Če ste kot večina uporabnikov, verjetno ne porabite preveč časa, ko razmišljate o tem, kako naj poimenujete svoje dokumente, ko jih shranite. Na žalost to lahko oteži iskanje datoteke, ki jo želite, ne da bi se malo iskali - morda boste morali odpreti več različnih datotek, da bi našli tisto, ki jo želite.
Razvoj sistema za poimenovanje vaših dokumentov in navada, da jo uporabljate, vam prihranijo čas in frustracije, ko pride čas, da poiščete dokument, ki ga potrebujete. Namesto da bi poiskali številne dokumente z nejasnimi imeni datotek, vam bo sistem za poimenovanje pospešil iskanje.
Pravi sistem imenovanja
Ni nobenega pravilnega imena imen datotek, sistem za poimenovanje pa se bo razlikoval od uporabnika do uporabnika. Pomembno je, da poiščemo metodo, ki je smiselna za vas, in jo nato uporabite dosledno. Tukaj je nekaj nasvetov za začetek:
- Vključite datum, v katerem je bil dokument sestavljen v imenu vaše datoteke: to je potencialno eden najkoristnejših elementov, ki jih je treba vključiti v ime datoteke, zlasti če se ukvarjate s korespondenco. Tudi če se ne spomnite točno, ko ste sestavili dokument, boste verjetno lahko omejili iskanje na določen čas.
- V ime vašega imena vključite ime prejemnika: to je še posebej dragocena praksa pri delu s črkami, vendar je lahko priročen element za druge vrste dokumentov, kot so pogodbe, opombe in celo opombe.
- Navedite vrsto dokumenta, ki je datoteka: Ponovno se bo to zdelo kot določeno za nekatere uporabnike, in to zato, ker je tako pomemben del imena datoteke. Če iščete črko, ki ste ga napisali, lahko v imenu izbrišete datoteko, ki ima "pogodbo" ali "opombe".
- Bodite pozorni na to, kako naročite elemente imena datoteke: čeprav to morda ne pomaga razlikovati med vašimi datotekami, vam bo pomagalo, da jih naročite, ko iščete. Z uporabo ukazov za razvrščanje v pogovornem oknu Odpri v programu Word ali v Raziskovalcu lahko svoje datoteke razvrstite abecedno (ali številčno), tako da jih razvrščajo prvi znak v imenu datoteke.
To ni izčrpen seznam nasvetov o imenovanju datotek, vendar je to dober začetek. Ko začnete s prakso poimenovanja svojih datotek na dosleden način, boste razvili sistem, ki vam najbolj ustreza - in verjetno boste prišli do svojih lastnih trikov.