Ali res želite odgovoriti vsem v skupnem sporočilu?
Če je dobro odgovoriti, bi bilo treba še bolje odgovoriti vsem. Prav?
Ni vedno. Če je odgovor resnično pomemben za vse prejemnike, je treba uporabiti "odgovoriti vse".
Nekateri odgovori na vse scenarije so posledica nezgode, če en prejemnik ne zaveda, da so kliknili ali izkoristili to možnost. Vendar je verjetno večina verjetno posledica dejstva, da se oseba ne zaveda, kdaj poslati odgovoriti na vsa sporočila.
Kakorkoli, to je navadno nadležno drugim osebam, ki sodelujejo v sporočilu skupine. Zato je najbolje, da previdno uporabite Odgovori vsem .
Kdaj odgovoriti na vse
Uporabite funkcijo Reply to All v e-poštnem programu samo, če:
- Vaš odgovor bo moral vedeti za prvotnega pošiljatelja in vse ljudi v izvornih e-poštnih sporočilih To: in Cc:.
Ne odgovarjajte vsem, če:
- Samo odgovorni pošiljatelj mora poznati vaš odgovor,
- Vaši komentarji bodo ključni, če želite vedeti za prvotnega pošiljatelja in nekaj drugih prejemnikov,
- Naredite običajen odgovor v tem primeru in nato ročno dodajte izbrane druge prejemnike. Naslove lahko kopirate iz izvirnega e-poštnega sporočila, če to pomaga.
- Vaše sporočilo je preprosto kot "Hvala!" ali "Jaz tudi:"
- Hvala, da so obvestila morda v redu, vendar jih ne pošiljajte vsem drugim prejemnikom. Samo pošiljatelj se mora resnično zavedati, kako se počutite glede sporočila, in ne vsake druge osebe v skupini.
Odgovori so vsi rezervirani samo za posebne primere. Uporabite ga le, če morate istemu sporočilu poslati vsakega prejemnika v skupini. V nasprotnem primeru, če vam tega ni treba storiti, morate odgovoriti le posameznim posameznikom, tudi če to lahko pomeni le, da odgovorite pošiljatelju.
Kot primer, razmislite o prejemu e-poštnega sporočila, če želite, da se včeraj udeležite pokojninske stranke. Pretvarjaj se, da je bilo poslano še tridesetim ljudem in vas prosil, da ne samo, če greste, ampak če lahko na nek način prinesete nekaj hrane ali pomagate.
V tej situaciji običajno ni primerno, da pošljete odgovor vsem drugim in pojasnijte, da ne morete iti, ker morate delati ta vikend in da je vaš otrok bolan, tako da to ni dober vikend za vas. Ti podatki so pomembni za pošiljatelja, vendar verjetno ne vsem, ki so bili povabljeni.
Obstajajo pa časi, ko morate odgovoriti vsem in kdaj boste morali odgovoriti vsem. Mogoče gre za skupinsko razpravo o delovnem projektu ali kaj drugega, ki neposredno vključuje druge prejemnike.
Ne glede na to, morate vedno razmišljati o tem, preden pošljete množični e-poštni naslov drugim. Še huje je, če nekaj ljudi pošilja odgovor na vsa sporočila eno za drugo, in dobite ducat e-poštnih sporočil v razponu minute ali dveh. Te ne le težko slediti, ampak tudi nadležno, če jih ni treba brati.