Ali in Don'ts za udeležence spletnega sestanka
S tako številnimi podjetji, ki se sedaj odločijo za ključne sestanke na spletu, je postal aktiven in dragocen udeleženec spletnega srečanja postal pomembno delovno mesto. Spletne sestanke ustvarjajo odlično priložnost za izmenjavo idej med razpršenimi delavci, ki morda ne bodo redno delovali osebno, jih postavljajo kot dragocene člane tima in ustvarjali družabništvo med zaposlenimi. Naslednji nasveti vam bodo pomagali izvedeti več o tem, kako se lahko udeležite spletnega srečanja:
Bodi točen
Če vam kaj preprečuje pravočasno prisotnost spletnega srečanja, naj organizator obvesti. Ne pozabite, da programska oprema za sestanke s spletnimi mesti omogoča udeležencem vedeti, kdo se prijavlja in kdaj. To pomeni, da se ne boste mogli pridružiti sestanku pozno pol ure, ne da bi ga opazili. Zakasnitev na spletno srečanje je prav tako nespoštljivo, ker se je kasneje v hodi v dvorano.
Vzemite vodo ali pojdite v restavracijo pred sestankom
Spletne sestanke običajno ne delajo več ur, zato vam ni nobenega naravna odlašanja, da bi se opravičili. Tudi srečanja, ki se izvajajo na internetu, so hitra in ljudje morda celo neradi ali motijo, da bi morali prenehati in počakati, dokler se ne vrnete, da nadaljujejo razpravo. Torej zgrabite kozarec vode ali pojdite v toaletni prostor pred sestankom. Prav tako se ne izklopite iz sestanka, ne da bi koga obvestili - nikoli ne veste, kdaj bi vas kdo vprašal. Če imate izredne razmere, pustite organizatorju srečanja vedeti, da se morate izstopiti nekaj minut, in jim sporočite, kdaj ste se vrnili. Najboljši način za to je prek vaše spletne klepetalnice za srečanje s programsko opremo za srečanja, tako da ne motite predstavitelja.
Vodite strokovno vodenje
Medtem ko se lahko udeležite spletnega srečanja iz udobja vaše mize ali celo doma, vaš ton ne sme biti nič manj formalen, kot če ste bili v sejni sobi, ki so jo obkrožali vaši vrstniki in nadrejeni. To pomeni, da morate hraniti vse pripombe o mačkah ali otrocih v zalivu - tudi če so v naslednji sobi. To kaže, da ste zanesljiv strokovnjak, ki lahko ohranja ločeno vaš dom in delovno življenje, tudi če imajo enako streho.
Ne načrtujte samo poslušanje
Samo zato, ker je sestanek na spletu, ni izgovora, da bi delali na nečem drugem, medtem ko le poslušate. Če ste bili povabljeni na sestanek, je to zato, ker predstavitelj vrednoti vaš vnos. Tudi če ni veliko možnosti za sodelovanje, morate še vedno aktivno beležiti. Spletni sestanek, s katerim se je zgodilo, da bi delal na nečem drugem, bi lahko imel le nekaj, kar se vam bo izkazalo za pomembno. Če morate opraviti katero koli delo istega dne kot sestanek, navedite, da niste na voljo na seji na ta dan, ali se organizirajte dovolj dobro, da vam ne bo treba delati.
Naj bo točka za sodelovanje
Ne glede na to, ali se na seji vprašanj in odgovorov postavlja vprašanje, delite svoje dosežke ekipe ali katero koli drugo ustrezno zgodbo ali idejo, nameravate imeti na sestanku besedo. Vsak dober gostitelj bo zaprosil za vložek med sestankom in ne bo porabil ves čas, ko bi se pogovarjal samo v ekipi. Vzemite to kot priložnost, da pokažete, da niste samo prisotni, ampak tudi pozoren. Povejte svoje ime, preden govorite, tako da bodo udeleženci vedeli, kdo jih obravnava. Upoštevajte, da bi morali govoriti samozavestno in jasno, kot bi bili med srečanjem v živo. Če vaše podjetje ni v neformalnem jeziku, ga ne uporabljajte, čeprav se lahko spletno okolje počuti bolj neformalno kot osebno.
Vadite pred sestankom
Če ste bili naprošeni, da si delite diapozitiv ali da bi predstavili med sestankom, morate zagotoviti, da ne samo, da je to storjeno s standardi, ki jih zahteva organizator, temveč da ste tudi izvajali dostavo vašega gradiva. Če je to vaš prvi spletni sestanek, ki uporablja določeno programsko opremo, vprašajte organizatorja sestanka, če bi lahko z vami naredili suh zagon, da se prepričate, da ste prijetno uporabljali programsko opremo. Če ste že seznanjeni s programsko opremo, potem preprosto vadite predstavitev. Vedite, kaj boste povedali in se izogibajte branju iz predvajanja med predstavitvijo. Branje določenih dejstev in številk je v redu, vendar ne želite zvok, kot so ti telemarketing operaterji, ki vas kličejo. Prepričajte se, da se vaša predstavitev pretaka in se brez težav dostavi.
Ne govori iz obrata
Če je nekdo drug, da se predstavi, naj končajo brez prekinitev. Počakajte, dokler se ne končajo, nato pa komentirajte ali postavite vprašanja. Razen če voditelj ne določi, da je v redu, da udeleženci prekinejo predstavitev, se vzdržijo govora, ko je nekdo drug obrnjen. V nasprotnem primeru se sestanek ne bo odložil, temveč lahko tudi odide na temo. Upoštevajte, da tisti, ki sodelujejo na spletnih sestankih, nimajo priložnosti, da bi dali vizualne beleľke, ki bi jih rad govoril, in pustil voditelju lepo zaključiti točko, ki jo želijo narediti, preden se lotijo komentarja ali vprašanja. Vsaka prekinitev bo glasna in bo motila naravni tok sestanka.
Z upoštevanjem zgoraj naštetih nasvetov lahko zagotovite, da vas ne štejejo le za strokovne, temveč znate vedeti, kako ravnati v spletnem sestanku. Medtem ko internet mnogi vidijo kot precej neformalni medij, ko se uporablja na delovnem mestu, še vedno potrebuje enake vljudnosti, ki bi jih imeli pri soočanju s kolegi iz oči v oči.