S to preprosto orodje sledite osebnim nalogam in strokovnim projektom
Trello je orodje za upravljanje projektov v kanbanskem slogu, ki je vizualen način, da vidite vse naloge, ki jih morate vi ali vaši ekipi izpolniti, kar olajša prikaz, kaj vsi v timu delajo v določenem času. Prav tako je brezplačna, kar pomeni, da je dostopna majhnim in velikim skupinam ter posameznikom, ki vodijo podjetja ali želijo spremljati osebne naloge. Med orodji za upravljanje projektov je Trello eden izmed najpreprostejših, ki jih je mogoče uporabiti in izvajati, vendar pa je lahko vmesnik s praznim skrilavcem nekoliko zastrašujoč. Na srečo imamo nekaj nasvetov, ki vam in vaši ekipi pomagajo čim bolje izkoristiti Trello, ne glede na to, kaj ga uporabljate za sledenje.
Kaj je Kanban?
Kanbanski stil vodenja projektov temelji na japonskem proizvodnem procesu, ki ga je Toyota izvajala konec 1940-ih. Njegov cilj je bil povečati učinkovitost v svojih tovarnah s spremljanjem inventarja v realnem času z uporabo kartic, ki so potekale med delavci na tleh. Ko se je iztekel določen material, bi delavci to zabeležili na kartici, kar bi potekalo do dobavitelja, ki bi potem poslala zahtevano gradivo v skladišče. Te kartice so se pogosto imenovale Kanban, kar pomeni znak ali oglasni list v japonščini.
Torej, kako to pomeni upravljanje projektov? Programska oprema, kot je Trello, uporablja ta koncept prenosa kartic in jo postavlja v vizualni vmesnik, kjer so naloge določene na tabli in se ujemajo z delovno sposobnostjo ekipe. Na svoji najosnovnejši plošči bo imela tri odseke, kot je prikazano na zgornji sliki: narediti, početi (ali v postopku) in narediti. Vendar lahko ekipe uporabljajo to orodje na kakršenkoli način, ki deluje zanje. Nekatere ekipe se morda raje odločijo za pravo ploščo, medtem ko druge želijo udobje virtualne rešitve, kot je Trello.
Kako uporabljati Trello
Trello uporablja plošče , ki vsebujejo sezname, ki jih sestavljajo kartice. Oboje lahko predstavljajo projekte (redesign spletne strani, prenova kopalnice), seznami se lahko uporabljajo za naloge (grafike, plošče), kartice pa lahko vsebujejo poddizane naloge ali možnosti (najem oblikovalca, velikosti plošč in barv).
Ko se odločite, kako organizirati svoje sezname, lahko začnete dodati kartice, ki imajo lahko kontrolne sezname in nalepke. Kontrolni seznami so način, kako razčleniti naloge v poddirekcije. Če na primer uporabljate Trello za načrtovanje počitnic, lahko imate kartico za restavracijo, ki jo želite poskusiti, s kontrolnim seznamom, ki vključuje rezervacijo, raziskovanje najboljših jedi, ki jih dobite, in preverjanje, ali je to prijazno do otroka . Oznake se lahko uporabljajo za predstavitev statusa kartice (odobrene, predložene itd.) Ali kategorije (znanost, tehnologija, umetnost itd.) Ali katero koli oznako, ki jo želite. Potem lahko izvedete iskanje, ki bo na primer prikazalo vse kartice, povezane z znanostjo, ali vse odobrene kartice. Vendar vam ni treba dodati naslova na etiketo; jih lahko uporabite tudi za barvno kodiranje (na voljo so do 10 barv, na voljo je barvna možnost).
Ko začnete delati in dokončati naloge, lahko preprosto povlečete in spustite kartice iz enega seznama v drugega, sčasoma pa arhivirate kartice in sezname, ko vmesnik postane težek.
Člani ekipe lahko dodate karte, dodate komentarje, priloge, barvno označene oznake in datume zapadlosti. Člani skupine lahko @ drugim omenjajo v komentarjih, da začnejo pogovor. Naložite lahko datoteke iz računalnika in tudi iz storitev za shranjevanje v oblaku, vključno z Google Drive, Dropbox, Box in OneDrive.
