Težave z avdio konferenčnimi klici in kako jih nasloviti
Zvočni konferenčni klici se zdijo zanimivi, če mislite, kakšne koristi imajo za vaše podjetje ali družabna srečanja. Toda, ko razmišljate o vprašanjih, povezanih z njihovo vzpostavitvijo in nemoteno vožnjo, kmalu spoznate, da je udeležba v eni ali pri njej zelo zahtevna. Med organiziranjem konferenčnega klica obstaja več vprašanj, ki jih morate vključiti v svoje načrtovanje, da bi se izognili težavam, zaradi katerih bi lahko prišlo do okvare.
1. Ozadje Hrup
To je vsak hrup, ki prihaja od udeleženca, razen njihovega glasu, kot so stresanje stojnic, ljudje klepetajo za njimi, mehanske zvoke, hrup iz papirja itd. Te glasove dobivate večinoma pri udeležencih, ki uporabljajo VoIP , saj je tradicionalna telefonska slušalka namenjena in kratka -Obranjati mikrofone, medtem ko VoIP deluje z mikrofonom, ki ga prinaša naprava, ki je bolj smiselna. Primer je sistem nizov mikrofonov, ki ga imate večino najnovejših prenosnih računalnikov. Nekateri ljudje sodelujejo na konferencah z uporabo svojih naprav prostoročno.
Edini način za odpravo te situacije je, da se udeleženci zavedajo motenj, ki jih povzročajo, kar je najbolje storiti s komunikacijo pred konferenčnim klicem. Na primer, kot organizator, boste morda želeli objaviti e-poštno sporočilo na etiketah za konferenčni klic pred sejo.
2. Eho
Eho je lahko del hrupa v ozadju, vendar je bolj tehnično kot to. Nekdo, ki sodeluje v konferenčnem klicu, ima lahko svoje pogoje s telefonom ali pa lahko uporablja telefon, ki nima eho preklica. Več o tem, kako prenehati proizvajati odmev .
Običajno je nekdo z oddajnim odzivom odložiti. Torej spet je pomembno, da se vnaprej seznanite s tehničnimi težavami s telefoni in drugo opremo, ki jo uporabljate v konferenčnem klicu.
3. Upravljanje prisotnosti
V avdio konferenčnem klicu boste uporabljali le eno od svojih čutov: vašega sluha. Ne boste videli ljudi, s katerimi se pogovarjate ali poslušate. To pomeni, da morda ne boste spremljali vsakega vstopa in izhoda v konferenčni klic, morda ne boste vedeli, da je prisotnost v vaši publiki enkrat globoko v konferenco.
Ta problem je bil brez rešitve za avdio konference, dokler razvoj orodij, ki omogočajo določeno količino upravljanja prisotnosti. Prvo orodje, ki to daje, je UberConference, kjer si lahko ogledate, kdo govori, kdaj je, kdo je tu in kdo ne, in tako naprej. V zadnjem času je prišlo do številnih takšnih orodij, nekatere z zanimivimi vizualnimi vmesniki, ki predstavljajo udeležence z ikonami.
4. Glasba na čakanju
Ljudje običajno žive telefonski vmesnik za posameznike, nikoli pa za konferenčne klice. Medtem ko bi bilo lepo za nekoga, ki je bil zadržan, da bi slišal glasbo, bo to zagotovo neprijeten v konferenčnem klicu. Nekateri udeleženci lahko konferenco zadržijo med udeležbo na drugem klicu ali nalogi, s čimer dodajajo ritmično vzdušje konferenci. Ponovno bo kampanja za ozaveščanje o predhodnih konferencah vredna.
5. Vodstvo
V nekaterih primerih, če skupina nima vodje, bo vodil kaos. To se bo verjetno zgodilo na konferenci, zlasti tisti, ki vključuje občutljive zadeve, kjer ni nobene osebe, ki drži vrvice. Ta vodja mora zagotoviti, da ima vsak dan dovolj časa za govor in potrebno pozornost. Prav tako bi morali imeti možnost, da bi se stvari vrnile na pot, če bi prišlo do skrajnih ali neposrednih konfliktov.
6. Materiali in dokumenti
Mnoge konference, zlasti poslovne, vključujejo sklicevanje na dokumente, gradiva in orodja. Nepravilno razširjanje takšnih informacij povzroči, da so nekateri udeleženci v določenih točkah v temi, kar povzroča nezanimanje. Zato je treba poskrbeti za razširjanje potrebnih informacij in dokumentov vsaki strani, ki se zahteva pred začetkom konference. Še en in boljši način je uporaba spletnih orodij za sodelovanje, pri čemer sklicevanje na dokumente in druge materiale ne bo le pasivno, temveč lahko tudi aktivno produktivnost med spletno delovno sejo.
7. Slaba glasovna kakovost
Ne mislim na glas nekoga, ki ima vneto grlo tukaj, ampak na glas nekoga, ki uporablja telefonsko storitev, ki ponuja slabo kakovost klica. Zdaj se to pogosto zgodi s storitvijo VoIP, ki je odvisna od določenega števila dejavnikov , vključno s pasovno širino , kodeki , telefoni in drugimi napravami, ki se uporabljajo. Na žalost ničesar ne morete storiti glede tega, če ste vodja ali organizator konferenca. Udeleženec, ki trpi zaradi slabe kakovosti govora, mora na svojih straneh izboljšati stvari.