Uporaba finančnih tehnik za upravičenost uveljavljanja IT sredstev
Utemeljitev naložb v informacijsko tehnologijo je kritična sposobnost za vsakogar, ki dela v tehnologiji. Medtem ko bo veliko IT naložbenih odločitev sprejelo vodstvo v informacijski organizaciji, pogosto predlogi za novo opremo ali storitve prihajajo od IT-osebja. Pomembno je razumeti terminologijo in osnovne tehnike za pripravo primera za vlaganje v nov kos opreme. Ena stvar je, da zaprosite za zamenjavo programske opreme za pomoč uporabnikom. Verjetno boste slišali, "bomo to videli - blah blah blah". Druga možnost je, da recimo nekaj, kot je "zamenjava naše programske opreme za pomoč uporabnikom, bo prihranilo 35.000 $ na leto in se bo plačalo zase v 3 letih", boste dobili veliko bolj pozitiven odgovor od vašega IT-upravljanja. Zagotavljam vam to.
Ta članek vam bo dala osnovne spretnosti, potrebne za analizo in ustvarjanje vrednotenja za predlagano naložbo v IT. Morate razumeti osnove, preden se globoko potopite v te finančne tehnike. Oglejte si prihodnje članke, kjer bom zagotovil bolj napredne analitične tehnike za utemeljitev naložbe v IT v opremo ali storitev.
Osnovna terminologija analize naložb v IT
Kapitalski odhodki (CAPEX): Kapital je izraz, ki se uporablja za razlikovanje nakupa, ki ima življenjsko dobo več kot eno leto. Na primer, ko podjetje kupi laptop za delavca, se pričakuje, da bo prenosnik trajal 3 ali 4 leta. Računovodje zahtevajo, da se takšna naložba v informacijsko tehnologijo izda v tem obdobju, namesto da bi bila odšteta v letu, ko je bila kupljena. Podjetje ponavadi vsebuje politike o življenjski dobi opreme in minimalni znesek dolarja za kapitalske odhodke. Na primer, tipkovnica, ki stane 50 dolarjev, se ne šteje za kapital.
Amortizacija: amortizacija je metoda, s katero se širi strošek investicije v kapitalske naložbe v dobi koristnosti nakupa. Na primer, predpostavimo, da računovodska politika za kapital uporablja linearno amortizacijo. To samo pomeni, da bo amortizacija enaka vsako leto. Recimo, da kupite novega strežnika za 3.000 dolarjev s pričakovanim trajanjem 3 let. Amortizacija za to naložbo v IT bo 1000 dolarjev vsako leto 3 leta. To je amortizacija.
Denarni tok: Denarni tok je gibanje gotovine v in iz poslovanja. Razumeti morate razliko med denarnimi in negotovinskimi postavkami. Običajno se pri izračunu vrednosti naložb v IT uporablja denar. Amortizacija je negotovinski odhodek, kar pomeni, da je osnovno sredstvo že plačano, vendar širi stroške v življenjski dobi sredstva. Prvotni nakup naložbe v informacijsko tehnologijo bi se pri finančni analizi štel za odtok denarja.
Diskontna obrestna mera: to je stopnja, ki se uporablja v analizi, da se upošteva dejstvo, da je danes dolar vreden več kot dolar v 5 ali 10 letih. Uporaba diskontne mere pri analizi naložb v IT je metoda za določanje prihodnjih dolarjev v smislu današnjih dolarjev. Diskontna stopnja je predmet številnih učbenikov. Če potrebujete visoko točno diskontno stopnjo za vaše podjetje, se obrnite na računovodsko službo. V nasprotnem primeru bomo uporabili približno 10%, kar predstavlja inflacijo in stopnjo, ki bi jo podjetje lahko zaslužilo na denarju, ki ni bil vložen v vaš račun IT opreme. To je nekakšen oportunitetni strošek.
