Arhivirajte staro pošto v Outlooku in hranite datoteko PST majhno

Ker je nabiralnik pošte, ki ga ohranjate v Outlooku, raste, zato običajno traja tudi čas, ki ga potrebuje Outlook, da naredi, kar želite. Omejitev velikosti datoteke PST . (Datoteka PST ali "Personal Folders" je seveda, če Outlook hrani vse podatke, vključno s koledarji , stiki in e-pošto.)

Majhna datoteka PST je hitra datoteka PST

Kakorkoli, plača, da velikost vaše glavne datoteke PST ostane majhna in obvladljiva. Outlook lahko naredi nekaj od tega s samodejnim arhiviranjem . Ali pa delite svoja sporočila med več PST datotek, ki so lahko neboleče in hitre.

Arhivirajte staro pošto v Outlooku in hranite datoteko PST majhno

Če želite ustvariti arhiv starih sporočil v programu Outlook, ločite od datoteke PST, ki jo uporabljate vsak dan:

1. • V programu Outlook 2007:
     1. Izberite Datoteka | Upravljanje podatkovnih datotek iz menija v programu Outlook.
   • V programu Outlook 2016:
     1. Kliknite Datoteka .
     2. Pojdite v kategorijo Info .
     3. Kliknite Nastavitve računa .
     4. V prikaznem meniju izberite Nastavitve računa ....
     5. Odprite kartico Podatkovna datoteka .
2. Kliknite Dodaj:
   • V programu Outlook 2016:
     1. Vnesite ime arhiva pod Ime datoteke:.
     2. Izberite želeno obliko pod možnostjo Shrani kot vrsto :; običajno izberite Outlook podatkovno datoteko .
   • V programu Outlook 2007:
     1. Izberite želeni format. Razen če boste morda morali dostopati do podatkov z Outlookom 2002 ali starejšim neposredno, je pomembno, da označite datoteko Office Outlook Personal Folders (.pst) .
     2. Kliknite V redu .
     3. Vnesite želeno ime datoteke.
        • Letna arhivska dela dobro delujejo in poimenovanje datoteke PST po letu je smiselno. Seveda lahko izberete mesečne arhive, če imate veliko veliko pošto za obravnavo ali drugo shemo. Prepričajte se, da so nastale velikosti datotek PST nekje okoli 1-2 GB. Večje datoteke so manj učinkovite.
     4. Kliknite V redu .
     5. Vnesite želeno ime datoteke PST datoteke pod imenom:.
        • Spet je smiselno poimenovati vaš arhiv po svoji vsebini (v mojem primeru je vredno leto pošte).

1. Po želji zaščitite dostop z geslom .
2. Kliknite V redu .
3. Zdaj kliknite Zapri .

Premakni pošto v arhiv

Če želite napolniti svoj novo ustvarjeni arhiv PST:

• Povlecite in spustite celotne mape v korensko mapo, ki se na novo pojavlja v mapah po e- pošti .
  • To je priročno, če že imate mapo »Arhiv«, ki vsebuje, recimo, celotno lansko pošto. Prestavite ga v arhiv PST.
• Druga možnost je, da arhivirate posamezne predmete:
  1. Kliknite na root mapo imenovano po arhivu PST pod poštnimi mapami z desnim gumbom miške.
  2. V meniju izberite Nova mapa ....
  3. Vnesite želeno ime mape.
  4. Prepričajte se, da sta v meniju Folder vsebovani elementi za pošto in objave : če želite arhivirati e-poštna sporočila. Za arhiviranje drugih predmetov izberite ustrezno kategorijo.
  5. Kliknite V redu .
  6. Povlecite in spustite posamezne ali skupine e-poštnih sporočil na novo ustvarjeno mapo.
• Če želite premakniti vso pošto pred določenim datumom v mapi (ali gnezdene mape):
  1. • V programu Outlook 2016:
       1. Kliknite Datoteka .
       2. Pojdite v kategorijo Info .
       3. Kliknite Orodja za čiščenje .
       4. V meniju, ki se je pojavil, izberite Arhiv ....
     • V programu Outlook 2007:
       1. Izberite Datoteka | Arhiviraj ... iz menija v programu Outlook.
  2. Prepričajte se, da je izbrana ta mapa in vse podmape:
  3. Označite želeno mapo.
  4. Določite datum e-poštnih sporočil, do katerih želite (npr. Letošnji 1. januar), da se premaknete v postavke Arhiv, starejše od: __ .
  5. Uporabite gumb Prebrskaj ..., da izberete arhivsko datoteko PST, ustvarjeno zgoraj.
  6. Kliknite V redu .

• Po želji kompaktirajte svojo živo datoteko PST, da takoj zahtevate novo sproščeni prostor.

Zaprite arhivsko datoteko PST

Ko arhivirate vse elemente, lahko zaprete datoteko PST v programu Outlook:

1. V desnem gumbu miške kliknite podokno v arhivu PST pod poštnimi mapami .
2. V meniju izberite Zapri "___" .

Dostop do pošte iz zaprtega arhivskega datoteke PST

Če želite naložiti sporočila iz arhivske datoteke PST, ki ste jo zaprli:

1. • V programu Outlook 2016:
     1. Kliknite Datoteka .
     2. Izberite Open & Export .
     3. Kliknite Open Outlook Data File .
   • V programu Outlook 2007:
     1. Izberite Datoteka | Odpri | Outlook Data File ... iz menija Outlook.
2. Označite želeno arhivsko datoteko PST.
3. Kliknite Odpri .

Datoteka PST in njene mape bodo prikazane v meniju Mail Folders , pripravljeni za dejanje.