Obrazec za vnos podatkov Excel 2003

01 od 08

Uporaba obrazca za vnos podatkov v Excelu

Uporaba Excelove vgrajene vnose za vnos podatkov je hiter in enostaven način za vnos podatkov v bazo podatkov Excel.

Z uporabo obrazca lahko:

• začeti novo tabelo zbirke podatkov ali dodati nove zapise obstoječi
• se enkrat po eno pomikate po zapisih podatkov
• iskanje zapisov, ki vsebujejo določene informacije
• po potrebi uredite ali izbrišite posamezne zapise

Oglejte si povezano vadnico: obrazec za vnos podatkov Excel 2010/2007 .

02 od 08

Dodajanje imen polja za bazo podatkov

Kot smo že omenili, vse, kar moramo narediti za uporabo obrazca za vnos podatkov v Excelu, je zagotoviti naslove stolpcev ali imena polj, ki jih bomo uporabili v naši podatkovni bazi.

Najlažji način, da dodate imena polj v obrazec, je, da jih vnesete v celice v vašem delovnem listu . V obrazec lahko vnesete do 32 imena polj.

V celice od A1 do E1 vnesite naslednje naslove:

StudentID
Priimek
Začetni
Starost
Program

03 od 08

Odpiranje obrazca za vnos podatkov

Opomba: Za pomoč pri tem primeru si oglejte zgornjo sliko.

1. Kliknite celico A2, da postanete aktivna celica .
2. V menijih kliknite Podatki> Obrazec .
3. Odpiranje obrazca bo najprej prikazalo polje za sporočila iz programa Excel, ki vsebuje številne možnosti, povezane z dodajanjem naslovov v obrazec.
4. Ker smo že vnesli imena polj, ki jih želimo uporabiti kot naslove, moramo v okencu za sporočila klikniti OK .
5. Obrazec, ki vsebuje vsa imena polja, mora biti prikazan na zaslonu.

04 od 08

Dodajanje podatkovnih zapisov z obrazcem

Opomba: Za pomoč pri tem primeru si oglejte zgornjo sliko.

Ko so podatkovni naslovi dodani v obrazec, ki dodaja zapise v bazo podatkov, je preprosto vprašanje vnašanja podatkov v pravilnem vrstnem redu v polja obrazca.

Primeri zapisov

V bazo podatkov dodajte naslednje zapise, tako da vnesete podatke v polja obrazca poleg pravilnih naslovov. Po vnosu prvega zapisa kliknite gumb Novo , da odstranite polja za drugi zapis.

1. StudentID : SA267-567
   Priimek : Jones
   Začetno : B.
   Starost : 21
   Program : Jeziki
   
   StudentID : SA267-211
   Priimek : Williams
   Začetno : J.
   Starost : 19
   Program : znanost

Nasvet: pri vnosu podatkov, ki so zelo podobni, kot so številke študentskih ID-jev (le številke po pomišljaju so drugačne), kopirajte in prilepite, da pospešite in poenostavite vnos podatkov.

05 od 08

Dodajanje zapisov podatkov z obrazcem (Con't)

Opomba: Za pomoč pri tem primeru si oglejte zgornjo sliko.

Če želite dodati preostale zapise v podatkovno bazo, uporabite obrazec za vnos preostalih podatkov, najdenih na zgornji sliki, v celice A4 do E11.

06 od 08

Uporaba orodij za podatke obrazca

Opomba: Za pomoč pri tem primeru si oglejte zgornjo sliko.

Velika težava z bazo podatkov je ohranjanje celovitosti podatkov, ko datoteka pade v velikost. To zahteva:

• popravljanje napak pri podatkih ali posodabljanje posameznih zapisov
• brisanje zastarelih ali podvojenih zapisov

Obrazec za vnos podatkov vsebuje več orodij vzdolž desne strani, kar omogoča enostavno iskanje in popravljanje ali brisanje zapisov iz baze podatkov.

Ta orodja so:

• Gumbi » Find Prev» in » Find Next« vam omogočajo, da se hkrati premikate naprej in nazaj skozi bazo podatkov.
• Gumb Izbriši - to se uporablja za brisanje zapisov iz baze podatkov.
• Gumb Obnovi - ta gumb lahko uporabite za razveljavitev sprememb v zapisu, ki se ureja. Včasih naredimo napačne spremembe v zapisu ali celo popravimo napačen zapis v celoti. Če je tako, lahko uporabite gumb za obnovitev, da razveljavite te spremembe.
• Opomba: gumba za obnovitev deluje le, če je zapis v obliki. Takoj ko dostopite do drugega zapisa ali zaprete obrazec, gumb za obnovitev postane neaktiven.
• Gumb Criteria vam omogoča iskanje baz podatkov za zapise, ki temeljijo na določenih merilih, kot so ime, starost ali program. Primer uporabe gumba Criteria je vključen v naslednji korak vadnice.

07 od 08

Iskanje zapisov z uporabo enega polja Ime

Gumb Criteria vam omogoča, da poiščete bazo podatkov za zapise, ki uporabljajo eno ali več poljskih imen - npr. Ime, starost ali program.

Opomba: Za pomoč pri tem primeru si oglejte zgornjo sliko.

1. V obrazcu kliknite gumb Kriteriji .
2. Če kliknete gumb Kriteriji, počistite vsa polja obrazca, vendar ne odstranjujejo podatkov iz baze podatkov.
3. Kliknite na polje Program in vnesite Arts, kot želimo poiskati vse študente, ki so bili vključeni v program Arts na kolidžu.
4. Kliknite gumb Find Next . Zapisnik za H. Thompson se mora pojaviti v obliki, ko je vpisana v program Arts.
5. Po drugi in tretji razstavi kliknite gumb Find Next (Naslednji gumb), zapisi za J. Graham in W. Henderson pa bi morali biti prikazani eno za drugim, saj so vključeni tudi v program Arts.

Naslednji korak vadnice vključuje primer iskanja zapisov, ki se ujemajo z več merili.

08 od 08

Iskanje zapisov, ki uporabljajo več imen polj

Gumb Criteria vam omogoča, da poiščete bazo podatkov za zapise, ki uporabljajo eno ali več poljskih imen - npr. Ime, starost ali program.

Opomba: Za pomoč pri tem primeru si oglejte zgornjo sliko.

V tem primeru bomo iskali vse študente, ki so stari 18 let in se vpisali v program umetnosti na šoli. V obrazcu morajo biti prikazani samo tisti zapisi, ki se ujemajo z obema kriterijoma.

1. V obrazcu kliknite gumb Kriteriji .
2. Kliknite starostno polje in tip 18 .
3. Kliknite na polje Program in vnesite Arts .
4. Kliknite gumb Find Next . Zapisnik za H. Thompson se mora pojaviti v obliki, saj je oba stara 18 let in je vpisana v program Arts.
5. Druga pot kliknite na gumb Nadaljuj, nato pa se bo pojavil zapis za J. Grahama , saj je tudi on star 18 let in je vpisan v program Arts.
6. Še tretjič kliknite gumb Find Next (Naslednji gumb) in zapis za J. Graham bi moral biti še vedno viden, ker ni drugih zapisov, ki bi ustrezali obema kriterijoma.

Zapise za W. Henderson ne bi smeli biti prikazani v tem primeru, ker je, čeprav je vpisan v program Arts, star 18 let, zato se ne ujema z obema kriterijem iskanja.