Tehnologije analize naložb v IT
Obstaja veliko metod za pomoč pri ocenjevanju investicij v informacijsko tehnologijo (kapital). Res je odvisno od vrste naložbe, ki jo izdelujete, in zrelosti IT-organizacije pri vrednotenju nakupov kapitala. Velikost organizacije ima lahko tudi vlogo. Vendar ne pozabite, da je to nekaj, kar ne traja veliko časa in tudi če delate za majhno in srednje veliko podjetje, bo ta prizadevanja cenjena.
V tem članku bomo preučili dve enostavni naložbeni tehnologiji IT. Spodbudil bi vas, da uporabljate tako, saj skupaj povedo popolnejšo sliko o vrednosti predlagane naložbe v informacijsko tehnologijo.
- Neto sedanja vrednost
- Obdobje vračila
Neto sedanja vrednost (NPV)
Neto sedanja vrednost je finančna tehnika, ki sčasoma spreminja vrsto denarnih tokov in popusti na tekoče obdobje. Neto sedanja vrednost upošteva časovno vrednost denarja. Značilen je pogled na denarne pritoke in odlive v denarju v obdobju od treh do petih let in zmanjšanje neto priliva, zmanjšane za neto odtok, v eno samo vrednost. Če je številka pozitivna, potem bi projekt dodal vrednost organizaciji in če je NPV negativen, bi to zmanjšalo vrednost organizacije. Resnična moč analize NPV je pri primerjavi alternativnih vlaganj v informacijsko tehnologijo. NPV zagotavlja relativno vrednost scenarijev naložb v IT, tista z najvišjo NPV pa običajno prevzame druge alternative.
Težji del izračuna trenutne vrednosti je dejanska številka, ki jo je treba uporabiti pri analizi. Na odtočni strani enačbe lahko uporabite skupne stroške naložbe skupaj s stroški vzdrževanja in stroški izvajanja. Prilivna stran je težje doseči. Če naložba v informacijsko tehnologijo ustvari prirastne prihodke, je to precej naravnost naprej in jih lahko uporabite v svoji analizi. Ko so prilivi (ali koristi) na mehki strani, kar pomeni, da so bolj subjektivni, kot so prihranki v času, je veliko težje oceniti.
Najboljše, kar lahko storite, je, da dokumentirate predpostavke in pojdite s svojim črevesjem. Vzemimo si primer, kamor naložite IT naložbo v programski paket za pomoč uporabnikom. Korist takšne naložbe je čas, ki ga shranjuje IT osebje, in morda povečano zadovoljstvo uporabnikov skupnosti. Če zamenjate obstoječi programski paket za pomoč uporabnikom, lahko prihranite tudi denar za vzdrževanje iz tega sistema. Morate razčleniti prilive in odtoke, da izvedete analizo neto sedanje vrednosti (NPV) za vaš predlog o naložbah v IT.
Prilivi: prilivi ali koristi, ki izhajajo iz naložbe v informacijsko tehnologijo, so lahko subjektivni in manj natančni. Pogosto krat, koristi IT naložbe so prihranki v času, zadovoljstvo strank ali druge "mehke" številke. Tukaj je nekaj primerov prilivov.
- Prihranjeni stroški vzdrževanja iz penzionirane programske opreme
- Čas, ki ga je IT-osebje prihranilo zaradi povečane učinkovitosti
- Povečan prihodek
Odlivi: Odlivi so običajno lažje oceniti, nekateri pa so lahko tudi subjektivni. Tukaj je nekaj primerov odlivov.
- Stroški programske opreme (licenčnine, itd.)
- Vzdrževanje
- Zunanji stroški izvajanja
Ta večja slika prikazuje preprosto analizo naložb v IT s pomočjo analize Net Present Value (NPV). Excel naredi to vrsto analize zelo enostavno. Ima tudi funkcijo za izračun NPV. Kot lahko vidite iz slike, sem določil prilive in odlive po letih in nato izračunal NPV na podlagi diskontne stopnje 10%.
- Analiza NPV: investicija v IT naložbo (velika slika)
Obdobje vračila
Rezultat analize plačilnega obdobja je, kako dolgo traja naložba IT za povračilo stroškov naložbe. Navadno se navede v letih, vendar je to odvisno od časovnega obdobja analize. Obdobje vračila je lahko preprost izračun, vendar le z zelo preprostimi predpostavkami. Tukaj je formula za izračun obdobja vračila za naložbo v informacijsko tehnologijo. Na splošno je krajša obdobja vračila manj tvegana naložba v informacijsko tehnologijo.
