Z oznakami Microsoft Word so iskanje in organiziranje dokumentov lažje
Z oznakami Microsoft Word, dodane dokumentom, lahko pomagate organizirati in poiskati datoteke dokumentov, ko jih potrebujete.
Oznake se štejejo za metapodatke, podobno kot lastnosti dokumentov, vendar oznake se ne shranjujejo v datoteki dokumentov. Namesto tega te operacije upravlja operacijski sistem (v tem primeru Windows). To omogoča, da se oznake uporabljajo v različnih aplikacijah. To je lahko velika prednost za organiziranje datotek, ki so povezane, vendar je vsaka druga vrsta datoteke (na primer PowerPoint predstavitve, preglednice Excel itd.).
Oznake lahko dodate v programu Windows Explorer, vendar jih lahko dodate tudi v Wordu. Word vam omogoča, da dodelite oznake dokumentom, ko jih shranite.
Označevanje je preprosto kot pri shranjevanju datoteke:
- Kliknite na datoteko (če uporabljate Word 2007, nato pa kliknite gumb » Pisarna« v zgornjem levem kotu okna).
- Kliknite ali Shrani ali Shrani kot, da odprete okno Shrani.
- Vnesite ime shranjene datoteke, če ga nimate že.
- Pod ime datoteke vnesite svoje oznake v polje z oznakami . Vnesete lahko toliko, kot vam je všeč.
- Kliknite Shrani .
Vaša datoteka ima zdaj izbrane oznake.
Nasveti za označevanje datotek
Oznake so lahko vse, kar vam je všeč. Pri vnosu oznak lahko Word ponudi seznam barv; jih lahko uporabite za združevanje datotek skupaj, vendar vam jih ni treba uporabljati. Namesto tega lahko ustvarite lastna imena oznak po meri. To so lahko enojne besede ali več besed.
Na primer, dokument o računu ima lahko očitno oznako »faktura«, ki ji je priložen. Morda boste želeli tudi označiti račune z imenom podjetja, na katero so poslani.
Pri vnosu oznak v Word za računalnik (Word 2007, 2010 itd.) Ločite več oznak s podpičjem. To vam bo omogočilo uporabo oznak z več kot eno besedo.
Ko v polje Word za Mac vnesete oznako, pritisnite tipko tabulatorja. To bo ustvarilo oznako in premaknilo kazalko naprej, tako da lahko ustvarite več oznak, če želite. Če imate oznako z več besedami, jih vnesite in nato z jezičkom, da jih postanejo vsi deli ene oznake.
Če imate veliko datotek in želite uporabiti oznake, ki vam bodo pomagale pri njihovi organizaciji, boste želeli razmisliti o imenih oznak, ki jih boste uporabili. Sistem oznak metapodatkov, ki se uporabljajo za organiziranje dokumentov, se včasih imenuje taksonomija pri upravljanju vsebine (čeprav ima na tem področju širši pomen). Z načrtovanjem imen vaših oznak in ohranjanjem skladnosti, bo lažje vzdrževati urejeno in učinkovito organizacijo dokumentov.
Word vam lahko pomaga ohraniti skladnost vaših oznak tako, da pri shranjevanju datoteke vnašate predloge predhodno uporabljenih oznak.
Spreminjanje in urejanje oznak
Za urejanje oznak morate uporabiti podokno Podrobnosti v Raziskovalcu.
Odprite Raziskovalec. Če podokno Podrobnosti ni vidno, v meniju kliknite Pogled in kliknite podokno Podrobnosti . To bo odprlo podokno na desni strani okna Explorerja.
Izberite dokument in poiščite podokno Podrobnosti za oznako Oznake. Vnesite presledek po oznakah za spremembe. Ko končate s svojimi spremembami, kliknite Shrani na dnu podokna s podrobnostmi.