Če ste lastnik ali skrbnik trgovin, že veste, kako pomembno je, da imate pravo bazo podatkov. Iz zalog in prevozov do zaposlenih in kupcev veste, da tudi počasen dan vključuje veliko vzdrževanja podatkov. Resnično vprašanje je, kakšno bazo podatkov potrebujete? Upajmo, da niste poskušali ohraniti te podatke v programu Microsoft Excel. Če imate, boste morda želeli razmisliti o začetku bazične podatkovne zbirke, kot je Microsoft Access, tako da lahko enostavno prenesete podatke v bazo podatkov.
Vrsta in velikost trgovine, ki jo vodite, je velika razlika v tem, kakšna baza podatkov je najbolj smiselna. Če je vaša trgovina redno postavljena na kmetijskih trgih, potem imate zelo različne potrebe kot trgovina z opeko in malto. Če prodajate hrano, boste morali v preteklosti upoštevati datume poteka veljavnosti. Če je vaša trgovina na drobno na spletu, boste morali slediti pristojbinam, pošiljanju in pregledovanju podatkov. Vendar pa obstajajo številne stvari, ki jih imajo vse trgovine, kot so popis in denarni tok. Za pomoč pri določanju najboljše baze podatkov za vaše posebne potrebe, tu je nekaj stvari, ki bi jih morali upoštevati.
Informacije za sledenje v bazo podatkov
Vodenje maloprodajne trgovine vključuje sledenje veliko različnih vidikov. Ne samo, da morate paziti na zalogo, morate poskrbeti, da imate dovolj načinov za prikaz blaga (kot so posode, obešalniki, stojala in primeri), zaloge, ki prikazujejo ceno blaga, račune, informacije o prodaji in informacije o strankah. Veliko je slediti, zbirke podatkov pa olajšajo upravljanje vaše trgovine.
Spletne trgovine je težko upravljati, ker je toliko več, ki jih morate spremljati, kot so ladijski promet. Baza podatkov omogoča bistveno lažje obvladovanje vseh teh različnih vidikov, ne da bi se morali nenehno sklicevati na svojo stranko ali zgodovino prodaje. Lahko celo izvažate podatke, na primer poročila, in jih naložite v svojo zbirko podatkov, tako da se vam ni treba spopasti s težavami pri ročnem vnosu.
Odločitev o nakupu ali gradnji
Ali bi morali kupiti ali zgraditi bazo podatkov, je veliko vprašanje in je popolnoma odvisno od velikosti vašega podjetja in kje ga želite vzeti. Če ste šele začeli in imate čas na vaših rokah (vendar zelo omejen znesek denarja), je gradnja vaše lastne zbirke podatkov odličen način, da bi bilo to specifično za vaše edinstvene potrebe. To še posebej velja, če šele začnete spletno trgovino. Če zaženete bazo podatkov tik preden odprete spletno maloprodajno trgovino, boste imeli veliko boljši vpogled v vaš inventar in svojo začetno točko. To so fantastični podatki, ki so zlahka dosegljivi in so davčne sezone in vam pomagajo ostati na vrhu vašega inventarja, pa tudi podatke o strankah.
Če imate večje poslovanje, še posebej nekaj, kot je franšizo, bo nakup baze podatkov boljši za vas. Pomagala vam bo skozi vse stvari, ki bi jih sicer lahko pozabili. Kvote so, ne boste imeli časa za ustvarjanje in upravljanje baze podatkov, zato je najbolje, da so vse osnove zajete. Vedno lahko svoje lastne spremembe spreminjate.
Iskanje pravega baze podatkov programa
Če se odločite za nakup baze podatkov , boste morali porabiti veliko časa za raziskovanje različnih možnosti . Obstaja širok razpon v vrstah maloprodajnih trgovin, trg baz podatkov pa je prilagojen edinstvenim potrebam teh različnih vrst. Če delate s hrano in pridelki, vam očitno potrebuje nekaj, kar vam pomaga slediti pokvarljivim predmetom. Če imate nakit skladišče, boste morali biti sposobni slediti zavarovanju na dragocenih kosov. Za trgovine, ki imajo spletno prisotnost in objekt opeke in malte, zagotovo potrebujete nekaj, ki pokriva veliko različnih kotov za vaš inventar, pristojbine, davke in upravne vidike poslovanja. Če prodajate iz določenega predmeta, boste morali zgodaj vedeti, da ga lahko nemudoma označite za prodajo na spletnem mestu trgovine.
Preden začnete, premislite o vsem, kar boste morali slediti, nato pa poskrbite, da bodo baze podatkov, ki jih obravnavate, najmanj takšne. Obstaja veliko podatkovnih baz na trgu, zato bi morali imeti možnost, da dobite vse, kar potrebujete za zelo razumno mero.
Ustvarjanje lastne zbirke podatkov
Če nameravate ustvariti lastno bazo podatkov, boste morali določiti, kateri program želite uporabiti. Microsoft Access je nagnjen k programu, saj je močan in relativno poceni. Podatke lahko uvozite in izvozite iz vaše druge Microsoftove programske opreme (kar je neverjetno koristno, če ste v Excelu sledili informacijam). Vaše e-pošte, prodajna pisma in drugo dokumentacijo (tako iz Worda kot Outlooka) lahko naložite v bazo podatkov in jih izdelate. Dostop ima dodatno prednost, saj ima veliko število brezplačnih predlog in datotek, tako da vam ni treba začeti v celoti iz nič. Lahko vzamete brezplačno predlogo, nato naredite potrebne spremembe, tako da baza podatkov vsebuje vse, kar potrebujete.
Pomen vzdrževanja
Ne glede na to, kako pridobite svojo zbirko podatkov, boste morali ohraniti to, da bo baza podatkov še naprej koristna za vas. Če ne spremljate stvari, kot so zaloge, naslovi, spremembe v obračunu ali prodajnih vsotah, se baza podatkov konča, ko je le še en pripomoček brez namena. Pomislite na svoje podatke na enak način, kot si mislite o vašem knjigovodstvu. Če ne sledite vsem transakcijam in spremembam, vas bo spravil v težave. Ni vam treba imeti IT-ja, da jo lahko upravljate na začetku, čeprav je lahko zelo koristno. Vendar pa večja vaša trgovina postane, več časa boste morali posvetiti ohranjanju in upravljanju vaših podatkov.