Obstaja veliko dobrih razlogov, zakaj je digitalizacija papirnih dokumentov lahko ogromna pomoč pri organizaciji vaše matične pisarne (ali, glede na to, vaš dom). Najprej se lahko znebite veliko dodatnega papirja, ki je zmečkan v predale in datoteke, ali pa prevzem dragocenega prostora za mize.
Digitalne datoteke (celo PDF-ji) je mogoče pretvoriti v datoteke, ki jih je mogoče iskati, z uporabo programske opreme za optično prepoznavanje znakov (OCR), ki običajno prihaja s tiskalnikom (HP ima zelo kul videoposnetek, ki pojasnjuje, kako deluje OCR in kako lahko pomaga poenostaviti nalogo poenostavitev svojega življenja).
To pomeni, da ne samo, da vaše informacije ne sprejemajo nobene sobe, ampak tudi veliko lažje najti, kot bi bilo na papirju. In lahko shranite svoje digitalne datoteke, ki jih želite - na CD-ju ali DVD-ju, na bliskovni pogon, v spletni shrambi ali na vse zgoraj naštete. Torej ste lahko prepričani, da ko boste kaj potrebovali, lahko dobite roke na to.
Ko začnete digitalizirati svoje domače datoteke, je pravi čas, da ustvarite organiziran nabor datotek, ki bodo vaše življenje preprostejše. Pomislite na kategorije dokumentov, ki jih potrebujete, in nastavite mapo za vsako. Potrdila o kreditnih karticah v eni mapi; avtomobilska zavarovanja na drugem; telefonske račune, potrdila o nakupih, računi za popravilo doma in tako naprej, lahko dobimo ločene mape. V vsaki mapi ustvarite podmape za vsako leto (ali mesec). Veliko lažje je začeti z organiziranim sistemom in nato preprosto dodajte nove dokumente v pravo datoteko, kot greste, kot da bi še naprej poskušali preurediti sistem vsakič, ko se novi pregled skenira.
Prepričajte se, da je vaš optični bralnik ali tiskalnik priskrbel programsko opremo OCR (program ABBYY FineReader je v paketu priložen številni tiskalniki in optični bralniki, ki jih testiram). Če ne najdete nobenega, ne panirajte. Obstaja velika verjetnost, da imate v računalniku že nameščeno nekaj dostojno programsko opremo OCR, dokler uporabljate Windows. Cool OCR programska oprema, ki jo že imate, vas bo vodila skozi postopek iskanja in uporabe te programske opreme skupaj s skenerjem, da ustvarite dokumente, ki jih je mogoče urejati.
Seveda to prinaša še eno pomembno točko: če boste to delo naredili, morate imeti vsaj skeniranje dokumentov. Ni nujno, da je drago ali fantastično. Če ga nimate, je zdaj pravi trenutek za iskanje enega; začnite s temi pregledi foto skenerjev in skenerjev dokumentov za nekaj najboljših nakupov. Če ne želite ločenega optičnega bralnika, bo poceni tiskalnik vse-v-enem odlično opravil delo.
Torej je težek del. Priprava sistema ni preveč težavna; celo skeniranje vaših dokumentov ne bo preveč težko. Kar je težko, se prepričajte, da to samodejno naredite vsakič, ko dobite nove prejemke ali papirje. V nasprotnem primeru se bodo dokumenti spet začeli kopičiti in se boste počutili, kot da ste zapravljali svoj čas. Zato se drži!