensa so verjetno, da bodo sprejeli enako metodo za sporočila, ki vam bodo priskrbela - in boste imeli lažji čas, da izklopite e-poštna sporočila.