Ustvarite seznam za spust v Excelu z drugega delovnega lista

Ustvarjanje spustnega seznama v Excelu vam omogoča vnos podatkov v določeno celico delovnega lista s prednastavljenega seznama vnosov.

Prednosti uporabe spustnega seznama so:

• Vnašanje podatkov olajša
• Preprečevanje napak pri vnosu podatkov
• Omejevanje števila lokacij za vnos podatkov

Excel Drop-Down Seznam Korak za korakom Vadnica Teme

• Vnos podatkov o vadnicah
• Ustvarjanje imenskega obsega za podatke
• Začetek spustnega seznama
• Uporaba seznama za preverjanje podatkov
• Vnos v vir podatkov in zaključek spustnega seznama
• Spreminjanje elementov seznama
• Možnosti za zaščito spustnega seznama

Vnos podatkov o vadnicah

Prvi korak pri ustvarjanju spustnega seznama v Excelu je vnos podatkov .

Opomba: Navodila za tutorial ne vključujejo korakov oblikovanja za delovni list.

To ne bo motilo dokončanja vadnice. Vaš delovni list bo drugačen od primera na strani 1, vendar bo spustni seznam dala enake rezultate.

V spodnje podatke vpišite v celice, navedene na listih ena in dve v Excelovem delovnem zvezku.

Vadbeni koraki

1. V pravilne celice v listu 1 v delovnem listu vnesite naslednje podatke: D1 - Vrsta piškotka:
2. Kliknite jeziček Sheet za list 2.
   
3. V pravilne celice v listu 2 delovnega lista vnesite naslednje podatke:
   A1 - Gingerbread A2 - Lemon A3 - Ovsena kaša Raisin A4 - Čokoladni čip

Spustni seznam bo dodan v celico E1 na listu 1.

Ustvarjanje imenskega območja za podatke seznama

Imenski obseg omogoča, da se sklicujete na določen obseg celic v delovnem zvezku Excel.

Imenski obseg ima v Excelu veliko uporab, ki jih uporabljajo v formulah in pri ustvarjanju grafikonov.

V vseh primerih se namesto vrste referenc celic uporablja imensko območje, ki označuje lokacijo podatkov v delovnem listu.

Če se uporablja na spustnem seznamu, se kot vir za elemente seznama uporablja ime.

Vadbeni koraki

1. Povlecite izbor celic A1 - A4 na listu 2.
2. Kliknite polje z imenom, ki se nahaja nad stolpcem A
3. V polje »Ime« vnesite »piškotke« (brez narekovajev)
4. Pritisnite tipko ENTER na tipkovnici
5. Celice A1 do A4 na listu 2 imajo zdaj ime "piškotkov"
6. Shranite svoj delovni list

Odpiranje pogovornega okna za preverjanje podatkov

Vse možnosti preverjanja podatkov v programu Excel, vključno s padajočimi seznami, so nastavljene s pogovornim oknom za preverjanje podatkov.

Pogovorno okno za preverjanje podatkov se nahaja pod zavihkom podatkov na traku .

Vadbeni koraki

1. Kliknite jeziček Sheet 1 na dnu zaslona, ​​da preklopite na list 1
2. Kliknite na celico E1, da postanete aktivna celica - tu se nahaja spustni seznam
3. Kliknite jeziček Podatki v meniju traku nad delovnim listom
4. Na traku kliknite na ikono Validation Data, da odprete spustni meni
5. Kliknite možnost Validacija podatkov v meniju, da odprete pogovorno okno Preverjanje podatkov

Uporaba seznama za preverjanje podatkov

Poleg dodajanja padajočih seznamov na delovni list lahko preverjanje podatkov v Excelu uporabite tudi za nadzor ali omejitev vrste podatkov, ki jih je mogoče vnesti v določene celice .

Nekatere pogosteje uporabljene možnosti:

• Seznam
• Datumi in / ali časi
• Cele številke
• Besedilo
• Formule (nastavljene pod možnostjo po meri )

V tem koraku bomo izbrali možnost Seznam kot vrsto preverjanja podatkov, ki se uporablja za celico E1 na listu 1.

Koraki

1. V pogovornem oknu kliknite kartico Nastavitve
2. Kliknite puščico navzdol na koncu vrstice Dovoli, da odprete spustni meni
3. Kliknite na Seznam, da izberete spustni seznam za preverjanje podatkov v celici D1 in v pogovornem oknu aktivirate izvorno vrstico

Vnos v vir podatkov in zaključek spustnega seznama

Ker se vir podatkov za spustni seznam nahaja na drugem delovnem listu, se v pogovornem oknu v vrstico Izvor vnese ime, ustvarjeno prej.

