Medtem ko izguba podatkov vpliva na vsakogar, ki uporablja računalnik, je še posebej težavno za tiste, ki uporabljajo programsko opremo za obdelavo besedil.
Nič ni bolj frustrirajuće kot izguba pomembnih dokumentov, ki ste jih porabili toliko časa, še posebej, če ste kot večina uporabnikov, ki ustvarijo dokumente neposredno na računalniku in nimajo koristi ročno napisane kopije.
Redno prejemamo vprašanja uporabnikov, ki potrebujejo obnovitev izgubljenih datotek, in na žalost je že prepozno, da bi pomagali, saj je škoda že storjena. Edini zanesljiv način za obnovitev izgubljenih datotek je obnoviti iz varnostne kopije, zato je tako pomembno, da je sistem za preprečevanje izgube podatkov.
Tukaj priporočamo, da preprečimo izgubo podatkov
1. Nikoli ne shranjujte dokumentov na isti pogon kot vaš operacijski sistem
Večina urejevalnikov besedil bo shranila datoteke v mapo Moji dokumenti, to je najslabši prostor za njih. Ne glede na to, ali gre za napako ali programsko opremo, večina računalniških problemov vpliva na operacijski sistem, pogosto pa je edina rešitev preoblikovanje pogona in ponovno nameščanje operacijskega sistema. V takem primeru bo vse na disku izgubljeno.
Namestitev drugega trdega diska v računalniku je sorazmerno poceni način za to težavo. Drugi notranji trdi disk ne bo prizadet, če je operacijski sistem poškodovan in ga je mogoče namestiti tudi v drug računalnik, če morate kupiti novo; Nadalje boste presenečeni nad tem, kako enostavno jih je treba nastaviti. Če ste skeptični glede namestitve drugega notranjega pogona, je odlična alternativa nakup zunanjega trdega diska. Zunanji pogon lahko kadar koli pritrdite na kateri koli računalnik, tako da ga priključite na USB ali požarni zid.
Veliko zunanjih pogonov ima dodatno prednost tudi z enim dotikom in / ali načrtovanimi varnostnimi kopijami - preprosto določite mape in programska oprema bo poskrbela za ostalo. Uporabljam Maxtorjev zunanji 200 GB trdega diska, ki ima ne samo dovolj prostora, ampak je enostaven za uporabo (primerjajte cene).
Če drugi trdi disk ni možnost za vas, potem shranite datoteke na jasno označene diskete, vendar pazite: proizvajalci računalnikov se oddaljujejo od vključevanja disketnih pogonov z novimi računalniki, zato boste morda imeli težave pri prihodnjem pridobivanju podatkov z disket .
2. Redno varnostno kopirajte datoteke, ne glede na to, kje so shranjeni
Samo shranjevanje datotek na drugačni lokaciji kot vaš operacijski sistem ni dovolj; morate ustvariti redne varnostne kopije svojih datotek in se sprijazniti s tem, da je tudi varnostno kopiranje podvrženo neuspehu: cds se opraskajo, trdi disk se zlomi in diskete se zbrišejo.
Smiselno je, da povečate svoje možnosti, da bi lahko naložili datoteko z drugo varnostno kopijo; če so podatki resnično pomembni, morda celo razmišljate o shranjevanju varnostne kopije v ognjevarnem trezorju.
3. Pazite na e-poštne priloge
Tudi če ste prepričani, da ne vsebujejo virusov, lahko e-poštne priloge povzročijo izgubo podatkov.
Razmislite o tem: če prejmete dokument z enakim imenom, kot ga imate na vašem pogonu, in vaša e-poštna programska oprema je nastavljena tako, da shranjuje priloge na isti lokaciji, tvegate, da prepišete datoteko, ki je že tam. To se pogosto zgodi, ko sodelujete pri dokumentu in ga pošljete po e-pošti.
Torej poskrbite, da nastavite svoj program za e-pošto, če želite shraniti priloge na edinstveni lokaciji ali, če to preprečite, dvakrat premislite, preden shranite prilogo e-pošte na trdi disk.
4. Pazite napako uporabnika
Ne vemo, da bi to priznali, vendar pogosto inženirjamo lastne probleme. Izkoristite zaščitne ukrepe, ki so vključeni v urejevalnik besedil , kot so različice in spremljajoče spremembe. Običajni način, kako uporabniki izgubijo podatke, je, ko urejajo dokument in po nesreči izbrišejo dele - po tem, ko je dokument shranjen, so deli, ki so spremenjeni ali izbrisani, izgubljeni, razen če ste omogočili funkcije, ki bodo shranjevale spremembe za vas.
Če se ne želite zmešavati z naprednimi funkcijami, preden začnete delati s tipko F12, shranite datoteko pod drugačnim imenom.
To ni tako organizirano kot nekatere druge metode, vendar je kljub temu koristen trik.
5. Hranite kopije dokumentov
Medtem ko vam ne bo preprečil, da boste morali znova vnašati in oblikovati dokument, bo tiskanje vsaj zagotovilo, da imate vsebino datoteke - in to je boljše od ničesar!