E-poštna pravila za strokovnjake

Netiquette morate vedeti

Medtem ko vsakdo vsak mesec uporablja e-pošto za vsaj nekaj poslovnih sporočil, nekateri izmed nas bomo uporabili e-pošto kot vsakodnevno orodje za opravljanje našega strokovnega dela. Uporabili bomo e-pošto za komuniciranje s strankami, sogovorniki, nadrejenimi in morebitnimi novimi najemi ali morebitnimi novimi delodajalci. In da, ti ljudje nas bodo sodili z našo sposobnostjo, da izdelamo jasno in strokovno pisno sporočilo.

E-poštni etiquette ali "bonton" je bil v zadnjih 27 letih na svetovnem spletu. Netiquette je niz splošno sprejetih smernic za prikazovanje spoštovanja in sposobnosti v vašem e-poštnem sporočilu. Na žalost obstajajo ljudje, ki niso nikoli vzeli časa, da bi se naučili beleženja po e-pošti za poslovne nastavitve. Še huje: obstajajo ljudje, ki zmedejo e-poštni bonton s svobodnim in neformalnim slogom besedilnih sporočil.

Ne dovolite, da bi slabo oblikovana e-pošta ubila verodostojnost s stranko ali nadrejenim ali potencialnim delodajalcem. Tukaj so pravila elektronske baze podatkov, ki vam bodo dobro služila, in vam prihranijo zadrego na delovnem mestu.

01 od 10

Vnesite e-poštni naslov kot zadnjo stvar, ki jo naredite pred pošiljanjem.

Shranite e-poštni naslov kot zadnjo stvar pred pošiljanjem. Medioimages / Getty

To se zdi nasprotno intuitivno, vendar je to odlična oblika. Počakajte do konca vašega pisanja in lektoriranja, preden dodate e-poštni naslov (e) v glavo glave. Ta tehnika vam bo prihranila zadrego, da boste po nesreči poslali sporočilo prezgodaj, preden končate svojo vsebino in lektoriranje.

To je še posebej pomembno pri daljšem e-poštnem sporočilu, ki ima občutljive vsebine, na primer pošiljanje prošnje za zaposlitev, odzivanje na vprašanja stranke ali sporočanje slabih novic vaši ekipi. V teh primerih odlaganje e-poštnega naslova doda varnost, ko za nekaj časa potrebujete korak naprej od vašega e-poštnega sporočila, da zbirate svoje misli in vadite besede v mislih.

Če odgovarjate na e-pošto in menite, da je vsebina občutljiva, potem začasno izbrišite e-poštni naslov prejemnika, dokler niste pripravljeni za pošiljanje in nato dodajte naslov. Lahko alternativno izrežete in prilepite prejemnikov e-poštni naslov v datoteko Notepad ali stran OneNote, napišete e-pošto in nato vrnete in prilepite e-poštni naslov.

Verjemite nam na to: prazen e-poštni naslov med pisanjem vam bo prihranil veliko žalost en dan!

02 od 10

Trikrat preverite, ali pošiljate e-pošto pravilni osebi.

Netiquette: poskrbite, da boste poslali pravilen Michael !. Image Source / Getty

To je še posebej pomembno, če delate v velikem podjetju ali vladnem oddelku. Ko pošiljate občutljiv e-poštni naslov na »Mike« ali »Heather« ali »Mohammed«, bo vaša e-poštna programska oprema želela vnaprej vnesti polni naslov za vas. Takšna priljubljena imena, kot je ta, bodo imela številne rezultate v adresarju vašega podjetja in po nesreči lahko kasneje pošljete podpredsedniku vašega podpredsednika ali zaupni odgovor osebam v računovodstvu.

Zahvaljujoč zgoraj navedenemu pravilniku o neutikviji # 1, ste končali z naslovom do konca, zato je treba trikratno preverjanje prejemnikovega e-poštnega naslova nemudoma opraviti kot zadnji korak pred pošiljanjem!

03 od 10

Izogibajte se "Odgovori vsem", še posebej v velikem podjetju.

Netiquette: izogibajte se klikom na 'Odgovori vsem'. Hidesy / Getty

Ko prejmete oddajanje, poslano na več deset ljudi, je pametno odgovoriti samo pošiljatelju. To še posebej velja, če gre za podjetje, ki se predvaja z velikimi distribucijskimi seznami.

