Postavitev vašega podpisa je verjetno najlažji del priprave vaših e-poštnih sporočil in ne le zato, ker ni jasnih pravil za ta del e-poštnega bontona.
Namestitev e-poštnega podpisa
Podajte svoj e-poštni podpis tik pod koncem vašega besedila v odgovorih in v novih sporočilih. Ali to storite tako v e-pošti, ki ga pošljete profesionalno in tiste, ki se odpravijo v družino in prijatelje.
- Razmislite, da sploh ne uporabljate podpisa v zasebnih sporočilih, saj je zasebna korespondenca lahko bolj intimna od formaliziranih sporočil z zelo strukturiranim podpisom.
- V odgovorih ni nobenih podpisov ali zgoščenih dobrih možnosti; prejemnik pa vas že pozna.
V praksi se umestitev e-poštnega podpisa razlikuje glede na nastavitve, določene v vašem e-poštnem programu:
- Če vključite izvirna sporočila z uporabo naklona in selektivnega citiranja , bo vaš podpis običajno prikazan na dnu sporočila.
- Če ste lazno citiramo, tako da svoje sporočilo daste na vrsto (ne-razdrobljeno) izvirno sporočilo, bo vaš podpis običajno med vašim sporočilom in izvirnim sporočilom, ki ga navedete, tik nad vrstico »--Originalno sporočilo--«.
Razlika med lenskim citatom in selektivnim citatom je pogosto funkcija e-poštnega odjemalca, ki ga uporabljate, ali standardov vašega poklica. Strokovnjaki, ki lovijo Linux, se na primer pogosto opirajo na selektivno citiranje, medtem ko Microsoft Outlook privzame lažno citiranje.
Email Signature Napake pri umestitvi, ki bi jih morali izogibati
Prenos vašega podpisa, če ne pripada, ni težko kršiti bontona, vendar se morate izogibati običajnim napakam za umestitve, da zmanjšate zmedo.
- Podpis na vrhu, odgovor na vrstico spodaj : bralci so pogojeni, da ne bodo videti daleč nad podpisom, s katerim se srečujejo. Če je vaš e-poštni program ali storitev nastavljen tako, da vaš podpis na vrhu citiranega besedila odgovori in naprej, ne napišite ničesar v navedenem besedilu. Verjetnost je, da bodo prejemniki presodili vaš prazen odgovor, vendar morda ne dovolj dolgo, da bi našli odgovore v navedenem delu. Namesto tega odgovorite nad podpisom ali premaknite podpis do samega dna.
- Podpis na samem dnu, odgovorite na vrhu : če odgovorite na vrh, vendar je vaš e-poštni podpis na dnu, prejemniki ne bodo nikoli videli podpisa, ali če jih vidijo, jih lahko pošlje podpis za lov na spletu besedilo za odgovor, ki so ga morda zamudili. Namesto tega: premaknite podpis nad navedenim delom in pod vašim odgovorom.
Podpisi na splošno
Vaš e-poštni podpis ni daljši od štirih ali pet vrstic besedila in vsebuje standardni ločilnik . Vaš podpis ni širši od 75 znakov. Izogibajte se, kjer je mogoče, vključno s slikami, saj nekateri programi za e-pošto obravnavajo vdelane slike, kot so priloge, in jih potegnite iz samega sporočila.
Postscripts
Seveda, pozicioniranje vašega podpisa na predlaganih mestih vam daje možnost vključitve postscriptov pod njo. Upoštevajte, da nekateri e-poštni programi in storitve obravnavajo vse, kar je pod deliteljem podpisa, ki je del samega podpisa. Torej, kot alternativo, vključite svoj postscript pod "podpisovanje" glavnega besedila vašega sporočila z vašim imenom, vendar nad podpisom elektronske pošte.