01 od 02
Odstranite podvojene podatke v Excelu
Programi preglednic , kot je Excel, se pogosto uporabljajo kot baze podatkov za stvari, kot so zaloge delov, prodajne evidence in poštni seznami.
Baze podatkov v Excelu so sestavljene iz tabel podatkov, ki so običajno organizirane v vrstice podatkov, imenovanih zapisov.
V zapisu so podatki v vsaki celici ali polju v vrstici povezani - na primer ime podjetja, naslov in telefonska številka.
Pogosta težava, ki se pojavi kot baza podatkov, je velikost dvojnikov zapisov ali vrstic podatkov.
To se lahko zgodi, če:
- Celotni zapisi se več kot enkrat vnesejo v bazo podatkov, kar vodi do dveh ali več enakih zapisov
- Več zapisov vsebuje eno ali več polj - na primer ime in naslov - ki vsebujejo iste podatke.
V vsakem primeru lahko podvojeni zapisi povzročijo celo vrsto težav - na primer pošiljanje več kopij dokumentov isti osebi, kadar se podatki o bazo podatkov uporabljajo v spajanju pošte - zato je dobro, da skenirate in odstranite podvojene zapise na redni osnove.
Medtem ko je preprosto izbrati podvojene zapise v majhnem vzorcu, kot je slika na zgornji sliki, lahko podatkovne tabele vsebujejo na stotine, če ne na tisoče zapisov, zaradi česar je zelo težko izbrati podvojene zapise - zlasti delno ujemanje zapisov.
Če želite to nalogo olajšati, ima Excel vgrajeno podatkovno orodje, ki ga ni mogoče presenetiti. Odstrani dvojnike , ki jih lahko uporabite za iskanje in odstranjevanje enakih ali delno ustreznih zapisov.
Vendar pa je treba posebej obravnavati način, kako je orodje Remove Duplicates , enako in delno ujemanje zapisov.
To je zato, ker pogovorno okno Remove Duplicates prikaže imena polj za izbrano tabelo podatkov in izberete, katera polja naj se vključijo v iskanje ustreznih zapisov:
- Za enake zapise poiščite vsa polja - pustite preveritvene oznake poleg vseh stolpcev ali polj;
- Za delno ujemanje zapisov - pustite potrditvene oznake poleg le tistih polj, ki jih je treba ujemati.
Imena polj v primerjavi s stolpičnimi črkami
Kot že rečeno, orodje Remove Duplicates sestavlja pogovorno okno, kjer izberete, katera polja za iskanje želite iskati, tako da izklopite želena imena polj ali stolpcev.
Informacije, ki jih prikaže pogovorno okno - imena polj ali črke v stolpcu - je odvisno od tega, ali vaši podatki vsebujejo vrstico naslovov - ali glave - na vrhu tabele podatkov, kot je prikazano na zgornji sliki.
Če to storite - preverite, ali je možnost na desni strani pogovornega okna - Moji podatki imajo glave - je izključena in Excel v pogovornem oknu prikaže imena v tej vrstici kot imena polj.
Če vaši podatki nimajo naslovne vrstice, bo pogovorno okno prikazalo ustrezne črke stolpcev v pogovornem oknu za izbrani obseg podatkov.
Sklopni razpon podatkov
Če orodje Remove Duplicates deluje pravilno, mora biti podatkovna tabela soseden obseg podatkov - to pomeni, da ne sme imeti nobenih praznih vrstic, stolpcev in, če je to mogoče, brez praznih celic v tabeli.
Neobstoja praznih podatkov v podatkovni tabeli je dobra praksa, ko gre za upravljanje podatkov na splošno in ne le za iskanje podvojenih podatkov. Druga orodja za podatke Excel-a, kot sta razvrščanje in filtriranje, najbolje delujejo, kadar je podatkovna tabela soseden obseg podatkov.