Na primer: generalni direktor pošilja celotno podjetje celotnemu podjetju o parkiranju na jugu, in ona prosi ljudi, da spoštujejo oštevilčene in dodeljene stojnice, ki jih plačajo zaposleni. Če kliknete "odgovor vsem" in se pritožite, da drugi zaposleni posegajo v vaše osebno vozilo in opraskati barvo, bi lahko poškodovali napredovanje v vaši službi, tako da postanete podjetje shmuck.

Nihče ne želi prejemati sporočil, ki se ne nanašajo nanje . Še več, nihče ne ceni, da se pritožuje na skupino ali posluša vaše osebne pritožbe, ki so bile predvajane v oddajnem formatu.

Izogibajte se temu napačnemu pasu in uporabite individualni odgovor pošiljatelju kot privzeto dejanje. Definitivno glej tudi pravilo # 9 spodaj.

04 od 10

Uporabite poklicne pozdrave namesto razgovornih izrazov.

Netiquette: strokovne pozdravitve> kolokvijalizmi. Hill Street Studios / Getty

Najboljši način za začetek poklicnega e-poštnega sporočila je nekaj različic od naslednjega:

1. Dober dan, gospa Chandra.
2. Pozdravljeni, projektna skupina in prostovoljci.
3. Zdravo, Jennifer.
4. Dobro jutro, Patrick.


V nobenih okoliščinah NE uporabite naslednjega, da začnete strokovno e-pošto:

1. Hej,
2. Sup, ekipa!
3. Zdravo, Jen.
4. Mornin, Pat.

Kolokvijalni izrazi, kot so "hej", "yo", "sup", se lahko zdijo prijazni in topli za vas, vendar dejansko zmanjšujejo verodostojnost v poslovnem okolju. Medtem ko v pogovoru zagotovo lahko uporabite te pogovore v pogovoru, ko imate z drugo osebo zaupen odnos, je slabo, da te besede uporabite v poslovnem e-poštnem sporočilu.

Poleg tega je slaba oblika za črkovanje bližnjic, na primer "mornin". Zelo slaba oblika je skrajšati ime nekoga (Jennifer -> Jen), razen če je ta oseba to izrecno prosila.

Kot pri vseh inteligentnih poslovnih komunikacijah je pametno, da napišete na strani preveč formalne in dokazujete, da verjamete v etiketo in spoštovanje.

05 od 10

Vsako sporočilo je popravljeno, kot da je vaš strokovni ugled odvisen od tega.

Netiquette: lektorirano, kot da je vaš ugled odvisen od tega. Maica / Getty

In res, vaš ugled zlahka razstavlja slaba slovnica, slabo črkovanje in slabo izbrane besede.

Predstavljajte si, kako bo vaš poklicen uspeh, če slučajno pošljete " Morate preveriti vaš meth , Ala ", ko si res mislil, da bi rekli " morate preveriti svojo matematiko, Alma" . Ali pa, če rečeš: " Jutri lahko opravim intervjuje , ko si mislil" Jutri lahko opravim intervju ".

Vsak e-poštni naslov, ki ga pošljete, naredite to, kot da je vaš poklicni ugled odvisen od tega.

06 od 10

Zgibana in jasna tematska linija bo dosegla čudeže (in vam bo pomagal pri branju).

Netiquette: jasna tematska linija bo dosegla čudeže (in vam bo pomagal pri branju). Charlie Shuck / Getty

Naslovna vrstica je naslov za komunikacijo in način za povzemanje in označevanje vašega e-poštnega sporočila, zato ga je mogoče pozneje najti. Jasno mora povzeti vsebino in vse želene ukrepe.

Na primer, naslovna vrstica: "kava" ni zelo jasna.

Namesto tega poskusite "Nastavitve kadrovske kave: potreben je vaš odziv"

Kot drugi primer je vrstica » vaša zahteva « preveč nejasna.

Namesto tega poskusite jasnejšo zadevo, kot je: ' Vaša zahteva za parkiranje: zahtevane so več podrobnosti' .

07 od 10

Uporabite le dve klasični pisavi: Arial in Times Roman, s črnim črnilom.

