Kako samodejno posodabljati besedilo v dokumentih

Uporaba povezanih besedil v več datotekah MS Word prihrani čas

Posodabljanje istega besedila v več dokumentih Worda je lahko dolgotrajen in zelo dolgotrajen, če imate veliko dokumentov za urejanje. Na srečo MS Word vključuje izjemno priročno funkcijo povezav, ki lahko naredi ta celoten proces zelo preprost, vendar se morate pripraviti na to.

Ta vrsta povezovanja je koristna, če je besedilo v vseh dokumentih enako, in ko je treba posodobiti besedilo, je treba posodobiti celotno besedilo . To je zelo specifičen scenarij, toda tisti, ki vam lahko prihranite čas, če ga uporabljate.

Recimo, da imate na voljo 20 dokumentov Microsoft Word, da natisnete 20 različnih listov nalepk naslovov, na vsaki strani pa na desetine nalepk. Če menite, da boste morda kdaj morali posodobiti te naslove, se lahko izognete temu, da ročno naredite z ločenim dokumentom, ki vsebuje 20 naslovov. Nato povežite 20 dokumentov na eno stran naslovov, tako da boste ob posodobitvi naslova tam posodobili tudi vse dokumente, ki so povezani z njim.

Drug primer, ki vam pomaga razumeti koncept povezovanja dokumentov z Wordom, je razviden, če imate več dokumentov z Wordom z vašim imenom, vnesenim v vsakem, vendar se boste kmalu poročili. Namesto da bi se kasneje vrnili v vsak dokument, da spremenite svoj priimek, preprosto postavite povezavo na drug dokument in potem, ko tam posodobite svoje priimek, se bo vaše ime spremenilo v vseh drugih dokumentih!

Kot lahko vidite, je preprost način zamenjati besedilo v več dokumentih Word hkrati. Vendar pa je res v pomoč samo, če vstavite isti blok besedila po vsem mestu in besedilo bo treba v določeni točki posodobiti.

Opomba: Ta vrsta povezovanja besedila ni enaka hiperpovezavam, ki ob kliku odprejo spletne strani ali druge datoteke.

Kako vstaviti besedilno povezavo v Word

1. V nov dokument Microsoft Word vnesite besedilo, s katerim se boste povezali z drugimi dokumenti. Oblikujte ga natanko tako, kot želite, da se prikaže v vseh dokumentih. Če si želite izposoditi iz prvega zgornjega primera, je ta dokument, v katerem bi vtipkali 20 različnih naslovov.
2. Shranite datoteko, da ustvarite povezavo. Ni važno, kje ga shranite, vendar se prepričajte, da veste, kje je.
   1. Pomembno: Če premaknete datoteko, ki vsebuje besedilo, morate v vse povezane dokumente znova vstaviti posodobljeno povezavo do besedila, zato je najbolje, da to upoštevate, preden izberete, kje ga shranite.
3. Označite besedilo, ki ga želite povezati, tako da je izbrano.
4. Z desno miškino tipko kliknite ali tapnite in zadržite izbrano besedilo ter v meniju izberite Kopiraj . Druga možnost je, da uporabite svojo tipkovnico : na računalniku ali Command + C v računalniku Mac uporabite Ctrl + C.
5. V drugem dokumentu ali celo isti, postavite kurzor, kamor želite povezano besedilo. Mesto lahko pozneje vedno spremenite, tako kot lahko kadar koli premikate katero koli besedilo.
6. Na kartici Domov v novejših izdajah Word izberite mala puščica pod »Prilepi« in nato izberite možnost Prilepi posebnost .... V starejših različicah uporabite meni Urejanje, da izberete možnost Paste Special .

1. V pogovornem oknu »Prilepi Posebno« izberite možnost Povezava za povezavo .
2. Na desni strani tega zaslona je več možnosti, vendar je formatirano besedilo (RTF) tisto, ki prilepi povezano besedilo točno tako, kot je prikazano v izvirnem dokumentu.
3. Postopek ponovite tolikokrat, kot ga potrebujete v istem dokumentu ali za vsak posamezen dokument, ki ga želite povezati z izvirnim besedilom.