Kako ustvariti padajoč seznam v Excelu

Možnosti vrednotenja podatkov Excel vključujejo ustvarjanje spustnega seznama, ki omejuje podatke, ki jih je mogoče vnesti v določeno celico na vnaprej določeni seznam vnosov.

Ko spustnem seznamu dodate v celico, se poleg nje prikaže tudi puščica. S klikom na puščico odprete seznam in vam omogočite, da izberete enega od elementov seznama za vstop v celico.

Podatki, uporabljeni na seznamu, se lahko nahajajo:

Vaje: Uporaba podatkov, shranjenih v drugačni delovni zvezki

V tej vadnici bomo ustvarili spustni seznam s seznamom vnosov, ki se nahajajo v drugem delovnem zvezku.

Prednosti uporabe seznama vnosov, ki se nahajajo v drugem delovnem zvezku, vključujejo centraliziranje podatkov seznama, če jih uporabljajo več uporabnikov in varujejo podatke pred naključno ali namerno spremembo.

Opomba: če so podatki seznama shranjeni v ločenem delovnem zvezku, morajo biti oba delovna zvezka odprta, da lahko seznam dela.

Po korakih v spodnjih tutorijih spodaj gre skozi ustvarjanje, uporabo in spreminjanje spustnega seznama, podobnega tistemu, ki ga vidite na zgornji sliki.

Navodila za vaje pa ne vključujejo korakov oblikovanja za delovne liste.

To ne bo motilo dokončanja vadnice. Vaš delovni list bo drugačen kot primer na strani 1, vendar vam bo spustni seznam dala enake rezultate.

Vadnice Teme

01 od 06

Vnos podatkov o vadnicah

Uporaba podatkov iz drugačne delovne knjige. © Ted Francoski

Odpiranje dveh Excelovih delovnih zvezkov

Kot smo že omenili, se za ta vadnik podatki za spustni seznam nahajajo v drugem delovnem zvezku s spustnega seznama.

Za to vadnico upoštevajte ta navodila:

  1. Odprite dva prazna Excelova delovna zvezka
  2. Shrani eno delovno zvezo z imenom data-source.xlsx - ta delovni zvezek vsebuje podatke za spustni seznam
  3. Shranite drugi delovni zvezek z imenom spustnega seznama.xlsx - ta delovni zvezek bo vseboval spustni seznam
  4. Po shranjevanju oba delovna knjižica pustite odprta.

Vnos podatkov o vadnicah

  1. Spodaj vnesite podatke v celice od A1 do A4 iz delovnega zvezka data-source.xlsx, kot je prikazano na zgornji sliki.
  2. A1 - Gingerbread A2 - Lemon A3 - Ovsena kaša Raisin A4 - Čokoladni čip
  3. Shranite delovni zvezek in ga pustite odprte
  4. Spodaj vnesite podatke v celice B1 iz delovnega zvezka spustnega seznama.xlsx .
  5. B1 - Vrsta piškotkov:
  6. Shranite delovni zvezek in ga pustite odprte
  7. Spustni seznam bo dodan v celico C1 tega delovnega zvezka

02 od 06

Ustvarjanje dveh imenovanih območij

Uporaba podatkov iz drugačne delovne knjige. © Ted Francoski

Ustvarjanje dveh imenovanih območij

Imenski obseg omogoča, da se sklicujete na določen obseg celic v delovnem zvezku Excel.

Imenski obseg ima v Excelu veliko uporab, ki jih uporabljajo v formulah in pri ustvarjanju grafikonov.

V vseh primerih se namesto vrste referenc celic uporablja imensko območje, ki označuje lokacijo podatkov v delovnem listu.

Če se uporablja na spustnem seznamu, ki se nahaja v drugem delovnem zvezku, je treba uporabiti dva imenjena območja.

Vadbeni koraki

Prvi imenovan obseg

  1. Izberite celice A1 - A4 iz delovnega zvezka data-source.xlsx, da jih označite
  2. Kliknite polje z imenom, ki se nahaja nad stolpcem A
  3. V polje »Ime« vpišite »piškotke« (brez narekovajev)
  4. Pritisnite tipko ENTER na tipkovnici
  5. Celice od A1 do A4 iz delovne knjige podatkov-source.xlsx imajo zdaj ime obsega piškotkov
  6. Shranite delovni zvezek

Drugi imenovan obseg

To območje z drugim imenom ne uporablja referenčnih celic iz delovnega zveza spustnega seznama.xlsx .

Namesto tega se bo, kot je bilo omenjeno, povezalo z imenom območja piškotkov v delovnem zvezku podatkov-source.xlsx .

To je potrebno, ker Excel ne bo sprejel celičnih referenc iz druge delovne knjige za določen obseg. Vseeno bo, razen za drugo ime razpona.

Ustvarjanje drugega imenovanega razpona zato ni opravljeno s pomočjo polja z imeni, temveč z uporabo možnosti Name Manager , ki se nahaja na zavihku Formule na traku.