Netiquette: uporabljajte le klasične pisave (Arial in Times Roman variante). Pakington / Getty

Morda boste mamljivo dodali elegantne obraze pisave in barve na vaš e-poštni naslov, da bi bilo čudovito, vendar vam je bolje, če uporabljate črn Arial ali Times New Roman, ki vsebuje črno 12 pt ali 10 pt. Podobne različice, kot so Tahoma ali Calibri, so tudi v redu. In če opozarjate na določeno besedno zvezo ali oznako, je rdeča črnila ali krepko pisava lahko zelo v pomoč.

Težava je v tem, ko vaša e-poštna sporočila postanejo nekonkurenčna in neokonkurjena, ali pa začnejo poskrbeti za nenavaden ali moteč odnos. Ljudje v poslovnem svetu želijo komunikacije zaupati in jasne ter kratke, ne dekorativne in moteče.

08 od 10

Izogibajte se sarkazam in negativnim / snooty tonom, za vsako ceno.

Netiquette: izogibajte se sarkazmu in pazite na svoj pisni ton !. Whitman / Getty

E-pošta vedno ne prenaša vokalne prepletenosti in telesa. Kaj menite, da je neposredna in enostavna, se lahko dejansko zgodi kot ostra in pomeni, ko je vložena v vaš e-poštni naslov. Neuporaba besed "prosim" in "hvala" bo povzročila negativne podtokove. In tisto, kar menite, da je humoristična in svetloba dejansko prenašala kot naklonjeno in nesramno.

Ustvarjanje spoštljivega tona in privlačnega ravnanja v e-pošti je v praksi in veliko izkušenj. Pomaga pri branju e-poštnega sporočila glasno sebi ali celo kdo drug, preden ga pošljete. Če se karkoli o e-poštnem sporočilu zdi srednja ali ostra, jo ponovno napišite.

Če ste še vedno obtičali, kako prenesti ton nečesa v e-poštnem sporočilu, resno razmislite o tem, kako prevzamete telefon in pošiljate sporočilo kot pogovor.

Ne pozabite: e-pošta je za vedno, in ko pošljete to sporočilo, ga nikoli ne morete povleči nazaj.

09 od 10

Predvidevajte, da bo svet prebral vaš e-poštni naslov, zato načrtujte ustrezno.

Netiquette: domnevati, da bo svet prebral vaš e-poštni naslov. RapidEye / Getty

V resnici je elektronska pošta za vedno. V nekaj sekundah se lahko pošlje na stotine ljudi. Poklicne organe in davčne revizorje lahko pokličejo, če je kdaj preiskava. Lahko ga celo pripeljejo v novice ali socialne medije.

To je široka in zastrašujoča odgovornost, vendar je to tisto, ki smo jo vsi rameni: tisto, kar pišete v e-pošti, bi lahko preprosto postalo javno znanje. Izberite svoje besede previdno, in če menite, da obstaja možnost, da vas lahko ugriznejo nazaj, resno razmislite, da sploh ne pošljete sporočila.

10 od 10

Vedno končaj s kratkim classy "hvala" in blok podpis.

Netiquette: končajte s klasično hvala in podpisom. DNY59 / Getty

Moč zelja, kot so "hvala" in "prosim", so neizmerljive. Tudi v dodatnih nekaj sekundah, ki vključujejo blok vaše poklicne podpore, se povežite z vašo pozornostjo do podrobnosti in ste prevzeli odgovornost za svoja sporočila z žigosanjem vašega imena in kontaktnih informacij.

Pozdravljeni, Shailesh.

Zahvaljujemo se vam za vaše povpraševanje po naših vezeninah na TGI Sportswear. Z veseljem bi se rad pogovarjal s seboj na telefonu, da bi vam povedal več o naših športnih oblačilih za vašo ekipo. Lahko bi tudi obiskali naš razstavni prostor kasneje ta teden, in lahko vam osebno pokažem naše vzorce.

Na katero številko lahko pokličem? Na voljo sem, da se pogovarjam po 13:00 danes.


Hvala vam,

Paul Giles
Direktor storitve za stranke
TGI, vključeni
587 337 2088 | pgiles@tgionline.com
"Vaša blagovna znamka je naš poudarek"