Vključena je tudi odlična integracija elektronske pošte. Vsaka plošča ima edinstven e-poštni naslov, ki ga lahko uporabite za ustvarjanje kartic (nalog). Pošiljate lahko tudi priloge na ta e-poštni naslov. In še najbolje, ko prejmete e-poštno obvestilo, lahko odgovorite neposredno na njem, namesto da bi začeli Trello.
Obvestila, vključno z navedbami in komentarji, so na voljo v mobilnih aplikacijah, namiznem brskalniku in po elektronski pošti. Trello ima aplikacije za iPhone, iPad, telefone Android, tablične računalnike in ure ter tablične računalnike Kindle Fire.
Trello ponuja več kot 30 dodatnih funkcij in integracij, ki jih pokrivajo napajanja. Primeri vklopov omogočajo prikaz koledarja, repetitor kartic za ponavljajoče se naloge, kot tudi integracijo z Evernote, Google Hangouts, Salesforce in drugo. Brezplačni računi vključujejo eno napajanje na krovu.
Vse ključne funkcije podjetja Trello so brezplačne, čeprav je plačana različica, imenovana Trello Gold (5 evrov na mesec ali 45 evrov na leto), ki dodaja nekaj perks, vključno s tremi vklopi na krovu (namesto enega). Vključuje tudi privlačne plošče ozadja in nalepke, custom emojis in večje nalaganje prilog (250 MB in ne 10 MB). Trello ponuja en mesec brezplačnega članstva v Goldu za vsako osebo, ki jo dobite v Trello, do 12 mesecev.
Kot smo rekli, na prvi pogled je nastavitev Trella malo zastrašujoča, saj ni veliko omejitev, kako jo lahko uporabite. Na eni strani lahko ustvarite plošče, ki preprosto prikazujejo, kaj ste končali, na kaj delate, in kaj je naslednje. Po drugi strani pa lahko greste globlje, ustvarite sezname opravil, razdeljene na kategorije ali oddelke.
Trello lahko uporabite za sledenje karkoli od osebnih nalog do profesionalnih projektov do načrtovanja dogodkov, vendar tukaj ponujamo nekaj primerov v realnem svetu, s katerimi lahko začnete.
Uporaba Trella za upravljanje prenove doma
Recimo, da nameravate obnoviti eno ali več prostorov v vašem domu. Če ste kdaj preživeli obnovo, veste, da je veliko gibljivih delov in veliko presenečenj, ne glede na to, kako natančno se pripravite. Organiziranje vseh odločitev, ki jih potrebujete v Trellu, lahko pomagajo ohraniti projekt na poti. Recimo, da načrtujete prenovo kuhinje. V tem primeru lahko ustvarite ploščo, imenovano Kitchen Renovation, in nato dodate sezname, namenjene vsakemu elementu, ki ga zamenjate.
Krovska plošča za obnovo lahko vključuje sezname za:
- Potencialni izvajalci
- Vsaka naprava, ki jo zamenjate
- Kabinetarstvo
- Pulti in backsplash
- Talne obloge
- Vodovod
- Električni
Kartice za vsak seznam bi vključevale dimenzije, proračun in morajo imeti funkcije, pa tudi vse modele, ki jih razmišljate. Kartice za vodovodne instalacije bi lahko vključevale zamenjavo cevi, novo vodno linijo, pa tudi ocenjeno ceno in z njimi povezane skrbi, na primer zaustavitve vode. Z lahkoto lahko priključite slike materialov in naprav, ki jih razmišljate, in jih povežite s seznami izdelkov, tako da lahko cenite trgovino. Ko sprejmete odločitev, lahko z oznakami označite ali barvno kodo izdelek ali material.
Nazadnje, za vsako kartico lahko ustvarite kontrolne sezname. Na primer, kartica s hladilnikom bi lahko imela kontrolni seznam, ki vključuje odstranitev starega hladilnika in namestitev vodne linije za proizvajalca icemakerja.
Če obnavljate več sob, samo ustvarite tablo za vsakega in navedite vse, kar potrebujete, da razmislite; nenehno dodajanje seznamov in kartic ter premikanje elementov po potrebi.
