Kako ustvariti seznam podatkov v Excelu 2003

01 od 08

Upravljanje podatkov v Excelu

Včasih moramo slediti informacijam. Lahko bi bil osebni seznam telefonskih številk, seznam stikov za člane organizacije ali skupine ali zbirko kovancev, kartic ali knjig.

Ne glede na podatke, ki jih imate, je preglednica , na primer Excel, odličen prostor za shranjevanje. Excel je zgradil orodja, s katerimi lahko spremljate podatke in poiščete določene informacije, ko jih želite. Tudi z več sto stolpci in tisočimi vrsticami lahko Excelova preglednica vsebuje ogromno količino podatkov .

Excel je tudi enostavnejši za uporabo kot polnopravni program baze podatkov, kot je Microsoft Access. Podatke lahko preprosto vnesete v preglednico in s samo nekaj kliki miške lahko razvrstite svoje podatke in poiščete, kaj želite.

02 od 08

Ustvarjanje tabel in seznamov

Osnovna oblika shranjevanja podatkov v Excelu je tabela. V tabeli so podatki v vrstici. Vsaka vrstica je znana kot zapis .

Ko je tabela ustvarjena, lahko orodja za podatke Excela uporabite za iskanje, razvrščanje in filtriranje zapisov, da bi našli določene informacije.

Čeprav obstajajo številni načini za uporabo teh podatkovnih orodij v Excelu, je to najlažji način, da ustvarite tisto, kar je znano kot seznam podatkov iz tabele.

03 od 08

Vnašanje podatkov pravilno

Prvi korak pri ustvarjanju tabele je vnos podatkov. Pri tem je pomembno zagotoviti, da je vnesen pravilno.

Napake podatkov, ki jih povzroča napačen vnos podatkov, so vir številnih težav, povezanih z upravljanjem podatkov. Če so podatki na začetku pravilno vneseni, je verjetneje, da vam bodo programi vrnili želene rezultate.

04 od 08

Vrstice so zapisi

Kot je omenjeno, so vrstice podatkov znane kot zapisi. Pri vnosu evidenc upoštevajte ta navodila:

• V tabeli, ki se ustvarja, ne puščajte praznih vrstic, niti med poglavji in prvo vrstico podatkov.
  
• Zapis lahko vsebuje podatke o samo enem določenem elementu.
  
• Zapis mora vsebovati tudi VSE podatke na seznamu o tem elementu. Informacije o elementu ne morejo biti v več vrsticah.
  
• Če želite ustvariti seznam, mora tabela vsebovati vsaj dve podatkovni zbirki.

05 od 08

Stolpci so polja

Medtem ko so vrstice v tabeli označene kot zapisi, so stolpci znani kot polja . Vsak stolpec potrebuje naslov za identifikacijo podatkov, ki jih vsebuje. Ti naslovi se imenujejo poljska imena.

• Imena polj se uporabljajo za zagotovitev, da se podatki za vsak zapis vnesejo v isto zaporedje.
  
• Poskrbite, da bodo vsi podatki v stolpcu vneseni z istim formatom. Če začnete vnašati številke kot cifre (npr. 10 ali 20), nadaljujte. Ne spreminjajte se deloma in začnite vnašati številke kot besede (npr. Deset ali dvajset). Bodite dosledni.
  
• V tabeli ne pustite praznih stolpcev.
  
• Če želite ustvariti seznam, mora biti tabela široka vsaj dva stolpca.

06 od 08

Ustvarjanje seznama

Ko so podatki vneseni v tabelo, jih lahko pretvorite na seznam . Narediti tako:

1. Izberite eno celico v tabeli.
   
2. V meniju izberite Seznam> Ustvari seznam, da odprete pogovorno okno Ustvari seznam .
   
3. Pogovorno okno prikazuje obseg celic, ki jih je treba vključiti na seznam. Če je bila tabela pravilno ustvarjena, bo Excel praviloma izbral pravilen obseg .
   
4. Če je izbira območja pravilna, kliknite V redu .

07 od 08

Če je obseg seznama napačen

Če je v nekaterih primerih možnost, prikazana v pogovornem oknu Create List , nepravilna, boste morali ponovno izbrati obseg celic, ki jih želite uporabiti na seznamu.

Narediti tako:

1. V pogovornem oknu Ustvari seznam kliknite gumb za vrnitev, da se vrnete na delovni list.
   
2. Pogovorno okno Create List se skrije v majhno polje in trenutni obseg celic je viden na delovnem listu, ki ga obkrožajo mravlje.
   
3. Povlecite z miško, da izberete pravilen obseg celic.
   
4. Kliknite gumb za vrnitev v pogovornem oknu z majhnim seznamom ustvarjanja, da se vrnete v običajno velikost.
   
5. Kliknite OK, da dokončate seznam.

08 od 08

Seznam

Ko ustvarite,

• seznam bo imel temno rob okrog njega.
  
• Ob vsakem imenu polja bodo prikazane puščice navzdol, ki bodo odprle spustne menije ob kliku.
  
• Spustni meniji vsebujejo možnosti za razvrščanje seznama s poljubnim imenom polj in za iskanje seznama zapisov, ki ustrezajo določenim merilom.
  
• Na dnu seznama je dodana prazna vrstica z zvezdico. Na tej listi lahko dodate dodatne podatke.