Kako varno deliti datoteke z ljudmi
Storitev SharePoint Online, storitev v oblaku, ki jo gosti Microsoft, je del načrta programa Office 365 ali pa jo lahko dobite kot dodatek v SharePoint Server. Glavni interes za nove in nadgrajene storitve SharePoint Online je izboljšanje interaktivnih pogovorov na spletu ter lažje in varnejše skupno rabo dokumentov na poti.
Če ste že uporabnik storitve SharePoint Online, lahko predvidite nadgrajene storitve. SharePoint Online zdaj vključuje uporabo na mobilnih telefonih in tabličnih računalnikih ter nemoteno družabno doživetje. V Office 365 je prav tako vključen OneDrive for Business, profesionalna različica OneDrive za shranjevanje dokumentov v oblaku, ki omogoča sinhronizacijo z datotekami, shranjenimi na vašem računalniku ali strežniku podjetja.
Organiziranje dovoljenj in uporabnikov v skupinah
Dovoljenja za skupno rabo dokumentov v SharePoint Online se najbolje izvajajo glede na želeni dostop uporabnika. Raven dovoljenj za SharePoint Online vključujejo:
- Obiskovalci - ogledate dokumente v brskalniku
- Člani - uredite ali prispevajte dokumente
- Lastniki - imajo popolno nadzorno dovoljenje spletnega mesta SharePoint Online
Za obiskovalce, ki morajo prenašati dokumente, morajo dovoljenja vsebovati "branje" dostopa.
Nova imena skupin se lahko ustvarijo za vzpostavitev posebne skupine uporabnikov ali skupinskega sodelovanja . Primeri so "oblikovalci strani", "avtorji" in "stranke".
Izmenjava dokumentov zunaj vaše organizacije
Zunanji uporabniki so običajno dobavitelji, svetovalci in stranke, s katerimi želite deliti dokumente sčasoma.
Lastniki SharePoint Online, ki imajo polno dovoljenje za nadzor, lahko delijo dokumente z zunanjimi uporabniki. Zunanji uporabniki se lahko dodajo skupinam obiskovalcev ali članom uporabnikov, da bolje upravljajo dovoljenja za skupno rabo dokumentov.
- Dajte gostujoče povezave. Povezavo gosta lahko delite z e-pošto, če si želite ogledati dokumente iz knjižnice dokumentov SharePoint Online. Če želite zmanjšati tveganje, da bodo dokumenti deljeni z drugimi, lahko od zunanjih uporabnikov zahtevate, da se prijavijo. Ta korak zahteva, da nastavite osebe v Skupini dovoljenj za obiskovalce (ali nelicencirane uporabnike z dostopom za branje), da se gostujočim povezavam ne morejo povezati ki jo odprejo anonimni uporabniki.
- Delite s člani. Če imajo zunanji uporabniki naročnino na Office 365 ali so člani vaše spletne strani, jih lahko zahtevate, da se prijavijo, preden dostopajo do dokumentov v skupni rabi. Ta korak predpostavlja, da ste jih dodali v skupino državnih dovoljenj. Zunanji uporabniki brez Microsoft Officea lahko naložijo datoteko, če imajo dostop do branja.
- Dajte javno povezavo z OneDrive za podjetja. OneDrive je prostor za shranjevanje dokumentov, nameščen v Office 365, če je bila vaša storitev nadgrajena. OneDrive se najbolje uporablja za skupno rabo datotek z zunanjimi javnimi uporabniki, ločeno od knjižnice dokumentov SharePoint Online. OneDrive je mogoče razumeti kot končno različico dokumenta za javni ogled - objaviti na primer kot povezavo s spletnega mesta ali spletnega dnevnika. Vaša knjižnica dokumentov SharePoint Online je lahko vir, zato naredite kopijo za OneDrive, ki vam pomaga razlikovati obe področji, če se odločite za uporabo OneDrive na ta način.
- Deljenje dokumentov znotraj vaše organizacije. Notranji uporabniki so ljudje znotraj vaše organizacije ali drugih oddelkov. Običajno delite dokumente drugače, odvisno od tega, ali delate in sodelujete v skupini ali objavljate dokumente na intranetu za druge, da si ogledate trenutno stanje znanja ali različico dokumenta.
- Delite s člani. Uporaba Office 365 s storitvijo SharePoint Online omogoča dostop do Office Web Apps, lahke storitve na podlagi brskalnika, ki jo lahko uporabite za ustvarjanje, urejanje in skupno rabo dokumentov na spletu. Uporabniki z Microsoft Office lahko sinhronizirajo datoteke iz svojega računalnika z datotekami, shranjenimi v SharePoint Online, da jih delijo s člani. Uporabniki z Microsoftovim sistemom lahko sinhronizirajo datoteke in mape iz SharePoint Online v računalnik ali mobilno napravo za delo brez povezave.
- Delite z nečlanicami. Ob predpostavki, da vsi v vaši organizaciji nimajo naročnine na Office 365, lahko dokumente delite v odvisnosti od skupine dovoljenj. Na primer, nečlani, kot so izvršne skupine v vaši organizaciji, bodo morda morali ocenjevati knjižnico tržnih dokumentov, na kateri bodo na trgu pridobljene tržne informacije ali izkušnje s strankami.
- Delite z OneDrive. Datoteke lahko delite z notranjimi uporabniki iz OneDrive. OneDrive lahko uporabite kot območje za predvajanje, preden premikate dokumente v knjižnico dokumentov SharePoint Online.