Če želite privzeto datoteko z osebnimi mapami ohraniti tanko in majhno ter v popolni obliki za hiter vsakodnevni dostop, ima Outlook priročno funkcijo samodejnega arhiviranja, ki samodejno premakne stare predmete v arhivsko datoteko .
Kaj pa, če morate le enkrat arhivirati enkrat na leto in na odstranljiv medij? Denimo, vsako leto med božičem in novoletnim dnem, želite prenesti letno vrednost stare pošte iz programa Outlook na DVD-ROM. Z nekaterimi žongliranjemi PST datoteke lahko.
Arhivirajte Outlook Mail na odstranljiv medij
Arhiviranje stare pošte Outlook na izmenljivi medij:
- Izberite Datoteka | Upravljanje podatkovnih datotek ... iz menija v programu Outlook.
- Kliknite Dodaj ....
- Odprite datoteko Office Outlook Personal Folders File (.pst) .
- Če morate pred Outlookom 2003 dostopati do svojih arhiviranih sporočil iz različice Outlook, izberite Pisarna osebnih map v Officeu 97-2002 (.pst) .
- Kliknite V redu .
- V razdelku Shrani v: pojdite na odstranljiv medij, omrežni pogon ali drug kraj, kjer želite shraniti arhiv.
- Vnesite želeno ime vašega arhiva pod Ime datoteke:.
- Kliknite V redu .
- Dajte arhivu opisno ime (leto arhivirane pošte, na primer) pod imenom:.
- Po želji lahko šifrirate in zaščitite z geslom arhivirana sporočila.
- Kliknite V redu .
- Kliknite Zapri .
- Premaknite mape, ki jih želite arhivirati na novo lokacijo arhiva v podoknu za krmarjenje Outlook.
- Če želite arhivirati samo posamezna sporočila, ne celotne mape, z desno miškino tipko kliknite na novo lokacijo arhiva in izberite Nova mapa ..., če želite ustvariti novo mapo Mail in Post Items . Nato premaknite želena sporočila v novo mapo.
- Kliknite desno miškino tipko na mestu arhiva.
- V meniju izberite Zapri "..." .
Vaša sporočila so zdaj arhivirana in odstranjena. Seveda jih lahko kadarkoli ponovno priključite v Outlook, da jih berete ali obnovite.