Če odgovorite na e-poštno sporočilo, mora biti jasno, na kaj odgovorite. Zato je besedilo prvotnega sporočila običajno citirano v odgovoru. Toliko je jasno, vendar najboljši način citiranja besedila v e-poštnem sporočilu ni.
Obstaja zelo smiselna kvazi standard za to, da naredite pravo stvar. To vam omogoča, da citirate toliko, kolikor je potrebno na način, ki prejemniku vašega odgovora omogoča, da natančno vidi, na kaj se odzoveš. Če so vsi e-poštni odjemalci (ali uporabniki elektronske pošte) v skladu, so sporočila vedno videti čista in čista in jih je enostavno brati.
Ponudba na predlagan način je prava stvar, vendar je tudi nekaj dela, da se izreže citirano besedilo in da je videti lepo. Ali je to res potrebno za hiter in kratek odgovor? In če poskusite citirati z uporabo pravilnega odreza v programu za pošiljanje e-poštnih sporočil, kot je Outlook, boste sedeli eno uro čez odziv ali neuspešno (ali najverjetneje oboje).
Način lažnega: preprost, še vedno pravilen in dober pogled
Na srečo vedno obstaja več kot en način, da naredite nekaj. Običajno te možnosti niso popolne, lahko pa je preprosto več kot en ustrezen pristop. Zdaj je bolj sproščeno, vendar še vedno popolnoma berljivo ter sprejemljivo in združljivo - in pravilno - odgovoriti na e-pošto.
Za lažjo obliko odgovora na e-pošto:
- Začnite sporočilo na vrhu odgovora.
- Vključite izvirno sporočilo, ki ga odgovorite spodaj.
- Poskrbite, da bo vaš podpis nad citiranim besedilom.
- Ne spreminjajte navedenega gradiva.
- Seveda lahko prekinete prekomerno dolžino in (pogosto odstranite) inline priloge. Zamenjajte jih z "[...]".
- V čim manj besedah ponovite vprašanja, ki jih odgovarjate.
- Namesto zgolj "Da", poskusite: "Vprašali ste, ali želimo jabolka. Da, mi". ali "Želimo jabolka, da."
- Prepričajte se, da citirano besedilo ni razčlenjeno, niti z znakom »>« niti s črtami.
- Če odgovorite na odgovor odgovora, lahko odstranite stara, zdaj nepotrebna sporočila od spodaj.
V e-poštnih odjemalcih in storitvah, kot je Gmail, ki inteligentno samodejno arhivirajo in razpravljajo o nitih, ta slog odgovora deluje še posebej dobro. Ker je vsa citirana besedila na enem mestu, jo je mogoče zlahka skriti in brez motenja skladnosti sporočila, medtem ko je kontekst med sporočili vzpostavljen s prvotnimi e-poštnimi sporočili.
Nastavite program e-pošte za lažne, pravilne odgovore
Če želite biti leni kasneje, boste morda morali narediti nekaj nastavitvenih del. Večina e-poštnih programov in storitev je mogoče konfigurirati za lenobje, vendar je pravilen odgovor preprost, čeprav:
- Eudora
- Hotmail
- Mac OS X Mail
- Outlook Express
- Windows Mail