Prilepite povezave za podatke, grafikone in formule v Excelu, Wordu, PowerPointu

01 od 02

Prilepi povezave med Excel in Word datotekami

Prelomni pregledi povezav

Poleg preprostega kopiranja in lepljenja podatkov iz ene datoteke Excel v drugo ali v datoteko Microsoft Word lahko ustvarite tudi povezavo med dvema datotekama ali delovnimi zvezami, ki bodo posodobili kopirane podatke v drugi datoteki, če se spremenijo izvirni podatki.

Prav tako je mogoče ustvariti povezavo med grafikonom, ki se nahaja v delovnem zvezku Excel ter sličico PowerPoint ali Word.

Primer je prikazan na zgornji sliki, kjer so bili podatki iz datoteke Excel povezani z dokumentom Word, ki bi ga lahko uporabili v poročilu.

V tem primeru so podatki prilepeni v dokument kot tabela, ki jo lahko nato formatirate z vsemi funkcijami oblikovanja programa Word.

Ta povezava je ustvarjena s pomočjo možnosti prilepka. Datoteko z nalepkami prilepite, datoteka, ki vsebuje izvirne podatke, je znana kot izvorna datoteka, druga datoteka ali delovni zvezek, ki vsebuje povezavo, je ciljna datoteka .

Povezovanje posameznih celic v Excelu s formulo

Povezave je mogoče ustvariti tudi med posameznimi celicami v ločenih delovnih učbenikih Excel z uporabo formule. To metodo lahko uporabite za ustvarjanje povezave v živo za formule ali podatke, vendar deluje le za posamezne celice.

1. Kliknite celico v ciljni delovni zvezki, kjer naj bodo podatki prikazani;
2. Za začetek formule pritisnite tipkovnico ( = ) na tipkovnici;
3. Preklopite na izvorno delovno knjižico, kliknite celico, ki vsebuje podatke, ki jih želite povezati;
4. Pritisnite tipko Enter na tipkovnici - Excel se mora vrniti v ciljno datoteko s povezanimi podatki, prikazanimi v izbrani celici;
5. Klicanje povezanih podatkov bo prikazalo povezavo, na primer = [Book1] Sheet1! $ A $ 1 v vrstici s formulo nad delovnim listom .

Opomba : znak dolarja v referenci celice - $ A $ 1 - pomeni, da je absolutna referenca celice.

Prilepite možnosti povezav v Wordu in Excelu

Ko prilepite povezavo za podatke, lahko Word izbere, ali želite formatirati povezane podatke z uporabo trenutnih nastavitev za izvorne ali ciljne datoteke. Excel ne ponuja teh možnosti, ampak samodejno uporabi trenutne nastavitve oblikovanja v ciljni datoteki.

Povezovanje podatkov med Wordom in Excelom

1. Odprite Delovni zvezek Excel, ki vsebuje podatke, ki jih želite povezati ( izvorna datoteka)
2. Odprite ciljno datoteko - bodisi delovni zvezek Excel ali Wordov dokument;
3. V izvorni datoteki označite podatke, ki jih želite kopirati;
4. V izvorni datoteki kliknite gumb Kopiraj na zavihku Domov na traku - izbrani podatki bodo obkroženi z mrtvimi mravljicami;
5. V ciljni datoteki kliknite miškin kazalec na mestu, na katerem bodo prikazani povezani podatki; v Excelu kliknite na celico, ki bo v zgornjem levem kotu nalepkanih podatkov;
6. Kot je prikazano na zgornji sliki, kliknite na majhno puščico na dnu gumba Prilepi na jezičku Domov na traku, da odprete spustni meni Prilepi možnosti
7. Možnosti prilepka se bodo odvisne od ciljnega programa:
   • Za Word, povezava za prilepi se nahaja pod možnostmi Prilepi v meniju;
   • Za Excel se povezava za prilepi nahaja v razdelku Druge možnosti prilepka v meniju.
8. Izberite ustrezno možnost Prilepi povezavo ;
9. Povezani podatki se morajo pojaviti v ciljni datoteki.

