Kako lahko pravo spletno orodje za sodelovanje preoblikuje način dela
Timsko delo je eden najpomembnejših vidikov sodobnega delovnega mesta. Vendar pa razširjena dostopnost do interneta pomeni, da so člani ekipe lahko skoraj povsod na svetu. Zato je za timsko delo učinkovito, je pomembno, da podjetja sprejmejo sodobne delovne prakse in tehnologije, ki sodelavcem pomagajo, ne glede na to, kje so, delijo svoje delo na preprost in učinkovit način. Tukaj prihaja dobro orodje za spletno sodelovanje . Če razmišljate o sprejetju ali predlaganju uporabe spletnih orodij za sodelovanje, spodaj navedeni seznam koristi za spletno sodelovanje vam lahko pomaga in vaša organizacija sprejme odločitev o tej koristni tehnologiji .
Zelo enostavno je slediti projektom
Spletna orodja za sodelovanje imajo različne možnosti za sledenje projektom, ki članom ekipe omogočajo, da vidijo razvoj projekta od prvega dne. Od sledenja kdo je naredil najnovejše spremembe v dokumentu, kako je bil dokument pred spremembami, če želite označiti kolega za pregled dokumenta, nikoli ni bilo lažje upravljati projekta. Spletna orodja za sodelovanje pomagajo odstraniti potrebo po uporabi e-pošte kot glavnega načina komuniciranja s člani skupine, zato je na primer treba preiskovati mapo Prejeto za izgubljeni dokument.
Člani skupine so lahko kjerkoli
Dokler imajo internetno povezavo, člani ekipe delajo na daljavo od kjerkoli na svetu. To pomeni, da je ekipa popolnoma razpršena, medtem ko še vedno dela na organiziran način. Sodelavci iz različnih držav ali celo držav lahko z lahkoto sodelujejo pri istem projektu in pomagajo organizacijam, da združijo najboljšo možno ekipo za projekt, ne glede na lokacijo zaposlenih. To tudi pomeni, da so zaposleni, medtem ko so zaposleni na službenem potovanju oddaljeni od urada, jih ni treba ločiti od projekta in lahko prispevajo k njej, kot da bi bili na svojih mizah.
Enostavnost poročanja
Skoraj vsi delovni projekti imajo neke vrste poročanje, povezano z njimi, in čas poročanja je običajno stresen. Včasih je težko izgubiti sledi nekaterih dejavnosti, ki so bile opravljene za določen projekt, še posebej, če delate z veliko ekipo. Vendar pa je z uporabo dobrega spletnega orodja za sodelovanje preprosto hitro ustvariti podrobna poročila, ki vključujejo vse dejavnosti, povezane z določenim projektom, s čimer člani ekipe dobijo več časa za delo na dejavnostih, ki ustvarjajo rezultate.
Dejanja se izvajajo hitro
Z dobrim spletnim orodjem za sodelovanje ni več potrebe po organizaciji sestanka ali telefonskega klica, da bi pregledali dokumente. Dokumente je mogoče naložiti v orodje, pregledovalce pa lahko samodejno sporočite po e-pošti, da so bili dokumenti naloženi. Ocenjevalci lahko nato opišejo dokument in spremenijo vse potrebne informacije in obvestijo vse člane ekipe, da je bil dokument pregledan in je pripravljen. To olajša ohranjanje stalnega in organiziranega poteka dela na projektu, pri čemer člani ekipe takoj prispevajo, kadar je to potrebno.
Dokumenti so shranjeni na enem mestu
Tako imajo vsi člani ekipe enostaven dostop do vseh potrebnih dokumentov, ne glede na njihovo lokacijo. Prav tako zaposlenim ni treba shranjevati dokumentov na USB-ključ ali druge medije za shranjevanje, če nameravajo delati na njih na daljavo, in vse posodobitve dokumenta se vidijo takoj. Nobene potrebe ni, da se različni dokumenti pošljejo e-poštnim sporočilom naprej in nazaj, člani ekipe pa vedno vedo, kje najti najnovejšo različico dokumenta.