Kako uporabljati kategorije stikov kot distribucijske sezname v programu Outlook

Alternativa skupinam in distribucijskim seznamom

Porazdelitveni seznami Outlook so priročni za hitro pošiljanje skupini ljudi. Prav tako je nemogoče iskati, težko upravljati in malo dokončati za zagon. Kategorizirani stiki omogočajo prilagodljive sezname porazdelitve e-pošte z uporabo spajanja pošte Outlook.

Outlook vam omogoča, da dodate poljubno število kategorij v svoje stike. Nato lahko razvrstite svoj adresar po kategorijah in, presto, tukaj je vaš novi eleganten, vsestranski in stabilen distribucijski seznam.

Uporabite kategorije stikov kot seznami za distribucijo v programu Outlook

S storitvami Outlook lahko ustvarite distribucijski ali poštni seznam s kategorijami, ki sledijo naslednjim korakom.

1. Odprite stike v programu Outlook.
   • Na primer, pritisnite Ctrl-3 .
2. Prepričajte se, da so vsi kontakti, ki jih želite dodati na vaš novi seznam prejemnikov, poudarjeni.
   • Če želite dodati osebe, ki še niso v stiku Outlook , jih ustvarite najprej z uporabo Ctrl-N .
   • Večkratne vnose lahko označite tako, da pritisnete Shift-Ctrl, ko jih izberete z miško in obseg, tako da držite tipko Shift sam.
3. Prepričajte se, da je glavni trak izbran in razširjen.
4. Kliknite kategorijo v razdelku » Oznake «.
5. V spustnem meniju izberite Vse kategorije ....
6. Kliknite Novo ... v oknu Kategorije kategorij .
7. Vnesite želeno ime distribucijskega seznama (npr. "Prijatelji in družina (seznam)") v razdelku Ime :.
8. Izberite None pod Color: ali, seveda, želeno barvo.
9. Kliknite V redu .
10. Sedaj še enkrat kliknite V redu , potem ko preverite, ali je nova kategorija označena v oknu Kategorije kategorij .

Če želite kadarkoli dodati nove člane na seznam distribucij:

1. Pojdite v Imenik v programu Outlook.
2. Označite vse kontakte, ki jih želite dodati na seznam.
3. Prepričajte se, da je domači trak razširjen.
4. Kliknite kategorijo v razdelku » Oznake za trak«.
5. Prepričajte se, da je izbrana kategorija seznama.
   • Če se kategorija ne prikaže v meniju:
     1. V meniju izberite Vse kategorije ....
     2. Preverite, ali je kategorija seznama v stolpcu Ime .
     3. Kliknite V redu .

Pošljite sporočilo svojemu seznamu distribucije kategorije

Če želite sestaviti novo sporočilo ali zahtevo za sestanek za vse člane seznama distribucije kategorije:

1. Pojdite v Imenik v programu Outlook.
2. Kliknite Išči stike .
   • Lahko tudi pritisnete Ctrl-E .
3. Prepričajte se, da je trak za iskanje razširjen.
4. Kliknite kategorijo v razdelku Refine ( Preprosto) v vrsti iskanja .
5. V želenem meniju izberite želeno kategorijo.
6. Odprite domači trak.
7. V razdelku » Dejanja « kliknite Spajanje spajanja .
8. Poskrbite, da so v imeniku izbrani vsi vizitki v trenutnem pogledu .
9. Običajno se prepričajte
   • Obrazci so izbrani pod Tipom dokumentov: in
   • E-pošta pod možnostjo Merge to: v razdelku Merge options .
10. Vnesite zadevo za e-poštni naslov pod naslovno vrstico sporočila :.
11. Kliknite V redu .
12. Sestavite besedilo e-poštnega sporočila v Wordu.
    • Orodja lahko uporabite v razdelku Pisanje in vnašanje polj poštnega traku, da na primer prilagodite pozdrave za vsakega prejemnika in vstavite ali uporabite druga polja naslovov.
    • Rezultati predogleda vam omogočajo, da preizkusite, kaj bodo vaša polja in pravila ustvarila v e-poštnem sporočilu vsakega prejemnika.
13. Kliknite Finish & Merge v odseku Dokončajni trak pošte .
14. Izberite Send Email Message ... iz prikazanega menija.
15. Prepričajte se, da je v razdelku Za: za možnosti sporočila izbrano ustrezno polje e-poštnega naslova (običajno E-pošta ).

1. Izberite Običajno besedilo ali HTML (vključuje oblikovanje) v obliki pošte:.
   • Običajno se je bolje izogniti prilogi za ta izbor; besedilo besedila sporočila bo prikazalo kot dodatek Wordu, ki ga prejemniki navadno ne morejo neposredno brati, ampak se morajo ločeno odpreti.
2. Prepričajte se, da je Vse izbrano pod Zapisi pošiljanja .
3. Kliknite V redu .
4. Če ste pozvani:
   1. Kliknite Dovoli v programu A, poskuša dostopati do informacij o e-poštnem naslovu, shranjenih v programu Outlook.

Dokument lahko zaprete in zavržete ali shranite v Wordu, kot želite.

Uporabite kategorije stikov kot seznami za distribucijo v programu Outlook 2007

Če želite ustvariti distribucijski ali poštni seznam s kategorijami v programu Outlook 2007:

• Pojdite v Imenik v programu Outlook.
• Označite vse kontakte, ki jih želite dodati na svoj novi seznam prejemnikov.
  • Če želite dodati osebe, ki še niso v stiku Outlook, jih najprej ustvarite z uporabo Ctrl-N .
• Kliknite gumb Orodja za kategorizacijo .
  • V meniju lahko izberete tudi Dejanja> Kategoriziraj .
• V spustnem meniju izberite Vse kategorije ....
• Kliknite Novo ...
• Vnesite želeno ime seznama distribucij (npr. »Prijatelji in družina (seznam)«).
• V spustnem meniju Barva: izberite » Nič «.
• Kliknite V redu .
• Ko preverite, ali je nova kategorija preverjena, znova kliknite V redu .

Če želite pozneje dodati nove člane, jim dodelite ustrezno kategorijo posebej.

Pošljite sporočilo na seznam distribucije kategorije v programu Outlook 2007

Če želite sestaviti novo sporočilo ali zahtevo za sestanek za vse člane seznama distribucije kategorije:

• Pojdite v Imenik v programu Outlook.
• Izberite Pogled> Trenutni pogled> Po kategoriji iz menija.
• Kliknite naslov želene kategorije seznama.
• V meniju izberite Dejanja> Ustvari> Novo sporočilo v stik ali Dejanja> Ustvari> Nova zahteva za sestanek za stik .
• Kliknite V redu, če vas Outlook obvesti, da bo vaše dejanje veljalo za vse elemente v skupini.
• Kliknite polje Za ....
  • Outlook je dal vse naslove v polje Za:. Za sporočila na seznamu je običajno bolje imeti vse naslove v polju Bcc:, da bi se izognili razkrivanju naslovov. Če je to primerno, lahko naslove pustite v polju Za: seveda ali jih premaknete v polje Cc:.
  • Za stike z več e-poštnimi naslovi je Outlook vstavil vsakega. Najboljše je, da izbrišete nepotrebne naslove.
• Pritisnite Ctrl-A .
• Pritisnite Ctrl-X .
• Poskrbite, da je polje Bcc ... vidno.
• Kliknite polje Bcc ....
• Pritisnite Ctrl-V .
• Vnesite svoj e-poštni naslov v polje To ....
• Nadaljujte sestavljanje sporočila ali zahteve za sestanek.

(Preizkušen z Outlook 2007 in Outlook 2016)