Predstavite se, nastavite kontekst in ga hranite kratko
Takojšnje sporočanje je lahko standardna komunikacijska metoda za vas, vendar jo nekateri še vedno zanima. Če ste navajeni na pošiljanje sporočil ali prijateljev in sodelavcev v neposrednem sporočanju, se morda ne zavedate, kako se zdi, da besedilo lahko pride iz levega polja v nov stik. Ta vrsta presenečenja je še posebej zaskrbljujoča v poslovnem kontekstu. Ko uporabljate besedila v podjetju, hranite v mislih obnašanje obnašanja sporočil in upoštevajte nekaj preprostih pravil ravnanja.
Zahtevajte dovoljenje za pošiljanje besedilnega sporočila
Je oseba, s katero se želite strinjati s tem, da se obrnete na ta način? Ne predpostavljajte, da vsakdo ves čas prenaša mobilni telefon, da prejme besedilna sporočila ali je na spletu dostopen do neposrednih sporočil preko omrežja, Facebooka ali drugih programov za takojšnje sporočanje. Vprašajte osebno ali v telefonskem pogovoru, kako se posamezniki raje obrnejo na stik. Morda boste ugotovili, da imajo omejen program za pošiljanje sporočil ali da se uporaba teh sporočil ne obremenjuje na svojih delovnih postajah.
Predstavite se pri pošiljanju začetnega sporočila
Predstavite se v svojem sporočilu in kratko. Medtem ko se lahko pokažejo vaše ime, vzdevek ali telefonska številka, odvisno od načina sporočanja, ki ga uporabljate, prejemnik vidi besedilo izven konteksta. Začnite sporočilo z uvodom in referenčnim okvirom, kot so:
- "Jaz sem Joan Smith od XYZ Consultants. Ali imaš čas, da razpravljate o vprašanju, ki ste me pozvali na telefonu prejšnji teden?"
- "To je Brad Jones iz računovodstva, imam vprašanje o vaši zahtevi za povračilo. Ali imaš čas, da odgovoriš zdaj, ali te moram poklicati kasneje?"
S tem se izogibate, da se zdi, da je vaše sporočilo naključno in po možnosti napačno usmerjeno vprašanje osebe, ki jo je prejemnik lahko spomnil le nejasno ali sploh ne.
Čeprav imajo številni programi neposrednega sporočanja arhiv, ki ljudem omogoča, da ugotovijo, kdo ste in o čem ste govorili v preteklosti, je običajno dobra predstavitev v nadaljnjih pogovorih, še posebej, če ste spremenili svojo vzdevek ali telefonsko številko.
Naj bo prvo sporočilo niza nizov
Začnite z uvodom in kontekstom, dokler se oseba ne odzove. V nasprotnem primeru lahko sestavite in pošljete podrobno sporočilo, ki ni nikoli vidno. To je dobra praksa za vse sporočilne nize.
Sledite politično, če ne dobite odgovora
Pošiljanje besedilnega sporočila ali sporočila in sprejemanje brez odgovora lahko pomeni več stvari. Oseba bi vas lahko ignorirala, vendar oseba verjetno ne nadzoruje telefona ali računalnika, da bi videla vaše sporočilo. Po ustreznem času nadaljujte z dodatnim sporočilom, poskusite pa se tudi obrniti na osebo prek e-pošte ali telefona. Kadar je primerno, se lahko ustavite tudi z mizo osebe.
Ti protokoli se vračajo na to, kako se ljudje raje obračajo. Medtem ko je sporočanje morda edini način, s katerim želite komunicirati, to ni prva izbira vseh. Če želite imeti produktivne delovne odnose, razumejte in spoštujte, da imajo ljudje različne nastavitve.