Microsoft Access ima tri glavne komponente: tabele, poizvedbe in obrazce
Vsako podjetje, ki je preobremenjeno z velikimi količinami podatkov, ki jih je treba spremljati, ali s sistemom, ki uporablja vložke papirja, besedilne dokumente ali preglednico za sledenje kritičnih informacij, lahko koristi prehodu v sistem za upravljanje podatkov. Sistem baze podatkov, kot je Microsoft Access 2010, je lahko tisto, kar družba potrebuje.
Kaj je zbirka podatkov?
Na najbolj osnovni ravni je zbirka podatkov organizirana zbirka podatkov. Sistem za upravljanje baze podatkov (DBMS), kot je Microsoft Access, vam nudi programske orodja, ki jih potrebujete za prilagoditev teh podatkov na prilagodljiv način. Vključuje naprave za dodajanje, spreminjanje in brisanje podatkov iz baze podatkov, postavljanje vprašanj o podatkih, shranjenih v zbirki podatkov, in izdelavo poročil, ki povzemajo izbrane vsebine.
Komponente Microsoft Access 2010
Microsoft Access 2010 ponuja uporabnikom preprosto in prilagodljivo rešitev za DBMS. Redni uporabniki Microsoftovih izdelkov cenijo poznano videz in občutek sistema Windows ter tesno integracijo z drugimi izdelki družine Microsoft Office.
Tri glavne komponente Accessa, s katerimi se srečujejo večina uporabnikov baz podatkov, so tabel, poizvedbe in obrazci. Če ste šele začeli z dostopom in še nimate baze podatkov Access, prosimo, preberite o izdelavi baze podatkov Access Database 2010 iz praske.
Mize so gradbeni bloki
Tabele so temeljni elementi katere koli baze podatkov. Če poznate preglednice, boste našli tabele zbirke podatkov podobne. Tipična tabela zbirke podatkov lahko vsebuje podatke o zaposlenih, vključno z značilnostmi, kot so ime, datum rojstva in naslov. Lahko je strukturirana na naslednji način:
- ID zaposlenih
- Priimek
- Ime
- Naslov
- Pozdrav
- Rojstni datum
Preverite izdelavo tabele in ugotovili boste, da vsak stolpec tabele ustreza specifičnemu značaju zaposlenega ali atributu v pogojih baze podatkov. Vsaka vrstica ustreza določenemu zaposlenemu in vsebuje svoje podatke. To je vse skupaj. Če to pomaga, razmislite o vsaki mizi kot preglednico s podatki o preglednici.
Poizvedbe Pridobivanje informacij
Baza podatkov, ki bi shranjevala le podatke, bi bila neuporabna; potrebujete tudi načine za pridobivanje informacij. Če želite preprosto odpoklicati podatke, shranjene v tabeli, Microsoft Access vam omogoča, da odprete tabelo in se pomikate po zapisih, ki jih vsebuje. Vendar pa je resnična moč podatkovne baze v njenih zmožnostih za odgovor na zapletene poizvedbe. Poizvedbe za dostop omogočajo združevanje podatkov iz več tabel in postavitev posebnih pogojev na pridobljene podatke.
Predstavljajte si, da vaša organizacija zahteva preprosto metodo za izdelavo seznama tistih izdelkov, ki se trenutno prodajajo nad njihovo povprečno ceno. Če preprosto prikličete tabelo s podatki o izdelku, bi za izpolnitev te naloge zahtevali veliko količino sortiranja prek podatkov in izračunov z roko. Vendar pa moč poizvedbe omogoča zahtevo, da dostop vrne samo tiste zapise, ki ustrezajo nadpovprečnemu pogoju določanja cen. Poleg tega lahko bazo podatkov naložite, da navede le ime in ceno izdelka na enoti.
Če želite več informacij o moči poizvedb baz podatkov v Access, preberite Ustvarjanje preproste poizvedbe v programu Microsoft Access 2010.
Oblike vstavljanja informacij
Do sedaj ste prebrali koncepte za organizacijo informacij v zbirki podatkov in pridobivanje podatkov iz baze podatkov. Še vedno potrebujete mehanizme za posredovanje podatkov v tabelah. Microsoft Access ponuja dva osnovna mehanizma za doseganje tega cilja. Prva metoda je, da dvignete tabelo v oknu tako, da dvokliknete nanj. Nato dodajte podatke na dno tabele, tako kot bi dodali podatke v preglednico.
Dostop omogoča tudi uporabniku prijazen vmesnik obrazcev. Vmesnik omogoča uporabnikom, da vnašajo informacije v grafični obliki in da so te informacije pregledno prenesene v bazo podatkov. Ta metoda je manj stroga za operaterja vnosa podatkov, vendar zahteva malo več dela upravitelja baz podatkov. Če želite več informacij, preberite Ustvarjanje obrazcev v Access 2010
Microsoft Access Reports
Poročila zagotavljajo sposobnost izdelave privlačno oblikovanih povzetkov podatkov, vsebovanih v eni ali več tabelah in poizvedbah. Z uporabo bližnjičnih trikov in predlog, lahko dobro poznani uporabniki baz podatkov ustvarijo poročila v nekaj minutah.
Recimo, da želite izdelati katalog za izmenjavo informacij o izdelkih s sedanjimi in potencialnimi strankami. Takšne informacije je mogoče pridobiti iz baze podatkov s pomočjo razumne uporabe poizvedb. Vendar pa so informacije predstavljene v obliki tabele, ki ni ravno najbolj privlačno tržno gradivo. Poročila omogočajo vključitev grafike, privlačnega oblikovanja in paginacije. Če želite več informacij, glejte Ustvarjanje poročil v Access 2010.