Mala organizacija gre daleč, ko iščete datoteke
Če porabite več časa za iskanje datotek v programu Microsoft Word, kot vam delajo, je čas, da izkoristite nekatere organizacijske značilnosti Worda in računalnika.
Shranite vse datoteke s sličicami
Shranjevanje vsake Wordove datoteke s sliko ali sličico predogleda jih olajša prepoznavanje, ne da bi jih odprli. Vse dokumente Word lahko shranite s predogledom ali sličico, tako da sledite le nekaj korakom:
- Odprite Microsoft Word.
- Kliknite na datoteko v menijski vrstici.
- Na dnu spustnega menija izberite Properties ( Lastnosti ).
- Kliknite kartico Povzetek .
- Postavite kljukico poleg možnosti Shrani sliko za predogled s tem dokumentom ali Shrani sličice za vse dokumente z besedilom (odvisno od vaše različice Worda).
- Kliknite V redu .
Posodobite lastnosti Wordovega dokumenta
Če delate z velikimi količinami dokumentov Worda, ki imajo podobna imena in lokacije, boste zagotovo želeli izkoristiti funkcijo Wordove lastnosti dokumenta. Vrnite se v datoteko > Lastnosti > Povzetek in vnesite komentarje, ključne besede, kategorijo, naslov ali informacije o temah - vse, kar vam bo pomagalo razlikovati datoteke. Ko pride čas, da naredite iskanje, lahko Word najde točno tisto, kar potrebujete.
Vzemite mape v računalnik in jih uporabite
Nastavite eno mapo za vse vaše Wordove dokumente, ki gredo naprej, in jim poimenujte nekaj, kar ne boste pozabili, kot je »MyWordDocs«. Naložite ga z mapami z imeni, ki so smiselna za vas in jih uporabite. Če ste odgovorni za izdelavo tedenskih opomb za sestanek, na primer ustvarite mapo za te beležke in vanj vključite dodatne mape za več mesecev ali let.
Če imate dolga leta dokumentov Worda, ki so raztreseni na vašem računalniku in nimajo časa, da jih odprete in se odločite, ali so skrbniki ali ne, preprosto ustvarite mapo za vsako od teh let, odkar pa spustite vse dokumente iz leta 2010 v eno mapo, leto 2011 v drugem in tako naprej, dokler ne boste imeli časa, da jih ponovno preberete.
Uporabite dosledno datoteko za poimenovanje datotek
Vzpostavitev sistema poimenovanja je morda najpomembnejša stvar, ki jo lahko pomagate, ko pride čas, da poiščete želene datoteke. Nihče nima pravega načina za poimenovanje datotek, vendar je izbira sistema za poimenovanje in dosledno uporabo vredna truda. Predlogi so:
- Vključite vrsto dokumenta, tako da lahko na kratko ugotovite, da nobeno ime datoteke, ki vsebuje "pogodbo", "najem" ali "novice", ni pismo, ki ga iščete.
- Začnite ime z imenom stranke (ali priimek prejemnika, če so dokumenti črke).
- Vnesite datum v ime datoteke.
Vzemi si čas
Če je vaš računalnik že prepleten z datotekami, ne poskušajte rešiti svojih organizacijskih težav naenkrat. Spustite delo na obvladljive dele in porabite 15 minut na dan. Ko v računalniku zaprete datoteke brez besed, jih postavite v eno od map, ki ste jih naredili, ustvarite novo mapo ali jih izbrišite, če jih ne potrebujete več. Če se ne morete spomniti, jih postavite v mapo z imenom HoldUntilDate in v prihodnosti izberite dovolj daleč, da če do takrat niste odpreti mape, se boste počutili udobno izbrisati. Kakršne koli vrste map, ki jih naredite, jih dajte v svojo eno veliko mapo Word, tako da boste vedeli, kam naj pogledate.