Shranite e-poštna sporočila in mape v Gmailu, tako da naredite popolno varnostno kopijo
Storitev Gmaila je robustna in dobro podprta s strani Googla. Vendar Gmail-kot primarno spletna rešitev za e-pošto ni na voljo, ko izgubite povezljivost. Poleg tega nekateri ljudje uporabljajo svoj Gmailov račun (ali plačan račun G Suite) za poslovne namene, ki zahtevajo določeno obliko hrambe in obnovitve dokumenta, ki presega to, kar ponuja brezplačno okolje Gmail.
Uporabite eno od več različnih rešitev za arhiviranje, da ne boste nikoli brez pomembnih sporočil, ne glede na okoliščine.
Uporabite Outlook ali Thunderbird za prenos vaših e-poštnih sporočil v Gmailu
Uporabite Outlook ali Thunderbird ali drugega namiznega odjemalca e-pošte, da prenesete svoja e -poštna sporočila v Gmail kot POP3, ki bodo dejansko shranjevali sporočila lokalno v vašem e-poštnem odjemalcu. Sporočila shranite v programsko opremo za e-pošto ali še bolje kopirajte pomembna e-poštna sporočila v mapo na trdem disku. Dostop do POP3 boste morali omogočiti v nastavitvah Google računa, v razdelku Posredovanje in POP / IMAP . Tam boste našli tudi konfiguracijska navodila za nastavitev POP za Gmail v vašem e-poštnem odjemalcu.
Edina pomanjkljivost pri nalaganju POP3 je, da če vaš računalnik zlomi ali lokalne mape postanejo poškodovane, ste izgubili arhiv.
V vašem e-poštnem programu lahko nastavite tudi Gmail kot IMAP. Ta pristop sinhronizira vašo e-pošto iz oblaka v računalnik, tako da v primeru, da vse vaše e-pošte izginejo z Googlovih strežnikov (ali drugega ponudnika spletne pošte), se morda vaš e-poštni odjemalec dejansko sinhronizira s praznim strežnikom in izbriše lokalne kopije. Če dostopate do Gmaila prek IMAP-a, jih lahko povlečete ali shranite lokalno na trdi disk kot varnostno kopijo. Seveda bi to morali storiti redno - pred kakršnimi koli težavami na strežniku. Več o tem »
Prenesite arhiv iz storitve Google Takeout
Obiščite spletno mesto Google Shranjevanje, če želite prenesti enkratni arhiv svojega celotnega računa Gmail.
- Obiščite spletno mesto Takeout in se prijavite s poverilnicami računa, ki vas zanima arhiviranje. S prevzemom lahko uporabite le izpisek.
- Izberite Gmail in po želji vključite vse druge podatke, povezane z Googlom, ki jih želite izvoziti. Spustni meni za Gmail vam omogoča, da izberete določene nalepke za izvoz, če ne potrebujete vseh starih e-poštnih sporočil.
- Kliknite Naprej . Google ponuja tri možnosti, ki jih morate prilagoditi, preden lahko nadaljujete:
- Vrsta datoteke. Izberite vrsto datoteke, s katero lahko računalnik upravlja. Privzeto vam bo dala datoteko ZIP, vendar podpira tudi izpisek v Gzipovem tarballu.
- Velikost arhiva. Izberite največjo velikost datoteke, s katerim lahko računalnik obdeluje posamezne segmente večjega arhiva. V večini primerov je primerna omejitev 2 GB.
- Način dostave. Recite, če želite dati končano arhivsko datoteko. Izberite neposredno povezavo za prenos ali (po tem, ko dajte dovoljenja) prenesite neposredno v Google Drive, Dropbox ali OneDrive.
- Google vam pošilja e-pošto, ko je arhiv končan.
Datoteke arhiva Gmaila se pojavijo v formatu MBOX, ki je zelo velika besedilna datoteka. Programi e-pošte, kot je Thunderbird, lahko beremo datoteke MBOX. Pri zelo velikih arhivskih datotekah, namesto da bi poskušali razčleniti besedilno datoteko, uporabite e-poštni program, združljiv z MBOX-jem.
Google Takeout ponuja pregled trenutnega trenutka vašega računa Gmail; ne podpira postopnega arhiviranja, zato boste dobili vse, razen če se omejite na določene oznake. Čeprav lahko zahtevate varnostno kopiranje arhivov, kadar koli želite, uporaba Zbora za ponavljajoče se izpiske podatkov ni učinkovita. Če želite podatke potegniti pogosteje kot enkrat v koledarskem četrtletju, poiščite alternativno metodo arhiviranja.
Uporabite spletno varnostno kopijo
Backupify podpira osebne podatke iz Facebook, Flickr, Blogger, Google Koledar in Imenik, LinkedIn, Twitter, Spletni albumi Picasa in podobne storitve. Preden se obvezujete, da boste plačali storitev, ji dajte 15-dnevno brezplačno preskusno obdobje.
Druga možnost je, poskusite Upsafe ali Gmvault. Upsafe ponuja do 3 GB prostora za shranjevanje brezplačno, Gmvault pa je odprtokodni projekt z večplatformno podporo in robustno skupnostjo razvijalcev. Več o tem »
Izbirno Arhiviranje podatkovnih pravil
Če ne potrebujete vseh svojih e-poštnih sporočil, razmislite o bolj selektivnem pristopu k arhiviranju po e-pošti.
- Posredovanje . Ko prejmete pošto, ki jo želite obdržati, jo posredujte posamično v račun za arhiviranje drugje. Če želite kopirati to, kar pošiljate, uporabite ta e-poštni naslov za arhiviranje na liniji BCC.
- Samodejno posredovanje . Recite Gmailu, da kopira ali slepo kopira vse prejete e-pošte (ali BCC vse poslane pošte) na določen e-poštni naslov.
- IFTTT recept . Priljubljena If This Then Then ta spletna stran ustvarja recepte (v bistvu skripte, ki določajo, da se ob dogodku X pojavi dogodek Y), tako da lahko nastavite določene Gmailove ukrepe za sprožitev določene dejavnosti. IFTTT recepti so še posebej uporabni, ko morate nastaviti pravila po meri in uporabljati vire izven Googlovega ekosistema.
- Posreduj v Evernote ali OneNote . Nastavite vzdevek me@onenote.com, da uvažate e-poštna sporočila naravnost v določen prenosni računalnik OneNote ali uporabite svoj e-poštni naslov Evernote za prijavo v Evernote.
Premislite pred arhiviranjem!
Obstaja kitajska industrija rezervnih storitev, ki nakazujejo, da morate varnostno kopirati svoja e-poštna sporočila, da jih nekega dne magično izginejo za vedno.
Čeprav lahko Google izbriše vaš račun zaradi kršitve pogojev storitve ali pa heker lahko pridobi nadzor nad vašim računom in izbriše nekaj ali celoten arhiv, so ti rezultati sorazmerno redki. Google kot ponudnik robustne e-poštne platforme, ki temelji na oblaku, ni nagnjen k izgubi sporočil ali brez naključnega izbrisa računov brez razloga.
Čeprav imate lahko upravičen razlog za varnostno kopiranje vašega računa, varnostne kopije običajno niso potrebne. Prav tako lahko dejansko odprejo svoja e-poštna sporočila do še večjega uhajanja podatkov, ko povežete druge izdelke in storitve z orodji za račun Gmail, ki morda niso tako varni kot Googlova lastna oblačna platforma.