Microsoftova funkcija spajanja po pošti omogoča pošiljanje istega dokumenta z manjšimi spremembami velikega števila prejemnikov. Izraz "združitev" izhaja iz dejstva, da se en dokument (npr. Črka) združuje z dokumentom vira podatkov , kot je preglednica .
Funkcija združevanja pošte deluje brezhibno s podatki iz Excel-a. Medtem ko vam Word omogoča tudi ustvarjanje lastnega vira podatkov, so možnosti za uporabo teh podatkov omejene. Nadalje, če že imate svoje podatke v preglednici, ni smiselno, da vse podatke v Wordov vir podatkov znova vnesete.
Priprava podatkov za spajanje pošte
Teoretično lahko uporabite kateri koli Excelov delovni list v funkciji združevanja sporočil Word brez posebne priprave. Vendar pa je priporočljivo, da vzamete nekaj časa, da pripravite svoj delovni list za optimizacijo postopka spajanja pošte .
Tukaj je nekaj smernic za opazovanje, ki bodo pomagale, da se proces združevanja pošte premaga bolj gladko.
Organizirajte podatke o preglednici
Ob nevarnosti, da navedete očitne, bi morali biti vaši podatki lepo organizirani v vrstice in stolpce. Pomislite na vsako vrstico kot en zapis in vsak stolpec kot polje, ki ga boste vstavili v svoj dokument. (Če potrebujete osvežitev, si oglejte vadnico za vnos podatkov Excel .)
Ustvarite vrstico glave
Ustvarite naslovno vrstico za list, ki ga nameravate uporabiti za spajanje pošte. Vrstica glave je vrstica z nalepkami, ki identificirajo podatke v spodnjih celicah. Včasih je Excel lahko včasih razločen glede razlikovanja med podatki in nalepkami, zato jih jasno označite s krepkim besedilom, robovi celic in senčenjem celic, ki so edinstvene v vrstici z glavo. To bo zagotovilo, da ga Excel razlikuje od ostalih podatkov.
Kasneje, ko združite podatke z glavnim dokumentom, bodo oznake prikazane kot imena poljih spajanja, zato ne bo zmede glede podatkov, ki jih vstavljate v dokument. Poleg tega je dobro, da označite svoje stolpce, saj pomaga preprečiti uporabniške napake.
Vnesite vse podatke na en list
Podatki, ki jih nameravate uporabiti za spajanje pošte, morajo biti na enem listu. Če se razprostira na več listih, boste morali kombinirati liste ali opraviti več združitev pošte. Prav tako se prepričajte, da so listi jasno označeni , saj boste morali izbrati list, ki ga nameravate uporabljati, ne da bi ga pregledovali.
Povezovanje vira podatkov v spajanju pošte
Naslednji korak v procesu združevanja pošte je povezati vašo pripravljeno Excelovo preglednico s svojim dokumentom Word.
- V orodni vrstici Mail Merge kliknite gumb Odpri vir podatkov .
- V pogovornem oknu Izberi vir podatkov se pomaknite po mapah, dokler ne najdete delovnega zvezka Excel. Če ne najdete datoteke Excel, se prepričajte, da so v spustnem meniju z oznako »Datoteke vrste« izbrani »Vsi viri podatkov«.
- Dvokliknite izvorno datoteko Excel ali jo izberite in kliknite Odpri .
- V pogovornem oknu Izberi tabelo izberite list Excel, ki vsebuje podatke, ki jih želite združiti s svojim dokumentom.
- Prepričajte se, da je označeno potrditveno polje ob možnosti »Prva vrstica podatkov vsebuje glave stolpcev«.
- Kliknite V redu .
Zdaj, ko je vir podatkov povezan z glavnim dokumentom, lahko začnete vnašati besedilo in / ali urediti svoj Wordov dokument. Vendar pa ne morete spremeniti vira podatkov v Excelu; če morate spremeniti podatke, morate zapreti glavni dokument v Wordu, preden lahko odprete vir podatkov v programu Excel.
Vstavljanje polj za spajanje v dokument je preprosto, tako da sledite tem korakom:
- Kliknite gumb Vstavi spajanje na orodno vrstico za spajanje pošte. Pojavi se pogovorno okno Insert Merge Field.
- Iz seznama označite ime polja, ki ga želite vstaviti, in kliknite Vstavi .
- Polje bo ostalo odprto, kar vam bo omogočilo vstaviti več polj. Če vstavite več kot eno zaporedje, Word ne bo samodejno dodal presledka med polja v dokumentu; to storite sami, potem ko zaprete pogovorno okno. V vašem dokumentu boste videli ime polja, ki ga obdajajo dvojne puščice.
- Ko končate, kliknite Zapri .
Vstavljanje naslovnih blokov in pozdravov - pazljivo uporabite
Microsoft je pred kratkim dodal funkcijo združevanja pošte, ki vam omogoča vstavljanje naslovnih blokov in pozdravnih vrstic. S klikom ustreznega gumba v orodni vrstici lahko Word hkrati vstavi več polj, razporejenih v skupnih različicah.
Gumb za vstavljanje naslovnih blokov je tisti na levi; Vstavljena pozdravna črta je na desni.
