Uvod v funkcije in osnove
Ali ste preobremenjeni z velikimi količinami podatkov, ki jih je treba spremljati v vaši organizaciji? Morda trenutno uporabljate sistem za prijavo papirja, besedilne dokumente ali preglednico, da bi spremljali vaše kritične podatke. Če iščete bolj prilagodljiv sistem za upravljanje podatkov, je lahko zbirka podatkov samo rešitev, ki jo iščete, in Microsoft Access 2013 zagotavlja odlično možnost.
Kaj je zbirka podatkov?
Na najbolj osnovni ravni je zbirka podatkov zgolj organizirana zbirka podatkov. Sistem za upravljanje baz podatkov (DBMS), kot je Microsoft Access, Oracle ali SQL Server, vam nudi programske orodja, ki jih potrebujete za prilagoditev podatkov na prilagodljiv način. Vključuje naprave za dodajanje, spreminjanje ali brisanje podatkov iz baze podatkov, postavljanje vprašanj (ali poizvedb) o podatkih, shranjenih v bazo podatkov, in izdelavo poročil, ki povzemajo izbrane vsebine.
Microsoft Access 2013
Microsoft Access 2013 uporabnikom ponuja eno najpreprostejših in najbolj prilagodljivih rešitev DBMS na trgu danes. Redni uporabniki izdelkov Microsoft bodo uživali v znanem videzu in občutku sistema Windows ter tesni integraciji z drugimi izdelki Microsoftovega družinskega izdelka. Če želite več o vmesniku Access 2010, preberite našo spletno stran Access 2013 User Interface Tour .
Najprej preuči tri glavne komponente Accessa, s katerimi se srečujejo večina uporabnikov baz podatkov - tabele, poizvedbe in obrazci. Če še nimate baze podatkov Access, boste morda želeli prebrati o ustvarjanju baze podatkov Access 2013 iz Scratch-a ali ustvarjanju baze podatkov Access 2013 iz predloge.
Microsoft Access Tables
Tabele predstavljajo temeljne gradnike vseh podatkovnih zbirk. Če poznate preglednice, tabele zbirke podatkov so zelo podobne.
Skupna tabela zbirke podatkov lahko vsebuje podatke o zaposlenih, vključno z značilnostmi, kot so ime, datum rojstva in naslov. Lahko je strukturirana na naslednji način:
- ID zaposlenih
- Priimek
- Ime
- Naslov
- Pozdrav
- Rojstni datum
Preverite izdelavo tabele in ugotovite, da vsak stolpec v tabeli ustreza specifični značilnosti zaposlenega (ali atributa v pogojih baze podatkov). Vsaka vrstica ustreza določenemu zaposlenemu in vsebuje svoje podatke. To je vse, kar ima! Če pomaga, razmislite o vsaki od teh tabel kot o pregledu informacij v preglednici. Če želite več informacij, preberite Dodajanje tabel v bazo Access 2013
Pridobivanje informacij iz podatkovne zbirke Access
Očitno bi bila baza podatkov, ki hranijo samo podatke, neuporabna - potrebujemo tudi metode za pridobivanje informacij. Če želite preprosto odpoklicati podatke, shranjene v tabeli, Microsoft Access vam omogoča, da odprete tabelo in se pomikate po zapisih, ki jih vsebuje. Vendar je resnična moč podatkovne baze le v zmožnostih, da odgovori na bolj zapletene zahteve ali poizvedbe. Poizvedbe za dostop omogočajo združevanje podatkov iz več tabel in postavitev posebnih pogojev na pridobljene podatke.
Predstavljajte si, da vaša organizacija zahteva preprosto metodo za izdelavo seznama tistih izdelkov, ki se trenutno prodajajo nad njihovo povprečno ceno. Če ste preprosto pridobili tabelo z informacijami o izdelku, bi za izpolnitev te naloge zahtevali veliko količino razvrščanja podatkov in izračunov z roko. Vendar pa moč poizvedbe omogoča preprosto zahtevo, da dostop samo vrne tiste zapise, ki ustrezajo zgornji povprečni ceni. Poleg tega lahko bazo podatkov naložite, da samo navede ceno imena in enote predmeta.
Če želite več informacij o moči poizvedb baz podatkov v Access, preberite Ustvarjanje preproste poizvedbe v programu Microsoft Access 2013.
Vstavljanje informacij v bazo podatkov dostopa
Do sedaj ste se naučili konceptov za organiziranje podatkov v zbirki podatkov in pridobivanje podatkov iz baze podatkov. Še vedno potrebujemo mehanizme za prenašanje informacij v tabelah! Microsoft Access ponuja dva osnovna mehanizma za doseganje tega cilja. Prva metoda je, da preprosto dvignete tabelo v okno tako, da dvokliknete nanj in dodate informacije na dno, prav tako kot dodate podatke preglednici.
Dostop omogoča tudi uporabniku prijazen obrazec vmesnik, ki uporabnikom omogoča, da vnašajo informacije v grafični obliki in so te informacije pregledno prešle v bazo podatkov. Ta metoda je manj stroga za operaterja vnosa podatkov , vendar zahteva malo več dela upravitelja baz podatkov. Če želite več informacij, preberite Ustvarjanje obrazcev v Access 2013
Microsoft Access Reports
Poročila omogočajo hitro izdelavo privlačno oblikovanih povzetkov podatkov, vsebovanih v eni ali več tabelah in / ali poizvedbah. Z uporabo bližnjičnih trikov in predlog, lahko uporabniki baze podatkov ustvarijo poročila v dobesedno nekaj minutah.
Recimo, da želite izdelati katalog za izmenjavo informacij o izdelkih s sedanjimi in potencialnimi strankami. V prejšnjih poglavjih smo ugotovili, da se te informacije lahko pridobijo iz naše podatkovne baze s pomočjo razumne uporabe poizvedb. Vendar se spomnite, da so bili ti podatki predstavljeni v obliki tabele - ne ravno najbolj privlačnega tržnega gradiva! Poročila omogočajo vključitev grafike, privlačnega oblikovanja in paginacije. Če želite več informacij, glejte Ustvarjanje poročil v programu Access 2013.