Kako zaščititi datoteke Microsoft Office

Odvisno od različice Microsoft Officea, ki jo uporabljate, lahko vsebuje različne aplikacije. Ponudba baze ponavadi vsebuje Word, Excel, PowerPoint in Outlook. Zdi se, da PowerPoint ne ponuja nobene notranje varnosti, vendar Word, Excel in Outlook zagotavljajo določeno stopnjo šifriranja.

Varnost Wordov dokumentov

Pri dokumentih Microsoft Word (Word 2000 in novejši) lahko pri shranjevanju datoteke izberete višjo raven varnosti. Namesto preprosto kliknete »Shrani«, kliknite » Datoteka« , nato » Shrani kot« in sledite tem korakom:

1. V zgornjem desnem kotu pogovornega okna za shranjevanje datotek kliknite Orodja
2. Kliknite Varnostne možnosti
3. V polje Varnostne možnosti so na voljo različne možnosti:
   • V polje poleg gesla lahko vnesete geslo, če želite, da je datoteka brez gesla popolnoma nedostopna
   • V Word 2002 in 2003 lahko kliknete gumb Advanced poleg polja za geslo, da izberete višjo raven šifriranja, ki je še težje preiti v
   • V polje poleg gesla lahko vnesete geslo, da spremenite, ali je v redu, če želite druge, da odprejo datoteko, vendar želite omejiti, kdo lahko spremeni datoteko
4. Na spodnjem delu polja Varnostne možnosti so določene možnosti za zaščito zasebnosti dokumenta:
   • Pri shranjevanju odstranite osebne podatke iz lastnosti datoteke
   • Opozorilo pred tiskanjem, shranjevanjem ali pošiljanjem datoteke, ki vsebuje sledene spremembe ali komentarje
   • Shranite naključno številko, da izboljšate natančnost združevanja
   • Pri odpiranju ali shranjevanju naj bo skrita oznaka vidna
5. Kliknite OK, da zaprete polje Varnostne možnosti
6. Izberite ime svoje datoteke in kliknite Shrani

Varnost datotek Excel

Excel ponuja zelo podoben slog zaščite za Microsoft Word. Preprosto kliknite na datoteko , Shrani kot in sledite tem korakom:

1. V zgornjem desnem kotu pogovornega okna za shranjevanje datotek kliknite Orodja
2. Kliknite Splošne možnosti
3. V polje poleg gesla lahko vnesete geslo, če želite, da je datoteka brez gesla popolnoma nedostopna
   • Lahko kliknete gumb Advanced poleg polja za geslo, da izberete višjo raven šifriranja, ki je še težje vdreti
4. V polje poleg gesla lahko vnesete geslo, da spremenite, ali je v redu, če želite druge, da odprejo datoteko, vendar želite omejiti, kdo lahko spremeni datoteko
5. Kliknite OK, da zaprete polje Splošne možnosti
6. Izberite ime svoje datoteke in kliknite Shrani

Zagotavljanje Outlook PST datotek

Dejansko digitalno podpisovanje in šifriranje dohodnih ali odhajajočih e-poštnih sporočil in njihovih priloge za datoteke je celotna ločena težava, ki bo razložena drugič. Če pa se zgodi, da izvozite podatke iz map Microsoft Outlook v datoteko PST, lahko dodate zaščito, da drugi ne dostopajo do podatkov. Samo sledite naslednjim korakom:

1. Kliknite na datoteko
2. Izberite Uvoz in izvoz
3. Izberite Izvozi v datoteko in kliknite Naprej
4. Izberite datoteko Osebne mape (.pst) in kliknite Naprej
5. Izberite mapo ali mape, ki jih želite izvoziti (in če želite, izberite polje Vključi podmape ) in kliknite Naprej
6. Izberite izhodno pot in ime datoteke in izberite eno od možnosti za izvozno datoteko, nato kliknite Dokončaj
   • Zamenjajte podvojene elemente z izvoženimi predmeti
   • Omogoči ustvarjanje podvojenih elementov
   • Ne izvozite podvojenih predmetov
7. V razdelku Nastavitve šifriranja izberite eno od naslednjih možnosti
   • Brez šifriranja
   • Kompresijsko šifriranje
   • Visoko šifriranje
8. Na dnu zaslona vnesite geslo za odpiranje šifrirane datoteke PST (v obe polji morate vnesti isto geslo, da preverite, ali ste geslo napisali tako, kot ste nameravali, sicer morda ne boste mogli odpreti svojega mapa)
   • Izberite, ali želite tudi shraniti to geslo na seznam gesel
9. Za dokončanje izvoza datoteke kliknite V redu

(Uredil Andy O'Donnell)