Koraki

1. Kliknite na vrstico Izvor
2. Vnesite "= piškotki" (brez narekovajev) v vrstici Izvor
3. Kliknite V redu, da dokončate spustni seznam in zaprete pogovorno okno Data Validation
4. Mala ikona s puščico navzdol, ki se nahaja na desni strani celice E1
5. Če kliknete puščico navzdol, se odpre spustni seznam, ki vsebuje štiri imena piškotkov, ki so vneseni v celice A1 do A4 na listu 2
6. Klik na eno od imen mora vnesti to ime v celico E1

Urejanje elementov seznama

Če želite spustni seznam posodobiti s spremembami v vaših podatkih, bo morda treba redno spreminjati izbire na seznamu.

Ker smo uporabili imensko območje kot vir za naše elemente seznama in ne dejanska imena imen, spreminjanje imen piškotkov v imenovanem obsegu, ki se nahajajo v celicah od A1 do A4 na listu 2, takoj spremenijo imena na padajočem seznamu.

Če so podatki vneseni neposredno v pogovorno okno, spreminjanje seznama vključuje vrnitev v pogovorno okno in urejanje izvorne vrstice.

V tem koraku bomo na spustnem seznamu spremenili Shortbread v Oatmeal Raisin s spreminjanjem podatkov v celici A3 imenovanega območja.

Koraki

1. Kliknite celico A3 na listu 2 (Shortbread), da postanete aktivna celica
2. Vzemite ovseno kašo v celico A3 in pritisnite tipko Enter na tipkovnici
3. Kliknite puščico navzdol za spustni seznam v celici E1 na listu 1, da odprete seznam
4. Točka 3 na seznamu naj bi zdaj prebrala Oatmeal Raisin namesto Shortbread

Možnosti za zaščito spustnega seznama

Ker so naši podatki na spustnem seznamu na drugem delovnem listu, sta na voljo dve možnosti za zaščito listnih podatkov:

• Skrij delovni list, ki vsebuje podatke (list 2)
• Zaščitite delovni list, ki vključuje blokiranje celic A1 do A4 na listu 2

Če varnost ni skrb, skrivanje delovnega lista, ki vsebuje podatke o seznamu, je dobra izbira, saj omogoča lažje posodabljanje seznama, kadar je to potrebno.

Če je varnost skrb, lahko dodate geslo pri zaščiti preglednice, da preprečite spremembe elementov seznama.

Ustvarjanje spustnega seznama na drugem delovnem listu

Spustni seznam vam omogoča vnašanje podatkov v preglednico Excel iz prednastavljenega seznama vnosov.

Del 1 zajema korake za ustvarjanje padajočega seznama s podatki na istem listu kot padajočem seznamu.

Ta vadnica vključuje ustvarjanje spustnega seznama na drugem delovnem listu.

Primer: Ustvarjanje spustnega seznama s podatki na drugem delovnem listu

V pravilne celice v listu 1 delovnega lista vnesite naslednje podatke:
E1 - Trgovina s piškoti
D2 - Vrsta piškotkov:
Kliknite jeziček Sheet za list 2.
V pravilne celice v listu 2 ali delovnem listu vnesite naslednje podatke:
A1 - medenjaki
A2 - limona
A3 - ovsena kaša Raisin
A4 - čokoladni čip
Označite celice A1 - A4 na listu 2.
V polje Ime imena vnesite »piškotke« (brez narekovajev) in pritisnite tipko Enter na tipkovnici.
Kliknite jeziček Sheet za list 1
Kliknite na celico E2 - mesto, na katerem bodo prikazani rezultati
Kliknite kartico Podatki
Kliknite na možnost Validacija podatkov iz traku, da odprete meni
Kliknite potrditev podatkov v meniju, da odprete pogovorno okno
V pogovornem oknu kliknite kartico Nastavitve
V meniju Dovoli izberite Seznam
V pogovornem oknu vnesite = piškotke v vrstici Izvor
Kliknite OK, da zaprete pogovorno okno in se vrnete na delovni list
Puščica navzdol se mora pojaviti poleg celice E2
Ko kliknete puščico, se spustni seznam odpre za prikaz štirih imen piškotkov