  1. Kliknite na celico C1 v delovnem zvezku spustnega seznama. Xlsx
  2. V traku kliknite Formule> Upravitelj imen, da odprete pogovorno okno Name Manager
  3. Kliknite gumb Novo, da odprete pogovorno okno Novo ime
  4. V vrstici vrstice Ime: Podatki
  5. V vrstici Refers to line: = 'data-source.xlsx'! Piškotki
  6. Kliknite V redu, da dokončate imensko območje in se vrnete v pogovorno okno Name Manager
  7. Kliknite Zapri, da zaprete pogovorno okno Name Manager
  8. Shranite delovni zvezek

03 od 06

Odpiranje pogovornega okna za preverjanje podatkov

Uporaba podatkov iz drugačne delovne knjige. © Ted Francoski

Odpiranje pogovornega okna za preverjanje podatkov

Vse možnosti preverjanja podatkov v programu Excel, vključno s padajočimi seznami, so nastavljene s pogovornim oknom za preverjanje podatkov.

Poleg dodajanja spustnih seznamov na delovni list lahko preverjanje podatkov v Excelu uporabite tudi za nadzor ali omejitev vrste podatkov, ki jih je mogoče vnesti v določene celice v delovnem listu.

Vadbeni koraki

  1. Kliknite na celico C1 iz delovnega zvezka spustnega seznama.xlsx, da bi postal aktivna celica - tukaj se bo spustni seznam
  2. Kliknite jeziček Podatki v meniju traku nad delovnim listom
  3. Na traku kliknite na ikono Validation Data, da odprete spustni meni
  4. Kliknite možnost Validacija podatkov v meniju, da odprete pogovorno okno Preverjanje podatkov
  5. Odprite pogovorno okno za naslednji korak v vadnici

04 od 06

Uporaba seznama za preverjanje podatkov

Uporaba podatkov iz drugačne delovne knjige. © Ted Francoski

Izbira seznama za preverjanje podatkov

Kot je omenjeno, poleg spustnega seznama obstajajo številne možnosti za preverjanje podatkov v Excelu.

V tem koraku bomo izbrali možnost Seznam kot vrsto preverjanja podatkov, ki se uporablja za celico D1 delovnega lista.

Vadbeni koraki

  1. V pogovornem oknu kliknite kartico Nastavitve
  2. Kliknite puščico navzdol na koncu vrstice Dovoli, da odprete spustni meni
  3. Kliknite na Seznam, da izberete spustni seznam za preverjanje podatkov v celici C1 in aktivirate vrstico Izvor v pogovornem oknu

Vnos v vir podatkov in zaključek spustnega seznama

Ker se vir podatkov za spustni seznam nahaja v drugem delovnem zvezku, se v pogovornem oknu v vrstici Izvor vnese drugo ime, ki je bilo ustvarjeno prej.

Vadbeni koraki

  1. Kliknite na vrstico Izvor
  2. Vnesite "= Podatki" (brez narekovajev) v vrstici Izvor
  3. Kliknite V redu, da dokončate spustni seznam in zaprete pogovorno okno Data Validation
  4. Mala ikona s puščico navzdol, ki se nahaja na desni strani celice C1
  5. Če kliknete puščico navzdol, se odpre spustni seznam, ki vsebuje štiri imena piškotkov, vnesenih v celice A1 do A4 iz delovnega zvezka data-source.xlsx
  6. Klik na eno od imen mora vnesti to ime v celico C1

05 od 06

Spreminjanje spustnega seznama

Uporaba podatkov iz drugačne delovne knjige. © Ted Francoski

Spreminjanje elementov seznama

Če želite spustni seznam posodobiti s spremembami v naših podatkih, bo morda treba redno spreminjati izbire na seznamu.

Ker smo uporabili imensko območje kot vir za naše elemente seznama in ne dejanska imena imen, spremenimo imena piškotkov v imenovanem obsegu, ki se nahajajo v celicah A1 do A4 podatkovne zbirke podatkov source.xlsx, takoj spremenijo imena v spustnem seznamu seznam.

Če so podatki vneseni neposredno v pogovorno okno, spreminjanje seznama vključuje vrnitev v pogovorno okno in urejanje izvorne vrstice.

V tem koraku bomo na spustnem seznamu spremenili Limon na Shortbread s spreminjanjem podatkov v celici A2 imenovanega območja v delovnem zvezku data-source.xlsx .

Vadbeni koraki

  1. Kliknite celico A2 v delovnem zvezku podatkov-source.xlsx (Lemon), da postane aktivna celica
  2. Vnesite Shortbread v celico A2 in pritisnite tipko Enter na tipkovnici
  3. Kliknite puščico navzdol na spustnem seznamu v celici C1 iz delovne knjige spustnega seznama.xlsx, da odprete seznam
  4. Točka 2 na seznamu naj bi zdaj prebrala Shortbread namesto Lemona

06 od 06

Možnosti za zaščito spustnega seznama

Uporaba podatkov iz drugačne delovne knjige. © Ted Francoski

Možnosti za zaščito spustnega seznama

Ker so naši podatki na drugem delovnem listu iz padajočega seznama, ki so na voljo za zaščito podatkov seznama, vključite: