Svoje e-pošto lahko dobite tako, da omejite količino e-pošte, s katerim se morate obrniti kadar koli.
Če imate več kot en dan vrednih sporočil ...
... v mapi »Prejeto« se »obravnava vsakega sporočila v trenutku, ko pride« - pristop ne deluje zate.
Ni tvoja krivda. Ta pristop lahko deluje le za tiste, katerih edina naloga je čim hitreje odgovarjati e-poštnim sporočilom.
Na srečo nekoliko drugačen način omogoča neprekinjeno delo prek e-pošte, še vedno odgovorite v razumnem času, ne smete prekati e-poštnih sporočil po mesecih in se znebiti e-poštnega zaostanka.
Get in ostati na vrhu vaše e-pošte enostavno z Dealing With It Jutri
Če želite dobiti oprijem na vaš e-poštni naslov:
- Vzemi si oči iz mape »Prejeto« .
- Prepričajte se, da sta samodejno preverjanje pošte in nova obvestila o pošti izklopljena.
- Dogovorite se z vso pošto, ki je prispela včeraj , v toliko serijah, kot vam ustreza.
- Čim manj serij, bolje. Če v eni od njih obravnavate vso včerajšnjo pošto, ste verjetno najmanjši čas in trud.
- Časovni razpored za obdelavo e-pošte .
- Obravnavajte sporočila v redu.
- Če sporočilo zahteva raziskovanje, razporedite to raziskavo za jutri, in pustite pošiljatelju vedeti, da se boste vrnili k njim. Če je potrebno več dela, razporedite v daljšem časovnem obdobju.
- Poskrbite, da boste našli izvorno sporočilo, ko bo delo opravljeno. Pošiljatelj in, kar je najpomembneje, datum, ki je naveden skupaj z nalogo, mora biti dovolj. V programu Mac OS X Mail lahko uporabljate tudi LinkABoo .
- Uporabite lahko pametno mapo, ki prikaže samo prispela sporočila včeraj, uporabite zastavice (npr. Dneve nalepk v izmenjanih barvah) ali pa se zanašajte na sortiranje po datumu prihoda.
- Časovno prejeto pošto lahko redno preverjate za vsa e-poštna sporočila, ki zahtevajo nujno ukrepanje .
Če vaše delo zahteva, obdelajte pošto pogosteje kot na dan, na primer trikrat dnevno. Kateri koli čas, ki ga izberete, je ključni element, da je seznam e-poštnih sporočil zaprt za nove vnose, medtem ko delate na njem.
Zakaj dnevna obdelava e-poštnega nabiralnika?
Razen če se pogosteje ukvarjate z e-pošto, vas vabim, da poskusite dnevno obdelati. Ima dodatne prednosti:
- Nihče ne zapusti precedenčnega odgovora, obveznosti, ki je ni mogoče izpolniti.
- Dnevni razpored je enostaven za shranjevanje in zapomniti.
- Za vsako vrsto sporočila lahko izberete popoln dnevni čas.
Ravnajte najprej z najpreprostejšimi e-poštnimi sporočili!
Tudi če to običajno ni vaš slog,
- poskusite najprej najti najpreprostejša sporočila.
Ko pridete do bolj zahtevnih e-poštnih sporočil, jih je stalen napredek že malo ublažil. Če ste hitro prebrali zapleteno, preden se odpravite z enostavno, ste nekaj časa preživeli z rešitvami.
Kaj če zamudim prazen prazen poštni predal?
Če zamudite nekaj dni zaradi potovanja ali praznikov, to ni nič takega.
- Obravnavajte e-poštna sporočila, kot če bi prišli včeraj.
Pogosto, skozi dva dneva ali celo teden e-pošte, ne porablja toliko časa in truda, kot je en dan.
Če je kup e-poštnih sporočil tako visok, da ga ne morete rešiti v enem dnevu, naj vam pomaga še ena strategija:
Kako izbrisati zaostanek e-pošte
Da se znebite zaostankov e-poštnih sporočil:
- Ustvarite novo mapo.
- Premaknite vsa izredna e-poštna sporočila iz mape »Prejeto« v to mapo.
- Vsak dan in pred karkoli drugega storite nekaj z vsaj eno od sporočil v zaostanku.
- Ni vam treba odgovoriti. Ni vam treba vložiti. Vendar storite nekaj. Poiščite spletno mesto, ki vam lahko na primer pomaga odgovoriti. Ali pa poiščite e-poštni naslov (ali številko) nekoga, ki bi vam lahko pomagal.
- V nekaj dneh boste to storili najmanj. Super! Na mnogih drugih boste v enem trenutku obravnavali kup sporočil. Super!
- Ravnajte z vsemi novimi sporočili, kot je opisano zgoraj.
Te strategije sem izvedel od Mark Forster's Do It Tomorrow: In Other Secrets of Time Management (primerjati cene), vsestransko odlično knjigo, če želite vse narediti in še vedno imeti čas igrati (primerjati cene) -Mark Forster je prvi čas obvladovanja časa.