Kako ustvariti bazo podatkov v programu Excel

Sledite stikom, zbirkam in drugim podatkom z bazo podatkov Excel

Včasih moramo slediti informacijam in dobro mesto za to je v datoteki zbirke podatkov Excel. Ne glede na to, ali je osebni seznam telefonskih številk, seznam stikov za člane organizacije ali skupine ali zbirka kovancev, kartic ali knjig, datoteka datoteke Excel olajša vnos, shranjevanje in iskanje določenih informacij.

Microsoft Excel je zgradil orodja, ki vam pomagajo spremljati podatke in poiskati določene informacije, ko jih želite. Tudi z več sto stolpci in tisočimi vrsticami lahko Excelova preglednica vsebuje ogromno količino podatkov .

Vnos podatkov

Osnovna oblika shranjevanja podatkov v podatkovni bazi Excel je tabela.

Ko je tabela ustvarjena, lahko orodja za podatke Excela uporabite za iskanje, razvrščanje in filtriranje zapisov v bazo podatkov, da bi našli določene informacije.

Če želite slediti tej vadnici, vnesite podatke, kot je prikazano na zgornji sliki.

Hitro vnesite ID študentov:

1. Vnesite prva dva ID-ja - ST348-245 in ST348-246 v celice A5 in A6 .
2. Označite dve ID-ji, da jih izberete.
3. Kliknite na ročico za polnjenje in jo potegnite do celice A13 .
4. Preostale ID-je Študentov pravilno vnesite v celice A6 do A13.

Vnašanje podatkov pravilno

Pri vnosu podatkov je pomembno zagotoviti, da je vpisana pravilno. Razen vrstice 2 med naslovom preglednice in naslovi stolpcev ne puščajte nobenih drugih praznih vrstic pri vnosu podatkov. Prav tako se prepričajte, da ne pustite praznih celic.

Napake podatkov , ki jih povzroča napačen vnos podatkov, so vir številnih težav, povezanih z upravljanjem podatkov. Če so podatki na začetku pravilno vneseni, je verjetneje, da vam bodo programi vrnili želene rezultate.

Vrstice so zapisi

Vsaka posamezna vrstica podatkov v podatkovni bazi je znana kot zapis . Pri vnosu evidenc upoštevajte ta navodila:

• V tabeli, ki jo ustvarite, ne puščajte praznih vrstic. To ne pomeni, da pustite prazno vrstico med naslovi stolpcev in prvo vrstico podatkov.
• Zapis lahko vsebuje podatke o samo enem določenem elementu.
• Zapis mora vsebovati tudi VSE podatke v bazi podatkov o tem elementu. Informacije o elementu ne morejo biti v več vrsticah.

Stolpci so polja

Čeprav so vrstice v podatkovni bazi Excel označene kot zapisi, so stolpci znani kot polja . Vsak stolpec potrebuje naslov za identifikacijo podatkov, ki jih vsebuje. Ti naslovi se imenujejo poljska imena.

• Imena polj se uporabljajo za zagotovitev, da se podatki za vsak zapis vnesejo v isto zaporedje.
• Poskrbite, da bodo vsi podatki v stolpcu vneseni z istim formatom. Če začnete vnašati številke kot cifre (npr. 10 ali 20), nadaljujte. Ne spreminjajte se deloma in začnite vnašati številke kot besede (npr. Deset ali dvajset). Bodite dosledni.
• Ne puščajte praznih stolpcev v tabeli.

Ustvarjanje tabele

Ko so podatki vneseni, ga lahko pretvorite v tabelo . Narediti tako:

1. Označite celice A3 do E13 v delovnem listu.
2. Kliknite kartico Domov .
3. Če želite odpreti spustni meni, kliknite možnost Oblika kot preglednica na traku .
4. Izberite modro tabelo Style Medium Medium 9 , da odprete pogovorno okno Format as Table .
5. Medtem ko je pogovorno okno odprto, je treba celice A3 do E13 na delovnem listu obkrožati z mrtvimi mravljicami.
6. Če mrtve mravlje obkrožajo pravilen obseg celic, kliknite OK v pogovornem oknu Format as Table .
7. Če mravlje mravlja ne obkrožajo pravilnega razpona celic, označite pravilen obseg v delovnem listu in kliknite Ok v pogovornem oknu Format as Table .
8. V tabeli morajo biti dodane puščice navzdol poleg imena vsakega polja in vrstice tabele morajo biti oblikovane v izmenični svetlobi in temno modri barvi.

Uporaba orodij za baze podatkov

Ko ustvarite bazo podatkov, lahko z orodji, ki se nahajajo pod puščicami spustnega seznama, poleg imena polj, da razvrstite ali filtrirate podatke.

Sortiranje podatkov

1. Kliknite spustno puščico poleg polja Ime zadnjega imena.
2. Kliknite možnost Razvrsti A v Z, če želite razvrstiti bazo podatkov po abecednem vrstnem redu.
3. Ko je bil razvrščen, bi moral Graham J. biti prvi zapis v tabeli in Wilson. R naj bo zadnji.

