Večina podjetij je seznanjena s tem, kaj je mogoče storiti v Microsoft Word in Excelu, vendar razumevanje, kaj lahko storite Microsoft Access, je nekoliko težje razumeti. Zamisel o ustvarjanju baz podatkov in poskušanju vzdrževanja le-teh se zdi nepotrebna uporaba virov. Vendar pa lahko za mala podjetja ta program nudi več različnih prednosti, zlasti pri upravljanju rasti in organizaciji.
Microsoft Access ponuja veliko bolj robusten način za mala podjetja, da sledijo podatkom in projektom kot Excel ali Word. Dostop lahko zahteva več časa za učenje kot pogosteje uporabljane aplikacije Microsoft, vendar ima tudi največ dodane vrednosti za sledenje projektom, proračunima in rasti. Vsi podatki, potrebni za vodenje majhnega podjetja za primerjavo in analize, se vzdržujejo v enem samem programu, kar olajša prikazovanje poročil in grafikonov kot katerikoli drug program. Microsoft ponuja številne predloge za poenostavitev učnega procesa, uporabniki pa lahko prilagajajo predloge. Razumevanje osnov Microsoft Access lahko majhnim podjetjem pomaga pri njihovem vsakodnevnem delovanju.
Če že uporabljate preglednico, lahko preprosto pretvorite Excelovo preglednico v bazo podatkov Access.
Ohranjanje informacij o strankah
Baza podatkov omogoča podjetjem, da sledijo vsem potrebnim podatkom za vsako stranko ali stranko, vključno z naslovi, podatki o naročilih, računi in plačila. Dokler je baza podatkov shranjena v omrežju, v katerem lahko vsi zaposleni dostopajo do njega, lahko uporabniki zagotovijo, da podatki ostanejo aktualni. Ker so informacije o strankah ključne za vsako majhno podjetje, je mogoče podatkovno bazo zavarovati. Dodajanje obrazcev v bazo podatkov pomaga malim podjetjem, da podatke dosledno vnašajo vsi zaposleni.
Ker se uporabniki seznanijo s programom, lahko dodate bolj izdelane komponente, na primer preslikave na naslove odjemalcev. To zaposlenim omogoča preverjanje naslovov za nove stranke ali načrtovanje poti za oddajo. Prav tako omogoča podjetjem, da ustvarijo račune in jim omogočajo pošiljanje e-pošte ali navadne pošte in lahko sledijo, kdaj in kako so bili plačani računi. Posodabljanje in shranjevanje podatkov o strankah v Access je bolj zanesljivo kot preglednica ali Word dokument in usmerja upravljanje teh informacij.
Sledenje finančnih podatkov
Mnoga podjetja kupijo programsko opremo posebej za sledenje financam, vendar za majhno podjetje, ki ni samo nepotrebno, se nagiba k ustvarjanju dodatnega dela. Poleg tega, da lahko ustvarjate in spremljate račune, se lahko vsi poslovni stroški in transakcije evidentirajo prek istega programa. Za podjetja, ki imajo vso zbirko Microsoft Office Suite, vključno z Outlookom in Access, so lahko plačilne opomnike v programu Outlook povezani z bazo podatkov. Ko se opomnik pojavi, lahko uporabniki izvedejo potrebna plačila, vnesete podatke v Access in nato zaprete opomnik.
Morda bo treba kupiti bolj izpopolnjeno programsko opremo, saj podjetje raste, in ta podjetja imajo prednost, če so vsi njihovi finančni podatki shranjeni v Access. Veliko drugih programov lahko prilagodi podatke, izvožene iz Accessa, kar olajša preseljevanje informacij, ko pride čas.
Upravljanje trženja in prodaje
Eden od najbolj malo uporabljenih, a močnih načinov uporabe Accessa je spremljanje tržnih in prodajnih informacij. Z obstoječimi informacijami o strankah, ki so že shranjene v bazo podatkov, je lahko e-poštnim sporočilom, letakom, kuponom in običajnim objavam enostavno pošiljati tiste, ki bi se morda zanimali za prodajo ali posebne ponudbe. Mala podjetja lahko nato sledijo, koliko od svojih obstoječih strank je odgovorilo po tržni akciji.
Za nove stranke lahko celotne oglaševalske akcije ustvarite in spremljate z ene same lokacije. To zaposlenim olajša, da vidijo, kaj je že bilo končano, in kaj je še treba storiti ali katere nadaljnje ukrepe je potrebno.
Sledenje proizvodnje in inventarja
Podobno kot sledenje strankam, ki lahko sledijo podatkom o inventarju, virih in zalogah, je ključnega pomena za vsako podjetje. Dostop omogoča enostavno vnašanje podatkov o pošiljkah v skladišča in vedeti, kdaj je čas, da naročite več določenega izdelka. To je še zlasti pomembno za proizvajalce, ki potrebujejo več različnih virov za dokončanje izdelka, kot so deli letala ali aktivne farmacevtske sestavine.
Celo storitvene dejavnosti morajo voditi popis in s tem, da vse te informacije na enem mestu olajšajo prikaz, kateri računalnik je dodeljen zaposlenemu ali določi, kdaj je treba pisarniško opremo nadgraditi. Mala podjetja bodo lažje sledila svoji strojni opremi, če bodo sledila vozilom, mobilnim napravam, serijskim številkam, registracijskim podatkom, dnevnikom uporabnikov ali življenjsko dobo strojne opreme.
Poleg strojne opreme morajo podjetja imeti možnost slediti programski opremi. Od registracije in števila računalnikov, ki jim je dovoljena uporaba programske opreme za informacije o različici in uporabniku, je nujno, da podjetja hitro in natančno povlečejo informacije o svojih trenutnih konfiguracijah. Nedavni konec podpore za operacijski sistem Windows XP služi kot ostro opozorilo, zakaj je pomembno vedeti, kateri programski in operacijski sistemi so na poslovnih računalnikih in napravah.
Vodenje poročil in analiz
Morda je najmočnejši vidik dostopa uporabnikova zmožnost ustvarjanja poročil in grafikonov iz vseh podatkov. Biti sposoben zbrati vse, kar je shranjeno v različnih bazah podatkov, je tisto, kar naredi Microsoftovem dostopu v pogon za mala podjetja. Uporabnik lahko hitro generira poročilo, ki bo primerjalo stroške virov z veljavnimi cenami, ustvarilo diagram, ki prikazuje, koliko je na zalogi za prihajajočo marketinško akcijo, ali pa zaženite analizo, ki ugotavlja, katere stranke zaostajajo pri plačilih. Z malo dodatnim znanjem o poizvedbah lahko mala podjetja prevzamejo nadzor nad tem, kako si ogledujejo podatke.
Še pomembnejše je, da je Microsoft Access mogoče povezati z drugimi izdelki Microsoft. Mala podjetja lahko pregledajo poročilo, si ogledajo podatke o strankah in ustvarjajo račune v Wordu. Združevanje pošte lahko ustvari redne poštne črke, medtem ko uporabnik istočasno ustvari e-poštno sporočilo v Outlooku. Podatke je mogoče izvoziti v Excel za podrobnejši pregled podrobnosti in od tam se pošlje v PowerPoint za predstavitev. Integracija z vsemi drugimi Microsoftovimi izdelki je morda najboljši razlog za uporabo dostopa za centraliziranje vseh informacij podjetja.