Filtriranje podatkov v preglednici pomeni, da nastavite pogoje, tako da se prikažejo le določeni podatki. To je storjeno, da bi se lažje osredotočili na določene informacije v velikem naboru podatkov ali tabeli podatkov. Filtriranje ne odstrani ali spremeni podatkov; zgolj spremeni, katere vrstice ali stolpce se pojavijo v aktivnem delovnem listu Excel.
Filtriranje podatkovnih zapisov
Filtri delajo z zapisi ali vrsticami podatkov v delovnem listu. Nastavljeni pogoji se primerjajo z enim ali več polj v zapisu. Če so izpolnjeni pogoji, se prikaže zapis. Če pogoji niso izpolnjeni, se zapis filtrira tako, da se ne prikaže z ostalimi zapisi podatkov.
Filtriranje podatkov sledi dvema različnima pristopoma, odvisno od vrste podatkov, ki se filtrirajo - številskih ali besedilnih podatkov.
Filtriranje numeričnih podatkov
Številčne podatke je mogoče filtrirati na podlagi:
- ali so podatki enaka določeni številki
- ali so podatki večji ali manjši od določenega števila
- podatki so nad ali pod povprečno vrednostjo podatkov kot celote
Filtriranje besedilnih podatkov
Podatke o besedilu lahko filtriramo na podlagi:
- ali se podatki ujemajo z določeno besedo
- ali so podatki beseda, ki vsebuje eno ali več črk
- ali so podatki beseda, ki se začne ali konča s posebno črko abecede
Kopiranje filtriranih zapisov
Poleg začasnih skrivanj zapisov, Excel vam omogoča, da kopirate želene podatke na ločeno območje delovnega lista . Pogosto se ta postopek izvaja, ko stalna kopija filtriranega seznama izpolnjuje neke vrste poslovne zahteve.
Najboljše prakse za filtriranje
Prihranite si nekaj težav, tako da upoštevate smernice za najboljše prakse za delo s filtriranimi podatki:
- Razen če obstaja dober razlog za to, ne briite preglednice v skupni rabi s filtri, ki so aktivni. Drugi uporabniki morda ne bodo opazili, da je datoteka filtrirana.
- Čeprav lahko istočasno filtrirate na več stolpcev, so ti filtri dodatki, ne izključni. Z drugimi besedami, filtriranje seznama stikov za prikaz vseh v državi Kaliforniji in starejših od 60 let vam bo dalo vse, ki imajo v Kaliforniji več kot 60 let. Takšen filter vam ne bo pokazal 60-letnikov ali kalifornijcev.
- Kompleksni besedilni filtri delujejo, prav tako pa bodo osnovni podatki omogočeni. Podatki "Messy" bodo vodili do filtriranih rezultatov, ki so lahko zavajajoči ali napačni. Na primer, filtriranje za ljudi, ki živijo v Illinoisu, ne bodo ujeli ljudi, ki živijo v "IL" ali ki živijo v "Illinois" ali "Illenois".
- Bodite previdni pri razvrščanju filtriranih podatkov. Sortiranje delno filtriranih podatkov bo vodilo k prestrukturiranju podatkovne datoteke - situaciji, ki se ji običajno najbolje izognemo. Če morate razvrščati filtrirani podatkovni niz, kopirajte filtrirane podatke na novo delovno listo in jo nato razvrstite.