Filtriranje podatkov

1. Kliknite puščico spustnega menija poleg polja Ime programa .
2. Potrdite potrditveno polje poleg možnosti Izberi vse , da počistite vsa potrditvena polja.
3. Kliknite potrditveno polje zraven možnosti Business, da v polje dodate kljukico.
4. Kliknite V redu .
5. Samo dva študenta - G. Thompson in F. Smith bi morali biti vidni, saj sta edina dva vpisana v poslovni program.
6. Če želite prikazati vse zapise, kliknite puščico spustnega menija poleg polja Ime programa .
7. Kliknite » Izbriši filter« iz možnosti »Program« .

Razširitev baze podatkov

Če želite v bazo podatkov dodati dodatne zapise:

• Postavite miškin kazalec nad majhno piko v spodnjem desnem kotu tabele.
• Kazalec miške se spremeni v dvosmerno puščico.
• Ko se to zgodi, kliknite in držite desni gumb miške in povlecite kazalec navzdol, da dodate prazno vrstico na dno baze podatkov.
• V to novo vrstico dodajte naslednje podatke:
  Podatki celice
  A14 - ST348-255
  B14 - Christopher
  C14 - A.
  D14 - 22
  E14 - Znanost

Dokončanje oblikovanja baz podatkov

1. Označite celice A1 do E1 v delovnem listu.
2. Kliknite kartico Domov .
3. Kliknite možnost Merge in Center za trak, da se osredotoči na naslov.
4. Kliknite na barvo polnjenja (na sliki je barva) na traku, da odprete seznam padajočih barv.
5. Izberite Modro, Accent 1 s seznama, da spremenite barvo ozadja v celicah A1 - E1 do temno modre barve.
6. Kliknite ikono Barva pisave v orodni vrstici Oblikovanje (velika črka »A«), da odprete spustni seznam barv.
7. Izberite White s seznama, da spremenite barvo besedila v celicah A1 - E1 na belo.
8. Označite celice A2 - E2 v delovnem listu.
9. Kliknite na barvo polnjenja na traku, da odprete seznam padajočih barv.
10. Izberite Blue, Accent 1, Lighter 80 s seznama, da spremenite barvo ozadja v celicah A2 - E2 do svetlo modre barve.
11. Označite celice A4 - E14 v delovnem listu.
12. Kliknite na sredino možnosti na traku, da center usmerite besedilo v celice od A14 do E14.
13. Na tej točki, če ste pravilno sledili vsem korakom v tej vadnici, mora biti preglednica podobna preglednici, ki je prikazana v 1. koraku te vaje.

Funkcije zbirke podatkov

Sintaksa : Dfunction (Database_arr, Field_str | num, Criteria_arr)

Kjer je funkcija D ena od naslednjih:

• DAVERAGE
• DCOUNT
• DCOUNTA
• DGET
• DMAX
• DMIN
• DPRODUCT
• DSTDEV
• DSTDEVP
• DSUM
• DVAR
• DVARP

Tip : Baza podatkov

Funkcije zbirke podatkov so še posebej priročne, kadar se Google Sheets uporablja za vzdrževanje strukturiranih podatkov, na primer podatkovne baze. Vsaka funkcija baze podatkov, Dfunction , izračuna ustrezno funkcijo na podmnožici obsega celic, ki se obravnava kot tabela zbirke podatkov. Funkcije zbirke podatkov so trije argumenti:

• Database_arr je obseg, vdelana matrika ali matrika, ustvarjena z izrazom matrike, ki je strukturiran tako, da je vsaka vrstica za vrstico 1 zapis baze podatkov in vsak stolpec je polje baze podatkov. Vrstica 1 vsebuje oznake za vsako polje.
• Field_str | num označuje, kateri stolpec (polje) vsebuje vrednosti, ki se povprečijo. To se lahko izrazi kot ime polja (besedilni niz) ali številka stolpca, kjer bi bil levi stolpec predstavljen kot 1.
• Criteria_arr je obseg, vdelana matrika ali matrika, ustvarjena z izrazom matrike, ki je strukturiran tako, da prva vrstica vsebuje imena polj, na katera se bo uporabil merilo (merila), in naslednje vrstice vsebujejo pogojni preskus (teste) .

V prvi vrstici v Kriterija so navedena imena polj. Vsaka druga vrstica v Kriterija predstavlja filter, ki je niz omejitev na ustreznih poljih. Omejitve so opisane z zapisom Query-by-Example in lahko vključujejo vrednost za ujemanje ali operatorja za primerjavo, ki ji sledi primerjalna vrednost. Primeri omejitev so: "Čokolada", "42", "> = 42", "<> 42". Prazna celica ne pomeni nobene omejitve na ustreznem polju.

Filter se ujema z vrstico baze podatkov, če so izpolnjene vse omejitve filtrov (omejitve v vrstici filtra). Vrstica baze podatkov (zapis) izpolnjuje merila, če in le če se vsaj en filter ujema z njim. V polju Criteria se lahko v polju Criteria pojavijo imena polja, ki omogočajo več omejitev, ki veljajo istočasno (npr. Temperatura> 65 in temperatura <= 82).

DGET je edina funkcija zbirke podatkov, ki ne združuje vrednosti. DGET vrne vrednost polja, ki je naveden v drugem argumentu (podobno kot VLOOKUP) samo, če točno en zapis ustreza kriterijem; v nasprotnem primeru vrne napako, ki ne vsebuje nobenega ujemanja ali več zadetkov