Opombe :

• Če sta obe datoteki odprta, ko se podatki posodabljajo v izvorni datoteki, se mora ciljna datoteka takoj posodobiti.
• Če je ciljna datoteka zaprta, ko se spremenijo izvorni podatki, se bodo podatki v ciljnih celicah posodobili ob naslednjem odpiranju datoteke.
• Če je izvorna datoteka zaprta, ko odprete ciljno datoteko, se lahko odpre okno z opozorilom, da dokument vsebuje povezave z zunanjimi datotekami in vas prosimo, da posodobite povezave Update / Do not Update.

Pregled formule povezave v programu Excel

Način, na katerega se prikaže povezava, se nekoliko razlikuje med Excelom 2007 in poznejšimi različicami programa.

• V Excelu 2010 in poznejših različicah programa, če v ciljni datoteki kliknete povezane podatke, se v vrstici s formulo nad delovnim listom prikaže formula, na primer = [Book1] Sheet1! A1 ;
• V Excelu 2007 je povezovalna formula prikazana kot: {= Excel Sheet.12 | Book1! '! Sheet1! R1C1'} v vrstici s formulo.

Opombe:

• V formuli 2007 je absolutna referenca celice zapisana v slogu R1C1, ki stoji za vrstico 1 v stolpcu 1 in je enakovredna bolj pogostemu referenčnemu slogu celice SAS1
• V obeh formulah Book1 označuje ime izvorne datoteke

Pregled informacij o povezavah v MS Wordu

Če si želite ogledati informacije o povezanih podatkih - na primer izvorni datoteki, povezanih podatkih in načinu posodobitve:

1. Z desno tipko miške kliknite povezane podatke, da odprete kontekstni meni;
2. Izberite Povezani delovni list> Povezave ..., da odprete pogovorno okno Povezave v programu Word;
3. Če je v trenutnem dokumentu več kot ena povezava, bodo v oknu na vrhu pogovornega okna prikazane vse povezave;
4. Če kliknete povezavo, bodo v pogovornem oknu prikazane informacije o tej povezavi pod oknom.

02 od 02

Prilepite povezavo med grafikoni v programu Excel in PowerPoint

Povezovanje grafikonov s povezavo Prilepi v programu PowerPoint in Word

Kot smo omenili, je poleg ustvarjanja povezave za besedilne podatke ali formule tudi možno uporabiti povezavo za prilepi, da povežete diagram, ki se nahaja v eni delovni knjigi Excel, s kopijo v drugi delovni zvezki ali v datoteki MS PowerPoint ali Word.

Ko je povezava spremenjena, se podatki v izvorni datoteki odražajo v prvotnem diagramu in kopiji v ciljni datoteki.

Izbira oblikovanja virov ali ciljnih datotek

Ko nalepite povezavo med grafikoni, PowerPoint, Word in Excel omogočata, da izberete, ali želite oblikovati povezano grafiko z uporabo trenutne teme oblikovanja za izvorne ali ciljne datoteke.

Povezovanje grafikonov v Excelu in PowerPointu

Kot je prikazano na zgornji sliki, ta primer ustvari povezavo med grafikonom v delovnem zvezku Excel - izvorno datoteko in diapozitivom v predstavitvi PowerPoint - ciljno datoteko.

1. Odprite delovni zvezek, ki vsebuje grafikon za kopiranje;
2. Odprite ciljno predstavitveno datoteko;
3. V Delovni knjigi Excel kliknite na grafikonu, da jo izberete;
4. Kliknite gumb Kopiraj na jezičku Domov na traku v Excelu;
5. Kliknite diapozitiv v PowerPointu, kjer bo prikazan povezani grafikon;
6. V PowerPointu kliknite na majhno puščico na dnu gumba za prilepi - kot je prikazano na sliki - da odprete spustni seznam;
7. Na spustnem seznamu kliknite ikono Use Destination Theme ali Keep Source Formatting, da prilepite povezani grafikon v PowerPoint.

Opombe:

• Če sta obe datoteki, ki vsebujeta povezane grafikone, odprta, je treba spremembe v izvornih podatkih takoj posodobiti v obeh grafikonih.
  
• Ko odprete PowerPointovo predstavitev, ki vsebuje povezane podatke, se lahko odpre okno z opozorili, ki kaže potencialno skrb za varnost in vas prosi, ali želite posodobiti povezane podatke.