Spajanje po pošti je orodje, ki poenostavlja ustvarjanje nizov dokumentov, ki so podobni, vendar vsebujejo edinstvene in spremenljive podatkovne elemente. To se doseže s povezovanjem baze podatkov, ki vsebuje tiste podatkovne elemente v dokument, ki vsebuje polja spajanja, na katerih bodo posneti enolični podatki.
Sestavljanje pošte vam prihrani čas in trud z avtomatizacijo procesa vnosa standardnih podatkov, kot so imena in naslovi v dokument. Na primer, lahko povezavo pisnega obrazca povežete s skupino stikov v programu Outlook; to črko ima lahko polje za spajanje za naslov vsakega stika in eno za ustrezno ime stika kot del pozdravnega pisma.
Uporaba spajanja pošte
Mail spajanje, za mnoge ljudi, povzroča misli neželene pošte. Medtem ko tržniki nedvomno uporabljajo spajanje pošte, da hitro in enostavno ustvarijo velike količine pošte, vas lahko mnoge druge uporabe presenečajo in spremenijo način ustvarjanja nekaterih dokumentov.
S spajanjem pošte lahko ustvarite katero koli vrsto tiskanega dokumenta ter elektronsko porazdeljene dokumente in fakse. Vrste dokumentov, ki jih lahko ustvarite s spajanjem pošte, so praktično neomejene. Tukaj je nekaj primerov:
- Katalogi
- Zaloge
- Računi
- Nalepke
- Ovojnice
- In, seveda, črke
Ko se pametno uporablja, lahko spajanje pošte močno izboljša vašo produktivnost. Prav tako lahko poveča učinkovitost dokumentov, ki jih ustvarite. Na primer, s prilagajanjem črk z imeni prejemnikov ali drugimi elementi, ki so značilni za vsakega prejemnika, predstavljate polirano, osebno sliko, ki določa fazo za želeni rezultat.
Anatomija spajanja pošte
Zbirka pošte je sestavljena iz dveh glavnih delov: dokumenta in vira podatkov , imenovanega tudi baza podatkov. Microsoft Word poenostavlja vaše delo, tako da vam dovoljuje uporabo drugih Officeovih programov, kot sta Excel in Outlook kot vire podatkov. Če imate celoten Office suite, uporabite eno od njenih aplikacij, saj je vir podatkov enostaven, priročen in zelo priporočljiv. Na primer, z uporabo stikov, ki ste jih že vnesli v svoje Outlookove stike, vam ne bo treba ponovno vnašati teh podatkov v drug vir podatkov. Uporaba obstoječe preglednice Excel vam omogoča še večjo prilagodljivost s podatki, kot jih bo ustvaril vir podatkov.
Če imate samo program Word, lahko še vedno uporabljate funkcijo združevanja pošte. Word ima možnost ustvariti popolnoma prilagodljiv vir podatkov, ki ga lahko uporabljate v vašem spajanju pošte.
Nastavitev spajanja pošte
Združitev pošte se morda zdi zapletena in zapletena dokumentacija, ki je težka za podatke, ki se zanašajo na velike podatkovne zbirke, zagotovo lahko. Word pa poenostavlja nastavitev spajanja pošte za običajne namene tako, da zagotavlja čarovnike, ki vas vodijo skozi postopek povezovanja vašega dokumenta z bazo podatkov. Na splošno lahko proces zaključite v manj kot 10 precej preprostih korakih, vključno z iskanjem in popravljanjem napak. To je manj kot priprava vašega dokumenta ročno, bi vzel, in z veliko manj časa in težav, preveč.