Nadalje, ko kliknete na kateri koli gumb, Word prikaže pogovorno okno, ki vam daje nekaj možnosti, na katerih polj jih želite vstaviti, kako želite, da jih uredite, kaj ločila, ki jih želite vključiti, in druge. Čeprav to zveni dovolj preprosto - in če uporabljate vir podatkov, ki ste ga ustvarili v programu Word, lahko pride do zmede, če uporabljate preglednico Excel.
Se spomniš, kdaj priporočilo o dodajanju naslovne vrstice na vašem delovnem listu na prvi strani tega člena? No, če ste ime poimenovali drugje kot tisto, kar Word uporablja kot ime polja za podobne podatke, se lahko beseda nepravilno ujema z njimi.
Kaj to pomeni, če uporabljate vstavljeni naslovni blok ali vstavite gumbe za pozdravne vrstice , se lahko podatki prikažejo drugače, kot jih določite - preprosto zato, ker se etikete ne ujemajo. Na srečo je Microsoft to pričakoval in vgrajen v funkcijo Field Matchs, ki vam omogoča, da se ujemajo z vašimi področnimi imeni z besedami, ki jih uporablja Word v blokih.
Uporaba polja za ujemanje za pravilne označevanje polj na zemljevidu
Če se želite ujemati, sledite tem korakom:
- V orodni vrstici kliknite gumb » Področna polja« .
- V pogovornem oknu Match Fields boste na levi strani videli seznam besednih imen Worda. Na desni strani polja boste videli stolpec padajočih se oken. Ime v vsakem spustnem polju je polje, ki ga Word uporablja za vsako posamezno polje v blokih naslovov ali bloku. Če želite spremeniti, preprosto izberite ime polja iz spustnega polja.
- Ko naredite spremembe, kliknite V redu .
Pogovorno okno Match Fields lahko prikažete tudi tako, da kliknete gumb » Področna polja« na dnu oken »Vstavi naslovni blok« ali »Greeting Line«, ki se oba pojavita, ko kliknete ustrezen gumb orodne vrstice.
Ogled dokumentov za spajanje dokumentov
Preden začnemo predogled in tiskanje združenih dokumentov, beležka o oblikovanju: Če vstavite polja spajanja v dokument, Word ne prenese oblikovanja podatkov iz vira podatkov.
Uporaba posebnega oblikovanja iz izvorne preglednice
Če želite uporabiti posebno oblikovanje, kot je poševnica, krepko ali podčrtano, morate to storiti v programu Word. Če dokument gledate s polji, morate izbrati dvojne puščice na obeh straneh polja, na katere želite uporabiti oblikovanje. Če gledate združene podatke v dokumentu, preprosto označite besedilo, ki ga želite spremeniti.
Ne pozabite, da bo vsaka sprememba prenašala vse združene dokumente, ne le posamezne.
Predogled združenih dokumentov
Če si želite ogledati združene dokumente, kliknite gumb Ogled združenih podatkov na orodni vrstici Mail Merge. Ta gumb deluje kot preklopno stikalo, zato, če se želite vrniti na pregledovanje samo polj in ne podatkov, ki jih vsebujejo, znova kliknite.
Z združenimi dokumenti se lahko pomikate s pomočjo navigacijskih gumbov na orodni vrstici Mail Merge. So od leve proti desni: Prvi zapis , Predhodni posnetek , Pojdi na snemanje , Naslednji zapis , Zadnji posnetek .
Preden združite svoje dokumente, jih morate predogledati ali pa kolikor je mogoče, da preverite, ali je bilo vse pravilno združeno. Bodite pozorni na stvari, kot so ločila in razmik med združenimi podatki.
Dokončajte dokument za spajanje dokumentov
Ko ste pripravljeni združiti svoje dokumente, imate dve možnosti.
Spoji se na tiskalnik
Prvi je, da jih združite s tiskalnikom. Če izberete to možnost, bodo dokumenti poslani na tiskalnik brez kakršne koli spremembe. Tiskalnik lahko združi preprosto tako, da kliknete gumb Spajanje orodja v orodju Printer .
Spoji se v nov dokument
Če želite prilagoditi nekatere ali vse dokumente (čeprav bi bilo smiselno, da dodate polje za beležko v viru za osebne beležke) ali preden natisnete druge spremembe, jih lahko združite v nov dokument; če se združite v nov dokument, glavni dokument in vir podatkov ne bodo ostali nedotaknjeni, vendar boste imeli drugo datoteko, ki vsebuje združene dokumente.
Če želite to narediti, preprosto kliknite gumb orodja Merge to New Document .
Katero metodo izberete, vam bo predstavljen pogovorno okno, v katerem lahko Wordu povežete vse zapise, trenutni zapis ali vrsto zapisov.
Kliknite gumb možnosti poleg želene izbire in kliknite V redu .
Če želite združiti obseg, morate vnesti začetno številko in končno številko zapisov, ki jih želite vključiti v združitev, preden kliknete V redu .
Če ste se odločili za tiskanje dokumentov, se po pogovornem oknu prikaže pogovorno okno Print. Z njim lahko sodelujete enako kot vi za kateri koli drug dokument.