Povabite druge družinske člane v svoje plošče in jim dodelite kartice za distribucijo potrebnega dela, kot so raziskave izdelkov in cen, razporejanje in druga logistika. Trello ima javno stanovanje za obnovo doma, ki ga lahko kopirate na svoj račun.
Načrtovanje počitnic s Trello
Potovanje z več družinskimi člani ali prijatelji lahko hitro postane zapleteno. Uporabite Trello, da izberete cilj, načrtujete aktivnosti in časovni prevoz. V tem primeru bi lahko imeli eno tablo, ki vsebuje morebitna mesta za obisk, in drugo za potovanje, ko ste se odločili kam iti.
Tabla potovanja lahko vsebuje sezname za:
- Možnosti letenja
- Tovorni prevoz
- Hoteli, Airbnb oglasi, najem kabine in kampi
- Turistične atrakcije
- Restavracije in trgovine s hrano
V okviru potencialne krovne destinacije boste ustvarili seznam za vsak kraj, s kartami za čas potovanja, proračunom, prednosti / slabostmi in drugimi premisleki. Seznami v potovalni odbor bi vključevali karte za letalske prevoznike, najem avtomobilov, pomembne kuhinje na tem območju in zanimivosti, kot so muzeji, nakupovanje in soseske za raziskovanje. Če se odločite, da greste na križarjenje, lahko ustvarite sezname za stvari na krovu in za načrtovane postanke, pa tudi prevoz, ki je potreben, da pridete do ladje. Uporabite oznake za označevanje izbranih predmetov ali označite kandidate, potem ko ste zožili svoje odločitve. Dodajanje kontrolnih seznamov na kartice za rezervacije in načrtovanje izletov ali križarskih dogodkov. Trello ima tudi javni dopust, ki ga lahko uporabite kot izhodišče.
Sledenje osebnim ciljem in projektom
Če iščete čiščenje nereda v vašem domu ali v garaži, vzemite hobi ali vadite več, ga lahko preprosto spremljate v Trellu. Ustvarite table za novoletne resolucije ali za večstopenjske projekte, kot so čiščenje podstrešja ali organizacija za domače pisarne.
Za ploščo z resolucijami ustvarite seznam za vsako ločljivost in nato kartice, kako jih lahko izvajate, na primer vstop v telovadnico, vožnjo za dnevne sprehode ali nakup opreme za vadbo na domu. Uporabite sezname na osebnem projektu za razbijanje velikih nalog s kartami za poddržave. Na primer, pomladno čiščenje lahko vključuje sezname za sobe in druga območja v domu. Seznami bi imeli kartice za povezane naloge, kot so potreba po čiščenju, popis elementov, ki jih želite prodajati, darovati ali izpuščati, in naloge, ki jih želite oddati zunanjim izvajalcem, kot so čiščenje oken ali odstranjevanje dreves.
Upravljanje samostojnega ali svetovalnega podjetja
Nazadnje, če vodite lastno podjetje, je Trello lahko vaš vrhunski pomočnik. Odbori lahko predstavljajo projekte s seznami za vsako fazo ali mejnik in kartice za povezane naloge. Samostojni pisatelji lahko uporabljajo Trello za upravljanje zgodbe in objavljenih del.
Recimo, da imate projektno tablo za prenovo spletne strani. Vaši seznami lahko vključujejo pomembna opravila, na primer najem oblikovalca in druge pomembne vloge ter mejnike, na primer izbiro barvne sheme, upravljanje postavitev in pridobivanje odobritev na tej poti. Kartice bi vključevale predlagane barvne sheme in postavitve ter korake, potrebne za pripravo sestankov. Svobodni pisatelj bi lahko imela plošče za ideje o zgodbi, publikacije in trženje. Seznami lahko predstavljajo faze, kot so v postopku, predloženi in objavljeni, ali pa lahko uporabite oznake.
Trello je preprosto, a močno orodje, in to je vredno porabiti nekaj časa tinkering z njim. Če niste prepričani, kje začeti, poiščite Trellojevo uporabniško skupnost, ki vključuje javne plošče, ki jih lahko kopirate v svoj račun.