Ker se v Word dodaja več funkcij, obstaja večja nevarnost, da bi se informacije razkrile, ki jih ne bi delili z uporabniki, ki elektronsko prejemajo dokument. Informacije, kot je tisti, ki so delali na dokumentu, ki so komentirali dokument , usmerjevalne liste in glave e-poštnih sporočil, so najbolje levo.
Uporaba možnosti zasebnosti za odstranjevanje osebnih podatkov
Seveda bi se zmotil, če bi vse te podatke odstranil ročno. Tako je Microsoft v Word dodal možnost, ki bo odstranila osebne podatke iz dokumenta, preden jo daste v skupno rabo z drugimi:
- V meniju Orodja izberite Možnosti
- Kliknite zavihek Varnost
- V razdelku Možnosti zasebnosti izberite polje zraven Odstrani osebne podatke iz datoteke pri shranjevanju
- Kliknite V redu
Ko shranite dokument, bodo ti podatki odstranjeni. Ne pozabite pa, da boste počakali, dokler se dokument ne dokonča, preden odstranite osebne podatke, zlasti če sodelujete z drugimi uporabniki, saj se imena, povezana s komentarji in različic dokumentov, spremenijo v "Avtor", zaradi česar je težko preveriti ki je spremenil dokument.