Odstranite primer z dvojnim zapisom podatkov
V zgornji sliki tabela podatkov vsebuje dve enaki zapisi za A. Thompson in dve delno ujemajoči se zapisi za R. Holt - kjer se vsa polja ujemata z izjemo števila študentov.
Spodaj navedeni koraki podrobno opisujejo, kako uporabiti orodje za odstranjevanje podvojenih datotek:
- Odstranite drugo od dveh enakih zapisov za A. Thompson.
- Odstranite drugi delno podobni zapis za R. Holta.
Odpiranje pogovornega okna Odstrani podvojene
- Kliknite poljubno celico, ki vsebuje podatke v vzorčni bazi podatkov.
- Kliknite jeziček Podatki na traku.
- Kliknite ikono Odstrani dvojnike , da označite vse podatke v podatkovni tabeli in odprete pogovorno okno Odstrani podvojene .
- V pogovornem oknu Odstrani podvojitve so prikazani vsi naslovi stolpcev ali polja iz našega vzorca podatkov
- Kontrolne oznake z imeni polj označujejo, kateri stolpci se bo Excel poskušal ujemati pri iskanju podvojenih zapisov
- Ko pogovorno okno odpre vsa imena polj, se privzeto izklopijo
Iskanje identičnih zapisov
- Ker v tem primeru iščemo povsem enake zapise, bomo zapustili vse naslove stolpcev
- Kliknite V redu
Na tej točki je treba gledati naslednje rezultate:
- Pogovorno okno naj se zapre in nadomesti s sporočilom: 1 najdenih in odstranjenih podvojenih vrednosti; 7 edinstvenih vrednosti ostane.
- Vrstica, ki vsebuje dvojnik zapisa A. Thompson, bo odstranjena iz baze podatkov
- Čeprav sta za R. Holta dve delno usklajeni zapisi, ker niso bila vsa polja usklajena - število študentov za oba zapisa se razlikuje - Excel meni, da je to edinstven podatkovni zapis
02 od 02
Poiščite in odstranite delno ujemanje zapisov z odstranjevanjem podvojenih datotek
Preverjanje enega polja naenkrat
Ker Excel odstrani le podatke, ki se točno ujemajo z izbranimi polji podatkov, je najboljši način za iskanje vseh delno ustreznih zapisov podatkov, da odstranite kljukico samo za eno polje hkrati, kot je storjeno v spodnjih korakih.
Naknadna iskanja zapisov, ki se ujemajo v vseh poljih, razen imena, starosti ali programa, odstranijo vse možne kombinacije za delno ujemanje zapisov.
Iskanje delno usklajenih dokumentov
- Če je potrebno, kliknite poljubno celico, ki vsebuje podatke v podatkovni tabeli
- Kliknite jeziček Podatki na traku .
- Kliknite ikono Odstrani dvojnike , da označite vse podatke v podatkovni tabeli in odprete pogovorno okno Odstrani podvojene .
- Izbrana so vsa imena polj ali naslove stolpcev za tabelo podatkov.
- Če želite poiskati in odstraniti zapise, ki se v vsakem polju ne ujemajo, odstranite kljukico poleg tistih imen polj, ki jih želite prezreti.
- V tem primeru kliknite potrditveno polje poleg naslova stolpca študentskega ID-ja, da odstranite kljukico.
- Excel bo zdaj iskal in odstranil zapise, ki imajo ustrezne podatke v poljih Last Name , Initial in Program .
- Kliknite V redu
- Pogovorno okno naj se zapre in nadomesti s sporočilom: 1 najdenih in odstranjenih podvojenih vrednosti; 6 edinstvenih vrednosti ostane.
- Vrstica, ki vsebuje drugi zapis za R. Holt z ID-jem študenta ST348-252, bo odstranjena iz baze podatkov.
- Kliknite OK, da zaprete sporočilo
Na tej točki mora biti tabela zglednih podatkov brez vseh podvojenih podatkov.