Uporaba Validacije podatkov za preprečevanje vnosa neveljavnih podatkov v Excelu

01 od 01

Preprečevanje vnosa neveljavnih podatkov

Uporaba Validacije podatkov za preprečitev vnosa neveljavnih podatkov

Možnosti preverjanja podatkov Excel lahko uporabite za nadzor vrste in vrednosti podatkov, vnesenih v določene celice v delovnem listu .

Različne ravni nadzora, ki jih je mogoče uporabiti, vključujejo:

• prikaže klicno sporočilo, ko se klikne celica, ki vsebuje omejitve za preverjanje podatkov, vendar brez samodejnih podatkovnih omejitev
• omejitev vrste in obsega podatkov, ki jih je mogoče vnesti v celico
• z uporabo formule, ki se nahaja na drugačni lokaciji, da ugotovi, ali so podatki vneseni v celico veljavni

Ta vadnica zajema drugo možnost omejitve vrste in obsega podatkov, ki jih je mogoče vnesti v celico v delovnem listu Excel.

Uporaba sporočila o napaki

Poleg postavljanja omejitev za podatke, ki jih je mogoče vnesti v celico, se lahko prikaže sporočilo o opozorilu o napaki, ki pojasnjuje omejitve pri vnosu neveljavnih podatkov.

Obstajajo tri vrste opozoril o napaki, ki jih je mogoče prikazati, izbrani tip pa vpliva na to, kako strogo se izvajajo omejitve:

• Ustavi - preprečuje vnos neveljavnih podatkov
• Opozorilo - opozarja, da so bile neveljavne podatke vnesene v celico z možnostjo preglasitve omejitev
• Informacije - obvešča uporabnike, da so bili v celico vneseni neveljavni podatki, vendar ne preprečuje njenega vnosa

Izjeme za opozorilo o napakah

Opozorila o napakah se prikažejo le, ko so podatki vneseni v celico. Ne pojavijo se, če:

• neveljavni podatki se kopirajo v celico ali se vnesejo s pomočjo polnilnega ročaja
• formula v celici izračuna neveljaven rezultat
• makro vnese neveljavne podatke v celico

Primer: Preprečevanje vnosa neveljavnih podatkov

Kot je prikazano na zgornji sliki, bo ta primer:

1. nastavite možnosti preverjanja podatkov, ki omogočajo vnašanje cele številke z vrednostjo manj kot 5 v celico D1;
2. če se v celico vnesejo neveljavni podatki, se prikaže opozorilo o napaki » Stop« .

Odpiranje pogovornega okna za preverjanje podatkov

Vse možnosti preverjanja podatkov v programu Excel so nastavljene s pogovornim oknom za preverjanje podatkov.

1. Kliknite na celico D1 - lokacijo, na kateri bo uporabljena validacija podatkov
2. Kliknite kartico Podatki
3. Če želite odpreti spustni seznam, izberite Potrditev podatkov iz traku
4. Kliknite na Validacija podatkov na seznamu, da odprete pogovorno okno za preverjanje podatkov

Kartica Nastavitve

Ti koraki omejujejo vrsto podatkov, ki jih je mogoče vnesti v celico D1 na celo število z vrednostjo, manjšo od petih.

1. V pogovornem oknu kliknite kartico Nastavitve
2. V možnosti Dovoli: na seznamu izberite Celo številko
3. Pod možnostjo Podatki: izberite manj kot s seznama
4. V vrstici Maksimum: vrstica številka 5

Zavihek Opozorilo o napakah

Ti koraki določajo vrsto opozorila o napaki, ki naj se prikaže in sporočilo, ki ga vsebuje.

1. V pogovornem oknu kliknite zavihek Opozorilo o napakah
2. Prepričajte se, da je polje »Pokaži opozorilo o napaki po vnosu neveljavnih podatkov« označeno
3. V možnosti Style: izberite Ustavi s seznama
4. V vrstici vrstice Naslov : Neveljavna vrednost podatkov
5. V sporočilu o napaki: vrsta vrstice: v tej celici so dovoljene samo številke z vrednostjo manj kot 5
6. Kliknite OK, da zaprete pogovorno okno in se vrnete na delovni list

Preizkušanje nastavitev preverjanja podatkov

1. Kliknite na celico D1
2. Vnesite številko 9 v celico D1
3. Pritisnite tipko Enter na tipkovnici
4. Sporočilo o opozorilu o napaki za zaustavitev mora biti prikazano na zaslonu, ker je ta številka večja od največje vrednosti, določene v pogovornem oknu
5. V oknu z opozorilom o napaki kliknite gumb Ponovi
6. Vnesite številko 2 v celico D1
7. Pritisnite tipko Enter na tipkovnici
8. Podatke je treba sprejeti v celici, saj je manjša od največje vrednosti, določene v pogovornem oknu