[Stroški IT naložb] / [letna denarna donosnost iz naložb v informacijsko tehnologijo]
Oglejmo si scenarij, v katerem kupujete programsko opremo za e-trgovino za 100.000 dolarjev. Predvidevamo, da ta del programske opreme vsako leto poveča prihodek za 35.000 dolarjev. Izračun Payback Perioda bi znašal 100.000 $ / 35.000 = 2,86 leta. Torej, ta naložba bi se plačala zase v 2 letih in 10 mesecih.
Obstaja velika pomanjkljivost izračunavanja obdobja vračila s tako preprostim naborom predpostavk. Malo verjetno je, da bodo prihodki, ki izhajajo iz naložbe v informacijsko tehnologijo, dejansko enakomerno v daljšem časovnem obdobju. Za tok prihodka je veliko bolj realno, da je neenakomeren. V tem primeru si morate ogledati kumulativno letno povečanje prihodkov, dokler se izvirna naložba v IT ne plača.
Upoštevajte isti primer od zgoraj. Predpostavimo, da je v prvem letu neto povečanje prihodka od naložbe v informacijsko tehnologijo 17.000 $. V letih 2, 3, 4 in 5 je 29.000 $, 45.000 $, 51.000 $ in 33.000 $. Medtem ko je to povprečno letno povečanje prihodkov v višini 35.000 USD, je obdobje zaraščanja drugačno zaradi neenakih prihodkov, ustvarjenih s to naložbo. Obdobje vračila v primeru je dejansko več kot 3 leta, kar je daljše od prvotnega izračuna z uporabo povprečja. Če pogledamo kumulativno povečanje prihodkov, si lahko ogledate, kdaj je pokrita prvotna naložba. V tem primeru najti samo, kje so zajeti stroški naložbe v informacijsko tehnologijo (100 000 USD). Vidite lahko, da se dogaja med letom 3 in 4. letom.
Kumulativno povečanje prihodkov:
- 1. leto - 17.000 $
- 2. leto - 46.000 dolarjev
- 3. leto - $ 91.000
- 4. leto - 142.000 $
- 5. leto - 175.000 dolarjev
Oglejte si vzorčno IT Excelovo tabelo za izračun podrobne formule za izračun obdobja vračila.
Predlog za naložbe v informacijsko tehnologijo
Medtem ko so izračuni pomembni v analizi naložb v informacijsko tehnologijo, to ni vse. Močno vam priporočam, da sestavite predlog, namesto da bi natisnili vašo preglednico ali poslali rezultate. Pomislite na svojega finančnega direktorja kot občinstvo, ko pripravite predlog. Konec koncev, če morda na koncu na svoji mizi.
Priporočam, da predlog začnete s kratkim povzetkom naložbe v informacijsko tehnologijo (kapital), ki ga predlagate, ki mu sledi kratek povzetek besed o rezultatih vaše analize (skupaj s povzetimi izračuni). Na koncu priložite podrobno analizo preglednice in imate strokovni predlog, ki ga bo vaš šef cenil.
Paket za predloge za naložbe v IT lahko vključuje:
- Povzetek: odstavek ali dva, ki povzemata naložbo v informacijsko tehnologijo, ki jo predlagate.
- Utemeljitev: odstavek ali dva, ki povzemata rezultate vaše analize skupaj s tehniko, ki ste jo uporabili (vključite tabelo s povzetkom)
- Izpis: čisti izpis Excelove preglednice, ki prikazuje podrobno analizo
Sample tabela Excel
Vzorec Excelove preglednice ima 3 liste, vključno z:
- Povzetek
- Neto sedanje vrednosti (NPV) Izračun
- Izračun plačila
- Analiza naložb v IT - Excel 97-2003 Različica
Če imate kakršna koli vprašanja v zvezi z utemeljitvijo naložb v informacijsko tehnologijo, mi spustite e-pošto ali objavo v New Tech Forumu.