Prekinitev razlike med tabelo in bazo podatkov
Eden od razlogov, zaradi katerih so podjetja neodločna za uporabo Microsoftovega dostopa, je pomanjkanje razumevanja razlike med preglednico in bazo podatkov. To povzroča veliko ljudi, da verjamejo, da so sledenje informacij o strankah, naročilnice in podrobnosti o projektu v preglednici primerne za njihove potrebe. Končni rezultat je, da je težko vzdrževati konfiguracijski nadzor, datoteke so izgubljene zaradi korupcije in delavci nezgodno prepišejo ustrezne informacije. Z malo znanja o moči in številnih uporabah baze podatkov je malim podjetjem lažje videti, kdaj je preglednica dovolj za delo in ko je treba ustvariti bazo podatkov.
Pomembno je osnovno razumevanje, kaj je zbirka podatkov . Večina ljudi je prej dostopala do podatkovnih baz, tako kot tiste v javni knjižnici, vendar preprosto z njimi ne pojasnjuje, kako so preglednice in baze podatkov drugačne. Poraba nekaj minut, ki se učijo o bazah podatkov, bo pripomogla k jasnejši primerjavi.
Organizacija podatkov
Morda je najbolj očitna razlika med preglednico in bazo podatkov način organiziranja podatkov. Če so podatki relativno ravne, je preglednica popolna. Način ugotavljanja, ali je ravna tabela najboljša, vprašajte, ali je mogoče vse podatke z lahkoto narediti na grafikonu ali tabeli? Na primer, če podjetje želi v enem letu spremljati mesečne zaslužke, je preglednica popolna. Spreadsheets so namenjeni za obdelavo več iste vrste podatkov, ki kartirajo napredovanje nekaj ključnih točk.
Za primerjavo, podatkovne baze imajo strukturo relacijskih podatkov. Če bi uporabnik vlekel podatke, bi bilo treba razmisliti o številnih točkah. Na primer, če želi podjetje spremljati svoje mesečne zaslužke in jih primerjati s konkurenti v zadnjih petih letih, obstaja razmerje med temi podatkovnimi točkami, vendar ne le z enim samim poudarkom. Priprava ene mize za poročanje o rezultatih bo težko, če ne celo nemogoče. Podatkovne baze so zasnovane tako, da uporabnikom omogočajo preprosto ustvarjanje poročil in izvajanje poizvedb.
Kompleksnost podatkov
Najlažji način primerjave, ali je treba podatke hraniti v preglednici ali zbirki podatkov, je pogledati, kako zapleteni so podatki. To pomaga pojasniti, kako naj bodo podatki organizirani, če uporabnik še ni znan.
Podatki v preglednici so preprosti. Lahko ga preprosto dodate v eno tabelo ali grafikon in dodate v predstavitev, ne da bi morali izključiti informacije. To je enostavno, saj sledi le nekaj ključnih številskih vrednosti. Če potrebujete le nekaj vrstic in stolpcev, so podatki najbolje shranjeni v preglednici.
V podatkovnih zbirkah je veliko različnih vrst podatkov, ki imajo vse povezavo z drugimi podatki v bazi podatkov. Podjetja na primer hranijo veliko podatkov o svojih strankah, od imen in naslovov do naročila in prodaje. Če uporabnik poskuša pritrditi na tisoče vrstic v preglednico, je verjetnost, da jo je treba premakniti v bazo podatkov.
Ponavljanje podatkov
Samo zato, ker je treba podatke posodobiti, ne pomeni nujno, da je potrebna podatkovna baza. Ali bodo isti podatki stalno ponavljani? Ali je podjetje zanimivo za naslednje dogodke ali dejanja?
Če se podatki spremenijo, vendar je vrsta podatkov enaka in sledi posameznemu dogodku, so te informacije verjetno prazne. Primer je znesek prodaje v teku leta. Časovno obdobje se bo spremenilo in številke bodo nihale, ne bo pa ponovljenih podatkov.
Če bodo nekateri deli podatkov ostali enaki, kot so podatki o strankah, medtem ko se drugi spremenijo, na primer število naročil in pravočasnost plačil, se sledijo kvote. To je, kadar je treba uporabiti bazo podatkov. Dejanja imajo veliko različnih komponent in jih poskuša spremljati vse, kar zahteva bazo podatkov.
Data's Primarni namen
Spreadsheets so super za dogodke v enem dnevu, ki ne zahtevajo sledenja številnim različnim vidikom. Za projekte, ki potrebujejo eno ali dve grafikoni ali tabele za predstavitev pred arhiviranjem, je preglednica najboljša pot. Če mora ekipa ali podjetje izračunati rezultate in določiti odstotke, je to tisto, kjer so preglednice najbolj uporabne.
Podatkovne baze so za daljše projekte, kjer se bodo podatki verjetno vedno znova uporabili. Če so potrebne opombe in komentarji, jih je treba prenesti v bazo podatkov. Preglednice niso bile načrtovane za sledenje podrobnosti, le nekaj ključnih številskih točk.
Število uporabnikov
Število uporabnikov bi lahko odločilno vplivalo na uporabo preglednice ali baze podatkov. Če projekt zahteva, da lahko veliko uporabnikov posodablja podatke in izvede spremembe, to ne bi smelo biti opravljeno v preglednici. Veliko težje je ohraniti pravilen konfiguracijski nadzor s preglednico. Če je le nekaj uporabnikov posodobiti podatke, običajno med tremi in šestimi, mora biti preglednica primerna (čeprav se prepričajte, da je treba določiti pravila, preden se z njim premaknete naprej).
Če bi morali vsi udeleženci projekta ali celotnih oddelkov spremeniti, je baza podatkov boljša izbira. Tudi če je podjetje majhno in ima zdaj samo eno ali dve osebi v oddelku, razmislite o tem, koliko ljudi bi lahko v tem oddelku prišlo v petih letih in vprašati, ali bodo vsi morali spremeniti. Več uporabnikov, ki potrebujejo dostop, bolj verjetno je baza podatkov boljša možnost.
Upoštevati morate tudi varnost podatkov. Če obstaja veliko občutljivih informacij, ki jih je treba zavarovati, baze podatkov nudijo boljšo varnost. Preden premaknete, se prepričajte, da preberete varnostna vprašanja, ki jih je treba upoštevati, preden ustvarite bazo podatkov.
Če ste pripravljeni narediti potopitev, preberite članek Pretvarjanje preglednic v podatkovne baze, da začnete na poti.